Der Erfolg der Immobilienwirtschaft hängt nicht nur von den Objekten und Mieterlösen ab. Auch ein angemessenes Risikobewusstsein sichert das langfristige Überleben der Firmen.

Immobilien-Risiken sollten anhand von typischen Kernaufgaben angemessen gesteuert werden.

Chancen und Risiken der Immobilienwirtschaft

Nachhaltig erfolgreich ist, wer bei allen Entscheidungen unternehmerische Chancen und Risiken gut abwägt. Es liegt vielen Beschäftigten nahe, den kaufmännischen Erfolg und Potenziale im Unternehmen aufzuzeigen. Dagegen ist es die Verantwortung der Unternehmensleitung, systematisch an die Risiken zu erinnern und gegenzusteuern. In der täglichen Praxis wird dieses Risikomanagement häufig auf eine Compliance-Stelle delegiert.

Die gesetzlichen Anforderungen an ein Risikomanagement sind je nach Unternehmensform unterschiedlich. Sie ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch, dem GmbH-Gesetz und dem Aktiengesetz. Die Wohnungswirtschaft ist überwiegend mittelständisch geprägt. Dabei sind die Kernaufgaben der Firmen und deren Risiken letztlich unabhängig von der Unternehmensform: Es geht darum, Wohnungen zu bauen, zu vermieten und instand zu halten.

Risiken identifizieren und beschreiben

Alle Unternehmen müssen zunächst die eigenen Risiken identifizieren und systematisch erfassen. Im Optimalfall erfolgt dieses bottom-up, indem man die operativ Verantwortlichen einbindet.

Typische Risiken der Immobilienwirtschaft gibt es beispielsweise beim Einkauf von Handwerkerleistungen: Bei jeder Renovierung und Instandhaltung der Wohnungen besteht das Risiko, dass Vergaben nicht objektiv und wirtschaftlich erfolgen. Sind die Aufträge korrekt vergeben worden oder spielte Korruption eine Rolle?

Oder Risiken beim Datenschutz: Bei jeder Vermietung muss der Datenschutz der Mieterinformationen beachtet werden, beispielsweise die Vertraulichkeit von Gehaltsangaben. Bei Datenlecks drohen teils erhebliche Bußgelder und Imagerisiken für die Immobilienfirmen.

Risiken bewerten und Schadenshöhe eingrenzen

Im nächsten Schritt müssen alle Risiken mit Zahlen hinterlegt und bewertet werden. Es stellt sich die Frage, welcher materielle Schaden droht und wie häufig es in der Branche ist, dass die Risiken eintreten. Letztlich erstellen die Firmen sogenannte Risikolandkarten in Tabellen- oder Matrixform.

In der Praxis kann man zunächst auf das interne Mitarbeiterwissen zurückgreifen und bisherige Schadensfälle erfassen. So erreicht man sofort auch eine Sensibilisierung der Mitarbeiter. Dies gilt für einfache Risiken wie Mietausfall oder Wartungszyklen.

Bei abstrakteren Risiken wie Verstößen gegen Vergaberegeln oder Datenschutz lohnt eine Recherche in frei zugänglichen Quellen. Einige Handwerkskammern, Wirtschaftsprüfer und auch Versicherungen veröffentlichen Statistiken, in denen Immobilienfirmen Eintrittswahrscheinlichkeit finden können. Auch das Jahrbuch des Statistischen Bundesamtes kann Anhaltspunkte bieten.

Kennt man Schadenhöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit, kann der Fachbereich benennen, welche Bedeutung das Risiko hat und wie teuer es im Schadensfall werden kann. Manche Großunternehmen bilden eigens Rückstellungen für bestimmte Risiken.

Gegenmaßnahmen und Verantwortung festlegen

Es liegt auf der Hand, den Risiken gezielt gegenzusteuern und für jedes einzelne Risiko Gegenmaßnahmen zu bestimmen. Klar sein muss auch, wer in Person dafür verantwortlich ist, so dass diese Maßnahmen verlässlich umgesetzt werden.

Beispielsweise sind häufige Gegenmaßnahmen zum Korruptionsrisiko ein 4-Augen-Prinzip bei allen Vergabeschritten oder eine Einkaufsordnung. Aufträge an Handwerksfirmen sollten nicht unkontrolliert von einer Person vergeben werden. Es sollte klar sein, dass die internen Regelungen zur Auftragsvergabe eingehalten werden.

Als Gegenmaßnahme zu Datenlecks und Datenschutz-Verstößen sollte beispielsweise regelmäßig durch den IT-Leiter geprüft werden, dass nur wenige Personen IT-Zugriff haben. Auch sollten die Sachbearbeiter genau wissen, welche Mieterdaten sie Externen weitergeben dürfen, was etwa durch eine Arbeitsanweisung geregelt werden kann.

Letztlich ist Risikomanagement nicht mehr als ein geordneter Prozess, in dem alle Risiken erhoben, bewertet und Gegenmaßnahmen den jeweils Verantwortlichen zugewiesen werden.

Rolle der Compliance-Stelle

In vielen Unternehmen sind Risiko- und Compliance Management miteinander verbunden. Die Compliance-Stelle kann im Auftrag der Geschäftsführung dafür sorgen, dass das Risikomanagement mindestens einmal jährlich in allen Unternehmensbereichen zum Thema wird. Häufig leistet sie dabei Hilfestellung für die risikoverantwortlichen Fachbereiche und erstellt zentral den Risikomanagement-Bericht.

Wichtig ist, dass die Compliance-Stelle stichprobenartig prüft, ob die vereinbarten Gegenmaßnahmen tatsächlich ergriffen wurden. Dabei hilft die umfassende Kenntnis von internen Regelungen und Verantwortlichkeiten.

Fazit

Auch in der Immobilienwirtschaft hilft die Risikoanalyse die Existenz des Unternehmens zu sichern: Gefahren für den Unternehmenserfolg werden systematisch erkannt, mit geeigneten Maßnahmen gegengesteuert und Schäden minimiert. Als zentraler Bereich ist die Compliance-Stelle geeignet, die Risikomanagement-Aufgaben für die Geschäftsleitung in der Praxis umzusetzen.