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  • Fehlende Compliance - Kostspieliger Fehltritt
Bild: MEV-Verlag, Germany

Gehaltsdaten von Mietern im Internet oder Bestechungsgeld für eine Wohnung zahlen? Solche Schlagzeilen rücken die Immobilienbranche in ein schlechtes Licht. Compliance ist der Begriff, mit dem sich die Branche schützen will.

Compliance-Verstöße: Keine Frage der Unternehmensgröße

Fehlende Compliance-Regelungen können für Immobilienunternehmen und ihre Mitarbeiter vielfältige Folgen haben. Insbesondere mittelständische Firmen unterschätzen die größten Risiken für die Immobilienwirtschaft, die z. B. durch Korruption bei Aufträgen oder Wohnungsvergaben oder fehlenden Datenschutz entstehen können.

Die Folgen können von Bußgeldern über Reputationsrisiken bis hin zu arbeitsrechtlichen Sanktionen reichen. 

Typische Fälle: Korruption und fehlender Datenschutz

In letzter Zeit häufen sich die Meldungen von Bestechungsgeldern durch Miet-oder Kaufinteressenten. Da insbesondere in Großstädten, Wohnungen rar sind, greifen Interessenten oft zu Bestechungsgeldern an Vermieter, Eigentümer oder Makler, in der Hoffnung, so die begehrte Wohnung zu erhalten.

Und wer heute z. B. eine Wohnung mieten möchte, muss die Höhe seines Gehaltes oder Schulden preisgeben. Kürzlich wurde bekannt, dass mehrere Immobilienunternehmen Mieterdaten unverschlüsselt im Internet verschickten. Dies verstößt gegen den Datenschutz, denn die Firmen sind verpflichtet, die Mieterangaben zu schützen. 

So fällt auch unter Datenschutz, wenn ein Sachbearbeiter die Telefonnummer eines Mieters an einen Handwerker weitergibt. Die Immobilienfirmen dürfen Mieterdaten allerdings nur weitergeben, wenn der Mieter eingewilligt hat. Wenn der Sachbearbeiter das vorher jedoch nicht mit dem Mieter bespricht, dann gibt ein Datenschutzproblem.

Klare Regeln

Häufig ist den Angestellten dies nicht klar. Umso wichtiger ist es, den eigenen Angestellten klare Regeln vorzugeben, was erlaubt ist und was nicht. Das geschieht unter dem Oberbegriff Compliance. Es bedeutet aus dem englischen übersetzt „etwas einhalten“, „etwas befolgen“.

Oft muss erst etwas passieren, bevor die Unternehmen die Risiken erkennen und Regeln erlassen. Man kann jedoch nicht alles absichern. Den Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern von Immobilienfirmen ist zwar häufig bekannt, wie wichtig Compliance-Regeln und Transparenz sind. Kleine Firmen besitzen allerdings häufig nicht genügend Personal für eine eigene Compliance-Abteilung, aber sie können sich einiges von den Erfahrungen der großen Firmen abschauen. Wichtig ist es, dass die Regeln an die Firmengröße angepasst sind und kein „bürokratisches Monstrum“ entsteht. Aber Transparenz ist wichtig und dass die Vorgesetzten mit ihren Teams klare Absprachen zu Compliance-Regeln treffen.

Wieso Compliance? 

Vor rund 15 Jahren kam das Thema Compliance aus Amerika nach Deutschland. Grundsätzlich hat die Geschäftsführung die Pflicht, Gesetzesverstöße im eigenen Unternehmen durch geeignete Maßnahmen zu verhindern. Allerdings sind sie in Deutschland gesetzlich nicht verpflichtet, dies in Form von Compliance-Regeln zu organisieren.

Die Gesetze sind in Deutschland zwar über die Jahre weitgehend gleichgeblieben, die Urteile der Gerichte sind jedoch im Laufe der Zeit viel strenger geworden. Aber wer mit Compliance-Regeln vorbeugt, schützt sich und seine Angestellten vor höheren Strafen, wie Gefängnis, Schadensersatz und Entlassung. Das Strafmaß hängt davon ab, wie hoch der Schaden ist, der den Firmen entsteht.

Compliance-Verstöße sind keine Frage der Unternehmensgröße. Kritische Vorfälle gibt es in allen Firmen. Der Unterschied ist nur, dass die Fälle der kleinen Firmen nicht in der Presse stehen. Die der Großen schon. Gesetzesverstöße, die in der Presse landen, schaden dem Ansehen der Firmen und der gesamten Immobilienbranche. Zuletzt machte der Skandal um den Bau- und Liegenschaftsbetrieb des Landes NRW Schlagzeilen. Der ehemalige Leiter veruntreute Steuergelder in Höhe von 16 Millionen Euro und wurde im Februar 2017 zu sieben Jahren Haft verurteilt.

Was gehört zu Compliance?

Um sich gegen solche Schlagzeilen zu schützen, sollten Immobilienfirmen Compliance-Maßnahmen organisieren. Doch was sind die wichtigsten Grundlagen für Compliance, dem sogenannten Compliance-Management-System (CMS)?

Im Überblick:

  • Compliance Kultur und Organisation

Compliance im Immobilienunternehmen an der richtigen Stelle implementieren und vorleben

  • Risikoanalyse

Risiken im eigenen Unternehmen erkennen und Maßnahmen treffen, um sie zu reduzieren

  • Regelwerk

Klare und verständliche Regeln und Vorschriften für die Angestellten vorgeben

  • Schulungen

Angestellte regelmäßig zu den Regeln schulen

  • Überwachung und Aufdeckung

Regelmäßige Überprüfung, ob die Regeln eingehalten werden

  • Berichtspflicht

Über Compliance-Fälle im Unternehmen regelmäßig an Geschäftsführung und Vorstand berichten.

Die Immobilienbranche kann sich mit Compliance-Regeln und CMS-Maßnahmen weitgehend vor finanziellen Schäden und negativen Schlagzeilen schützen. Einen hundertprozentigen Schutz gibt es allerdings nicht.

In den nachfolgend erscheinenden Artikeln werden wir detailliert auf die einzelnen Punkte im Compliance-Management-System eingehen und was darunter konkret zu verstehen ist.

 

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Schlagworte zum Thema:  Immobilienwirtschaft, Compliance, Compliance-Kultur, Compliance-Organisation, Compliance-Beauftragter, Immobilienwirtschaft20

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