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Vorschriften in praxistaugliche Formulare übersetzen und eine enge Zusammenarbeit der Compliance-Stelle und den Fachbereichen, sind die Grundlage für Vorschriften, die Mitarbeiter verstehen und anwenden können.

Gute und klare Regeln unterstützen Mitarbeiter in Immobilienunternehmen bei ihrer Arbeit. In der Realität nehmen sie Vorschriften häufig jedoch nicht als Arbeitserleichterung wahr, sondern als Bürokratie, die das tägliche Geschäft verlangsamt. Der folgende Artikel zeigt, wie die Compliance-Stelle für gute und klare Regeln im Immobilienunternehmen sorgt und die Beschäftigten die Regeln kennenlernen.

Warum überhaupt Compliance Regeln?

Regeln und Vorschriften sind für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Geschäftsleitung positiv, wenn sie untereinander stimmig, auf wenige Vorschriften reduziert, klar formuliert und aktuell sind: Sie geben Mitarbeitern Orientierung, in welchem Rahmen sie handeln können und helfen Vorgesetzten zielgerichtet zu führen. Sie schützen die Geschäftsleitung vor Haftungsrisiken. Und sie zeigen Kunden und Geschäftspartnern, dass die Firma Recht und Gesetz befolgt und Compliance umsetzt.

Damit die Mitarbeiter wissen, welche Regeln im Unternehmen gelten, helfen insbesondere Schulungen. Sie lernen dort beispielsweise, welche Unterlagen der Mitarbeiter vom zukünftigen Mieter einholen muss, bevor ein Mietvertrag geschlossen werden darf, wie etwa Gehaltsunterlagen, eine Schufa-Auskunft oder eine eidesstattliche Erklärung.

Compliance Vorschriften

Vorschriften können sich untereinander widersprechen. So kann etwa die Einkaufsordnung als auch die Geschäftsordnung z. B. Investitionsanträge und Wertgrenzen regeln, ab denen die Geschäftsführung genehmigen muss. Da die Fachbereiche die Vorschriften nur für ihren eigenen Bereich erstellen, sehen sie häufig nicht, was andere Bereiche regeln. Die Compliance-Stelle prüft daher, ob die Vorschriften im Unternehmen übereinstimmen und stellt so ihre Qualität sicher oder reduziert inhaltliche Doppelungen. Wenn eine Prüfung der Compliance Abteilung nicht möglich sein sollte, dann hat sie das an die entsprechend Verantwortlichen zu delegieren.

Zentraler Ort

Die Mitarbeiter sollten jederzeit auf die Vorschriften zugreifen können. In der Praxis eignet sich dafür das Firmenintranet. Die Compliance-Stelle organisiert, dass alle Vorschriften zentral und übersichtlich dort eingestellt werden. So sind sie schnell für die Mitarbeiter auffindbar. Ebenso archiviert sie alte Regeln und Vorschriften.

Zusammenarbeit mit der Compliance Abteilung

Darüber hinaus ist die Zusammenarbeit der Compliance-Stelle und der Fachbereiche wichtig, da die Fachbereiche für den Inhalt und die Aktualität der Vorschriften in ihrem Bereich verantwortlich sind. Regelmäßig, mindestens einmal jährlich, fragt die Compliance-Stelle alle Fachbereiche ab, ob die Regeln noch aktuell sind oder überarbeitet werden müssen.

Darüber hinaus muss der Fachbereich bei unterjährigen Änderungen handeln: Gibt es beispielsweise gesetzliche Änderungen zur Mietpreisbremse, so passt der Fachbereich, der die Mieterhöhungen durchführt, die Regeln und die praktische Umsetzung im Unternehmen an.

Compliance Schulungen

Einmal jährlich sollten die Fachbereiche die Mitarbeiter zu relevanten Themen, wie Regeln zur Wohnungsvergabe oder Auftragsvergaben an Handwerker schulen. Da die Fachbereiche die Regeln selbst erstellen, können sie diese den Mitarbeitern auch am Besten erläutern. Die Compliance-Stelle stellt sicher, dass die jährlichen Schulungen durchgeführt werden. Wenn es unterjährige Änderungen zu Vorschriften gibt, sollten zusätzliche Schulungen durchgeführt werden.

Wie die Schulungen durchgeführt werden, ist häufig abhängig von der Größe des Unternehmens. Überwiegend werden Präsenzschulungen durchgeführt. Immer mehr verbreitet sich auch das E-Learning über den PC. Ergänzende Informationen oder aktuelle Änderungen stellen die Fachbereiche und die Compliance-Stelle ins Intranet oder in die Firmenzeitschrift.

Übersetzung in Formulare

Gute und verständliche Vorschriften sind das Eine. In der Praxis helfen den Mitarbeitern insbesondere Formulare oder Eingabemasken in der EDV, die die Vorschriften übersetzen. So können Hausmeister ihre Reparaturaufträge an Handwerker leichter vergeben, wenn sie ein Formular zur Hand haben. Darin können etwa erforderliche Unterschriften von Vorgesetzten oder die Anzahl von Vergleichsangeboten je nach Auftragshöhe vorgesehen werden. Das erleichtert Arbeitsabläufe und strukturiert sie.

Fazit

Die Zusammenarbeit zwischen der Compliance-Stelle und den Fachbereichen ist der Grundstein für gute Vorschriften: Compliance gibt den Rahmen vor und sichert die Qualität, veranlasst die regelmäßige Überprüfung der Vorschriften und dass Schulungen stattfinden; die Fachbereiche kennen die Details in ihren Bereichen und sind verantwortlich für Aktualität und Inhalt der Vorschriften und führen die Schulungen dazu durch.