Der Gesetzgeber nimmt Unternehmen in Sachen Compliance mittlerweile in die Pflicht. Die Regelungen, Abläufe und Prozesse dafür müssen intern geregelt werden. Vorhandene Strukturen und Systeme müssen aufgegriffen, angepasst und miteinander abgestimmt werden.
Ob Datenschutz und -sicherheit oder branchenspezifische Regeln wie Basel I – III für Banken oder Solvency I – II für Versicherungen oder Umwelt- und Arbeitsschutzvorchriften, die Unternehmen müssen sich nicht nur in ihrem Tagesgeschäft gut auskennen, sondern auch bei gesetzlichen Regelungen und ihren Reformen.
Hinzu kommt, dass die meisten Unternehmen auch noch interne Compliance-Regeln haben. Um den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, einige Punkte zu beachten.
Effizientes Conmpliance-Management: Zeit und Arbeitskraft sparen – Synergien nutzen
Nicht jede Abteilung muss alles neu erfinden. Standardisierungen bei den Managementsystemen und die Abstimmung von Risiko-Management, Compliance-Management und internen Kontrollsystem führt dazu, dass Synergieeffekte genutzt werden können.
So müssen z. B. Kontrolltätigkeiten nicht mehrfach ausgeführt werden. Die Ergebnisse werden erfasst und in der Breite zur Verfügung gestellt. Das spart Zeit und Arbeitskraft.
IT-Lösungen nutzen
Viele Unternehmen nutzen ihre IT-Lösungen nur bruchstückhaft. Vor allem neuere Funktionen sind den Mitarbeitern oft nicht geläufig und werden deshalb auch nicht genutzt. So werden IT-Lösungen für Governance, Risk und Compliance zwar für die Dokumentenverwaltung oder interne Schulungen eingesetzt, aber etwa nicht zur Überwachung von Risiken, obwohl dies in den meisten Fällen möglich wäre.
Homogene Compliance-Landschaft und positive Unternehmenskultur
Weiterhin empfehlen sich folgende Schritte für ein effizientes Compliance-Management:
- Erweitern Sie die systematische Risikoanalyse um ein spezielles Hinweissystem (Whistle Blower).
- Führen Sie die Integritätsprüfung von Geschäftspartnern ein.
- Beauftragen Sie einen externen, unabhängigen Mittler für Hinweise auf Fehlverhalten.
- Legen Sie einen auf das Unternehmen zugeschnittenen Risikokatalog fest.
- Sorgen Sie für eine homogene Compliance-Landschaft.
- Legen Sie Wert auf eindeutige Kommunikation und Abstimmung zwischen den einzelnen Disziplinen Governance, Risiko-Management und Compliance-Aktivitäten.
- Pflegen Sie eine positive Unternehmenskultur, um die Akzeptanz und den Erfolg von Compliance-Programmen zu erhöhen.
Compliance-Risiken priorisieren
Priorisieren Sie Ihre Compliance-Risiken. Die Compliance-Gefährdungsanalyse von Haufe unterstützt Sie dabei und hilft beim Erkennen und Beschreibung von Compliance-Risiken im Unternehmen. Damit erhalten Sie eine Arbeitsgrundlage, um vorbeugende Maßnahmen zu planen und zu koordinieren