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Die Einführung von Compliance-Management-Systemen ist nicht immer einfach. Welche Themen im Vordergrund stehen und wie Compliance-Verantwortliche den Dokumentationsanforderungen gerecht werden können.

Compliance-Management in der Praxis

Welche Compliance-Themen stehen im Vordergrund?

Das hängt letzten Endes von der Risikobewertung der einzelnen Unternehmen ab. Die klassischen Gebiete, mit denen die meisten einsteigen, sind ganz klar Kartell- und Korruptionsthematiken. Sicherlich sollte in späteren Schulungen auch auf andere Themen, eingegangen werden. Allerdings ist das auch unternehmensindividuell zu betrachten.

Was wird bei Ihnen dokumentiert, z.B. für den Fall eines Compliance-Verstoßes?

A und O ist die Schulungsdokumentation. Einem Mitarbeiter muss auch nachgewiesen werden, dass er die Compliance-Regelungen kannte. Zudem muss die Geschäftsführung – um der Organisationsverantwortung gerecht zu werden – auch darlegen, dass sie die Mitarbeiter hat schulen lassen.

Wie informieren Sie Ihre Mitarbeiter über neue Regelungen?

Das gibt es verschiedene Ansatzpunkte. In kleineren Unternehmen empfehlen sich Mailing-Listen; bei größeren Unternehmen sollte das mindestens im Intranet veröffentlicht werden. Unternehmensunabhängig ist die Einsteuerung über die Abteilungsleiter, also meistens den direkten Chef, üblich. Ideal ist jedoch ein IT-gestütztes CMS. Das entlastet die Verantwortlichen, sodass mehr Zeit für beratungsintensive Fallgestaltungen bleibt. Dies wiederum bietet den Mitarbeitern mehr Sicherheit.

Werden Änderungen dokumentiert?

Das hängt von der Größe der Änderung ab. Bei größeren Änderungen ist es geschickt dies über den Abteilungsleiter einzusteuern und bei Meetings zu besprechen. Bei kleineren Änderungen ist der Einzelfall zu betrachten. Wichtig ist, dass kein Dokumentationswahn ausbricht. Denn die Informationsflut ist irgendwann auch nicht mehr zu bewältigen.

Wie kommunizieren Sie Richtlinien? Haben Sie dafür eine einheitliche Compliance-Plattform?

Wir haben eine eigene Richtliniensektion, wo alle Richtlinien veröffentlicht sind. Bisher nutzen wir das Intranet. Zukünftig ist noch eine eLearning-Plattform geplant.

Sie haben folglich noch kein einheitliches System. Richtlinien Management, e-Learning-Systeme und Intranet sind alles verschiedene Plattformen?

Richtlinien Management und Intranet wurden mittlerweile miteinander verknüpft. Das Lern-Management-System wird gerade aufgebaut. Aber ja, es sind verschiedene Plattformen.

Schlagworte zum Thema:  Compliance, Compliance-Management, Mittelständische Unternehmen, Interview

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