Kapitel
Agile Audit

Von den Ursprüngen der Idee zur Praxiserfahrung: Das agil durchgeführte Audit. Die Interne Revision der SDV-IT stand vor einer Herausforderung, wie sie sicherlich auch viele Fachkollegen aus anderen Unternehmen kennen: Der Vorstand beauftragte ein Sonder-Audit mit hartem Zeitlimit, das zusätzlich zum Tagesgeschäft zu erarbeiten war. Ein komplexer und neuer Sachverhalt sollte innerhalb von knapp zwei Monaten geprüft und als Bericht verabschiedet sein.

Der Vorstand beauftragte ein Sonder-Audit mit hartem Zeitlimit, das zusätzlich zum Tagesgeschäft zu erarbeiten war. Ein komplexer und neuer Sachverhalt sollte innerhalb von knapp zwei Monaten geprüft und als Bericht verabschiedet sein.

Es war klar, dass das nur durch Mithilfe aller Teammitglieder möglich war – wie also koordiniert man am effektivsten unter Zeitdruck? Die rettende Idee kam aus den eigenen Reihen: Wir machen ein Kanban-Board!

Wir haben Elemente von Scrum und Kanban adaptiert und an unsere Bedürfnisse angepasst:

Dazu wurde ein Schrank umfunktioniert und auf Seiten- und Frontflächen mit weißem Untergrund versehen (Papier bzw. selbsthaftende Flipchart-Folie). Auf der großen Frontfläche erhielt jeder Mitarbeiter seine eigene waagerechte Bahn eingezeichnet, die er mit seinem Namen und einem Avatar kenntlich machte. Diese Bahnen wurden wiederum senkrecht unterteilt in die Spalten „To do“ (steht demnächst an), „work in progress“ (gerade in Arbeit), „Interne Abstimmung“ und „done“ (erledigt). Die schmale Seitenwand des Schranks wurde nicht nach Namen unterteilt und dient als „Backlog“ (Speicher aller anfallenden Aufgaben ohne Namenszuordnung).

Ablauf und Datenschutz

Nun konnte jedes Teammitglied auf Post-Its stichpunktartig vermerken, was heute für das Audit getan wird und wo ggf. Probleme erwartet werden. Als unverfängliche Notiz formuliert schützt es die Inhalte gegen unbefugte Betrachter. Dieser Zettel wandert von Spalte zu Spalte, bis er als abgearbeitete Tätigkeit in die Spalte „erledigt“ gehängt werden kann. Falls das beschriebene Thema noch nicht aktuell ist, thematisch aber nicht vergessen werden darf oder noch nicht klar ist, wer es bearbeiten soll, wird die Notiz ins Backlog gehängt.

Dadurch entsteht eine Arbeitsmatrix, die pro Mitarbeiter tagesgleiche und künftige Aufgaben anzeigt und deutlich macht, wie der Arbeitsstand und die aktuelle Auslastung ist. Jeder hatte dadurch auch den Überblick, womit sich die Kollegen beschäftigen und wo Synergieeffekte genutzt werden können. Nach kurzer Zeit hat sich herausgestellt, welche Prüfungsschwerpunkte nahe beieinander liegen oder gleiche Problemstellungen beinhalten. In einigen Fällen konnten anhand der Einzelnotizen auch übergreifende Themen identifiziert werden. So wurde schnell und effizient mit einer hohen Ergebnisqualität gearbeitet.

Damit verbunden wurde jeden Morgen ein „Stand-up-Meeting“ durchgeführt: Jeder hatte Gelegenheit, vor dem Kanban-Board kurz auf das geplante Tagewerk einzugehen.

Die größte Herausforderung ist dabei nach wie vor die 15 Minuten Time-box, was für jeden Sprecher bedeutet, dass ein begrenzter Zeitraum von 3 Minuten zur Verfügung steht.

Ergebnis

Fairerweise ist zu sagen, dass anfänglich das Daily-Meeting und damit auch die tägliche Pflege der Post-Its immer wieder einmal ausgefallen sind, wenn der Ideengeber dazu nicht im Hause war. Nicht jeder konnte sich zu Beginn für diese Idee begeistern. Nach wenigen Wochen der Einschwingzeit entwickelte sich das Vorgehen jedoch bei allen Beteiligten zu einer festen Instanz. Mittlerweile erinnert sogar der kritische Geist unter den Teammitgliedern daran, falls nicht pünktlich begonnen wird.

Und wenn zum Beispiel drei Tage lang in Folge die Auskunft “Nichts Neues“ lautet, dann entwickeln sich unter Gelächter Klassiker der Teamsprache.

Der Prüfbericht konnte mit minimaler Verzögerung in erwarteter Qualität abgeschlossen werden. Das Kanban-Board und das Stand-up-Meeting haben den Arbeitsfluss so gesteuert, dass die maximal mögliche Qualität im vorgegebenen Zeitrahmen erreicht werden konnte. Das Kanban-Board kann von jeder Arbeitsgruppe ohne Vorkenntnisse eingesetzt werden. Es ist sowohl für hierarchisch geführte als auch selbstorganisierte Teams geeignet, sofern mehrere Köpfe an einer Aufgabe schmieden oder die aktuellen Aufgaben im Rahmen eines Teams verteilt und harmonisiert werden sollen.

Schlagworte zum Thema:  Interne Revision, Compliance-Organisation