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Compliance-Software-Lösungen entlasten

Ab einer bestimmten Organisationsgröße empfiehlt sich ein IT-gestütztes Compliance-Management-System, eine sog. Compliance-Software-Lösung. Zwar geht es bei Compliance vordergründig um die bisher beschriebene Denkhaltung, doch kann eine unterstützende Lösung entscheidend bei deren Umsetzung helfen.

IT-gestütztes Compliance-Managementsystem

Ein Richtlinienmanagement-Tool beispielsweise unterstützt den Compliance-Verantwortlichen dabei, Richtlinien elektronisch innerhalb des Unternehmens auszurollen. Er kann damit genau steuern, wer welche Informationen erhalten soll und reduziert so die Informationsflut für jeden Einzelnen.

Mithilfe von digitalisierten Prozessen kann er für jeden Mitarbeiter ein eigenes Profil anlegen und dieses jederzeit flexibel anpassen, beispielsweise bei einem Positions- oder Abteilungswechsel mit neuen Regeln und Verantwortlichkeiten. Der Compliance-Beauftragte kann einsehen, wer die Regeln gelesen und wer welche Schulungen absolviert hat. Die für Compliance unabdingbare Dokumentation von Maßnahmen wird erleichtert. 

Geschenke: Minenfeld potentieller Fehlentscheidungen

Auch bei der Annahme von Geschenken durch Kunden oder Partner geben IT-Systeme mit automatisierten Dokumentationsmöglichkeiten Handlungssicherheit. Die wenigsten Mitarbeiter kennen sich mit den Wertgrenzen solcher Zuwendungen aus: Neben den individuellen Unternehmensvorgaben gelten beispielsweise steuerrechtlich relevante Schwellen. Für Compliance-Beauftragte sind das triviale Problemstellungen, aber für jeden Mitarbeiter, der sich nicht hauptberuflich mit diesem Thema beschäftigt, ein Minenfeld potenzieller Fehlentscheidungen. 

Compliance Software als Lösung

Wenn Mitarbeiter solche Fälle aber in einem IT-System dokumentieren können, erhalten sie unmittelbar Rückmeldung darüber, ob sie sich mit einem angenommenen Geschenk in einem rechtssicheren Rahmen bewegen und welche anderen Faktoren es möglicherweise zu beachten gilt. Das System kann auch einen Hinweis auf passende Ansprechpartner geben, z.B. die HR-Abteilung in Steuerfragen. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter entscheidend entlastet und mit der notwendigen Sicherheit ausgestattet.

Lichtblick mit Zukunftsbrille: Digitalisierte Compliance

Die einzig sinnvolle Herangehensweise, das Compliance-Risiko zu senken, ist die Implementierung einer entsprechenden Unternehmenskultur, in der Compliance-Themen und ein gesunder Umgang mit Fehlern fest verankert werden.

Mit digitalisierten Compliance Tools gibt es nun einen wichtigen Vorteil für ihn: seinen Arbeitsalltag sicherer und einfacher machen. Das ist insbesondere die Aufgabe der Führungskräfte und Compliance-Verantwortlichen mit der Unterstützung von Software- Lösungen.

Integriertes Compliance-Managementsystem

Ein integriertes Compliance-Management wirkt sich in mehrfacher Hinsicht positiv aus: Klare Regeln definieren den Handlungsspielraum jedes Mitarbeiters und beschleunigen somit Entscheidungen. Gleichzeitig sorgen sie für die Einhaltung der Qualitätsstandards. Ineffiziente Einzel-Prozesse und Insellösungen werden durch eine Gesamtlösung ersetzt, die die unternehmensweite Kommunikation, das abteilungsspezifische Ausrollen von Richtlinien, die Dokumentation von Maßnahmen und ein Schulungsprogramm sinnvoll verbindet.

Unternehmen benötigen einen ganzheitlichen Ansatz, der Organisationen und Mitarbeiter berücksichtigt, geeignete Prozesse etabliert und entlastende IT-Systeme bereitstellt. Diesem Umdenken sollten sie sich zeitnah widmen, denn die Bedeutung von Compliance wird weiterwachsen. Auch, weil die Anzahl an Bußgeld- und Strafverfahren weiterwachsen wird.

Spätestens mit Einführung der DIN ISO-Norm 19600 werden Gerichte dazu übergehen, Verurteilungen mangels ordnungsgemäßer Compliance-Management-Systeme zu rechtfertigen. Es werden dann keine akuten Skandale mehr notwendig sein, um verurteilt zu werden – die reine Abwesenheit entsprechender Vorsorgemaßnahmen wird reichen.

Das Inkrafttreten neuer Standards und Normen auf internationaler, europäischer und lokaler Ebene wie ISO 37001:2016 Anti-Korruption Management System zeigt, wie Compliance unausweichlich für alle Unternehmen (große, aber auch kleine und mittlere Unternehmen) wird. Es ist also höchste Zeit alle zusammen für eine agile Compliance zu handeln.

Oliver Hahne (LL.M.), Bereichsleiter Legal & Compliance, Haufe Gruppe