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Whistleblowing (Hinweisgebersystem) schürt Ängste auf Grund von Systemlücken und „Schein-Anonymität“. Ist das wirklich der Fall oder setzen Unternehmen alles daran, dass ihre – unersetzbaren – Whistleblower geschützt werden?

Das Hinweisgebersystem und Anonymität

Auf der Compliance Conference in Stuttgart gaben Sie den Tipp, dass im Rahmen der Awareness-Bildung regelmäßig über Whistleblowing-Fälle und die Ergebnisse, natürlich anonym, berichtet werden soll. Gleichzeitig machten Sie anhand von Beispielen aber auch deutlich, dass die „Buschtrommeln“ im Unternehmen immer sehr gut und sehr schnell funktionieren und dass relativ schnell bekannt ist, wer der Whistleblower ist. Ist das nicht ein Widerspruch?

Nein, überhaupt nicht. Die Veröffentlichung von Fehlverhalten und der Schutz der Whistleblower sind kein Widerspruch. Beide Aspekte möchte ich kurz erläutern.

Ich werde häufig gefragt, wie viele Compliance-Fälle es überhaupt gibt, was das genau für Fälle sind und insbesondere welche Konsequenzen gezogen werden. Das bewegt unsere Mitarbeiter. Daran wird sehr gut deutlich, dass Compliance und dessen Kommunikation leben muss. Es muss erstens deutlich gemacht werden, dass es ein solches Whistleblowing-System gibt und zweitens, dass dieses auch lebt und bei Fehlverhalten Konsequenzen gezogen werden. Das können Sie nur, wenn Sie entsprechende Fälle anonym kommunizieren.

Anonym bedeutet, dass Sie keine Mitarbeiter nennen, sondern nur die Information zum Beispiel darüber, dass eine Veruntreuung stattgefunden hat, da jemand bei der Reisekostenabrechnung betrogen hat. Das ist ein Fall der Untreue gegenüber dem Unternehmen und führt zu einer Kündigung. Mitarbeiter werden so sensibilisiert und agieren auch bedachter. Wichtig ist natürlich ein stringenter und gut durchdachter, lückenloser Prozess. Dementsprechend, und das ist der zweite Aspekt, ist es wichtig, dass bei einem Hinweisgeber-System der Zugriff auf die Hinweise möglichst nur einem ganz kleinen Personenkreis zur Verfügung steht. Damit eben genau das nicht passiert, dass diese Meldungen quer durch das Unternehmen fliegen und die „Buschtrommeln“ klingen. Wenn Informationen zu Aufklärungszwecken innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden, muss dies kontrolliert geschehen. Darauf wollte ich hinweisen. Es muss ein stringenter Prozess dahinterstehen, um genau so etwas zu verhindern.

Whistleblower wenden sich meistens zuvor an ihren Vorgesetzen um das Problem zu lösen. Dies ist grundsätzlich auch eine gute Vorgehensweise. Dabei gilt es jedoch im Einzelfall abzuwägen, wie schwer der Verstoß ist und wie die Beziehungen sind.

Der Schutz des Whistleblowers ist folglich zentral?

Der Schutz des Whistleblowers ist für mich ganz zentral. Es ist immer Einzelfall bezogen und es muss genau überlegt werden, an wen die Information weitergeleitet werden.  

Eins ist sicher: Je weniger Personen die Beschwerde kennen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand Verdacht schöpft.

Nutzen Sie einen externen Partner oder haben Sie ein eigenes Whistleblowing-System?

Wir haben ein externes Ombudsmann-System, d. h. wir haben Anwälte in jedem Land, die Meldungen über Verstöße unserer Mitarbeiter entgegennehmen.

Wie wird hier die Anonymität gewahrt?

Die Mitarbeiter wenden sich an den Ombudsmann und werden anschließend gefragt, ob Anonymität gewünscht ist. Auch wenn keine Rückmeldung dazu kommt, wird der Bericht auf jeden Fall anonymisiert. Das bedeutet, wir erhalten nur einen neutralen Bericht. Darin steht dann z.B.: „Der/die Hinweisgeber/in meldet, dass …“.

Der Hinweisgeber hat folglich aktiv zu einer Weitergabe seiner Daten zuzustimmen?

Ja. Selbst wenn er zu der Frage schweigt, wird ganz nach dem Grundsatz „im Zweifel für die Anonymität“ der Name nicht offenbart.

 

Schlagworte zum Thema:  Whistleblowing, Compliance, Mittelständische Unternehmen, Interview

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