Das Dokumentationsprinzip

Die Anforderungen für Unternehmen werden immer umfangreicher, wie zuletzt die Initiative der Bundesregierung zur Schaffung eines Korruptionsregisters gezeigt hat.  Verstöße die zur Eintragung in dieses Register führen ziehen in der Regel parallel auch Imageverlust in der Öffentlichkeit, Strafen nach den Ordnungswidrigkeits-Gesetzen bis hin zum Marktausschluss und sogar steuerliche Konsequenzen nach sich. Dies ist der Fall, wenn zum Beispiel vermehrt Aufwendungen für Fortbildungen nicht als abzugsfähige Betriebsausgaben durch die Finanzämter anerkannt werden, mit der Begründung, dass es sich um reine Marketingmaßnahmen gehandelt habe. Und Waren Buffet hat schon richtig erkannt, dass das Risikopotential bei Fehlverhalten immens sein kann „It takes 20 years to build a reputation and 5 minutes to ruin it“.

Die 4 Compliance-Grundsätze sollten heute zum internationalen Rüstzeug für Unternehmen gehören.

Definition Dokumentationsprinzip

Das Dokumentationsprinzip setzt voraus, dass (Dienst-) Leistungen, die von Partnern erbracht werden, auf einer (vorherigen) schriftlichen Vereinbarung beruhen und ausreichend dokumentiert sind.

Was sollte dokumentiert werden?

Um gleich eines vorweg festzustellen. Auch bei der Dokumentation gilt „weniger ist oft mehr“. In der Praxis zeigt sich immer wieder viel zu deutlich, dass Unternehmen keine schriftliche Kommunikationskultur pflegen. Manche Telefonate oder Team-Besprechungen mit einer abschließenden Mail zur Vorbereitung von Entscheidungen wären oft klärender und weniger aufwendig als der Wust von Mails, der heute in großem Umfang mit großen Verteilern in Umlauf sind. Oft ohne hinlängliche Überlegungen, was da letztlich auf dem Papier steht und oftmals so gar nicht gewollt war.

Wichtig ist, dass alle relevanten Dokumente, die im Zusammenhang mit der Vereinbarung und der Leistung stehen, jederzeit verfügbar sein müssen.

Der Fall aus der Praxis

Das Unternehmen legt wegen seiner Spezialprodukte großen Wert auf die regelmäßige vis-á-vis Fortbildung seiner Kunden. Ein Vertriebsmitarbeiter schreibt an den Vertriebsleiter, man solle Dr. X unbedingt mal wieder etwas Gutes tun und ihn zur nächsten Veranstaltung nach München einladen, da er einer der Vielverwender der Produkte sei.

Jedem der täglich mit Compliance zu tun hat werden hier die Haare zu Berge stehen, da der Interpretation Tür und Tor geöffnet werden, z.B. auch im Hinblick auf das Trennungsprinzip. Dabei geht es dem Vertreter nur darum Dr. X auf den aktuellsten technischen Stand zu bringen. Eine gelungene Formulierung wäre zum Beispiel: „Um den Vielverwender Dr. X mit einer aktuellen Produktschulung auf dem neusten Stand der Kenntnisse zu halten“? Die ist unter Compliance-Aspekten sicher ein vertretbares Argument für eine Einladung.   

Fazit zum Dokumentationsprinzip

Das Dokumentationsprinzip vermag effektiv vor negativen Wettbewerbskonsequenzen zu schützen, wenn 

1. die Gründe für eine Entscheidung im Vorhinein schriftlich dokumentiert sind.
2. Selbst, wenn von den unternehmenseigenen Standards im Einzelfall abgewichen wird, hilft eine schriftliche Dokumentation, die die Entscheidungsgründe nachvollziehbar macht und nicht gegen Compliance-Regelungen verstößt.
3. Die verbale Kommunikation sollte einen festen Platz in jeder Unternehmenskultur einnehmen. Allein die große Flut an Emails vermag keinen Mangel in der Dokumentation heilen, getreu dem Motto: „wenn ich an alle schreibe, wird sich schon einer melden, wenn irgendetwas nicht in Ordnung sein sollte“. Denn je mehr Leute im Verteiler sind, desto weniger fühlen sich meistens angesprochen.