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Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, warum sich Unternehmen die Mühe machen, einen Code of Conduct zu verfassen, in dem dann meist nicht viel mehr geregelt ist, als bereits durch geltende Gesetze? Die Antwort darauf kann auch viel über die Rolle von Compliance im Unternehmen verraten.  

Der Verhaltenkodex im Unternehmensalltag

Verhaltenskodizes (Code of Conducts) sind aus dem Unternehmensalltag kaum mehr wegzudenken. Sie stellen das grundlegende Dokument eines Compliance-Management-Systems dar und helfen, Organisationspflichten zu erfüllen. In ihnen finden sich häufig dieselben Themen wie Korruption, Datenschutz oder Kartelle. Nur selten liest man von exotischen Regelungsbereichen wie Beziehungen am Arbeitsplatz. Wie eine Entscheidung zu Wal-Mart gezeigt hat, sind solche Regelungen nämlich teilweise gar nicht zulässig. Häufig wollen Compliance-Verantwortliche aber auch teils zähe Verhandlungen mit dem Betriebsrat vermeiden, die bei über gesetzliche Anforderungen hinausgehenden Regelungen aufgrund der Mitbestimmung notwendig wären.

Was soll ein Verhaltenskodex erreichen?

Tatsächlich verstehen die meisten Verfasser von Verhaltenskodizes einen solchen in erster Linie nicht nur als ein konkretes Regelwerk, sondern eher als ein Kommunikationsinstrument das hilft abstrakte Gesetzesanforderungen in das betriebliche Umfeld zu übersetzen und für Mitarbeiter überhaupt erst verständlich zu machen. Oft sind die Mitarbeiter in Unternehmen Fachkräfte und keine Juristen. Jeder von ihnen hat ein Rechtsempfinden aber meist keine Rechtsexpertise. Sie haben Aufklärungsbedarf über die betreffenden rechtlichen Anforderungen. Compliance-Verantwortliche versuchen hier, mit dem Verhaltenskodex einfach und verständlich aufzuklären und so juristische Inhalte zu vermitteln. Experten sehen diese Übersetzung und Schaffung einer Verhaltensrichtschnur als die wichtigste Funktion eines Verhaltenskodex an.

Umsichtige Compliance-Verantwortliche nehmen auch eine Selektion vor und wählen diejenigen Inhalte aus, die aufgrund der vorherrschenden Risikosituation für Mitarbeiter von besonderer Bedeutung sind. Das Unternehmen schafft dadurch für seine Mitarbeiter Verhaltenssicherheit. Es kommuniziert gleichzeitig auch eine starke Botschaft und legt sich darauf fest: Integrität und Rechtstreue sind tragende Pfeiler unseres Selbstverständnisses als Wirtschaftsakteure.

Ein Verhaltenskodex soll also erreichen, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens informiert werden über die speziell für sie in ihrem Arbeitsumfeld relevanten Verhaltensanforderungen. Dabei werden meist keine neuen Anforderungen formuliert, sondern bestehende gesetzliche Anforderungen einfach und verständlich aufbereitet.

Praxistipps für die Entwicklung eines Verhaltenskodex

Bei der Erstellung oder Überarbeitung eines Verhaltenskodex sollten die folgende Punkte entsprechend berücksichtigt werden:

  • Der Text sollte sich auf die wesentlichen Compliance-Risiken des Unternehmens beziehen. Ein Unternehmen ohne Exportaktivitäten muss beispielsweise keine Regelungen zu Exportkontrolle in seinen Verhaltenskodex aufnehmen.
  • Die Formulierung der Inhalte sollte einfach und verständlich sein.
  • Die Inhalte sollten so eindeutig wie möglich sein und unnötige Unschärfen vermeiden. Wenn Erwartungen nicht eindeutig formuliert sind, kann keine verlässliche Verhaltensrichtschnur daraus entstehen. Formulieren Sie:
  1. Einfach und verständlich (vermeiden Sie lange Schachtelsätze und allzu viele Querverweise. Vermeiden Sie erklärungsbedürftige juristische Fachbegriffe wie z.B. „wirtschaftlich Berechtigter“ im Zusammenhang mit Geldwäsche bzw. erläutern Sie diese Begriffe.
  2. Klar und nicht weich (Vermeiden Sie vage Formulierungen, die zu viel Interpretationsspielraum bieten wie z.B. „sozial adäquat“. Formulieren Sie unmissverständlich, z.B. „Bargeldgeschenke sind nie zulässig. Andere Geschenke dürfen einen Wert von x € nicht überschreiten. Ausnahmefälle müssen vom Compliance Officer genehmigt werden.“)
  3. Nicht zu umfassend und in zu hoher Detailtiefe (Haben Sie Mut, ähnliche Sachverhalte zusammenzufassen. Zu viele Details und detaillierte Differenzierungen tragen nicht zum Verständnis bei. Beispielsweise müssen Sie in der Regel nicht zwischen Einladungen zu Sportveranstaltungen und zu Kulturveranstaltungen unterscheiden. Beides sind Einladungen.)
  • Details können in separaten Richtlinien formuliert werden. Ein Format von 8-12 Seiten Umfang hat sich als sinnvoll erwiesen.
  • Versuchen Sie die Mitarbeiter durch entsprechende Formulierungen auf das gemeinsame Ziel einzuschwören. Das gelingt z.B. durch so genannte Wir-Formulierungen („Wir unterlassen Verhaltensweisen, die gegen das Gesetz verstoßen.“ anstatt „Es ist verboten, Handlungen vorzunehmen, die nicht mit geltendem Recht in Einklang stehen.“)
  • Die Zielgruppe sollte bei der Entwicklung einbezogen werden. Lassen Sie Mitarbeiter (insbesondere solche, die am stärksten betroffen sind wie z.B. aus dem Vertrieb, Einkauf oder Accounting) und Kollegen (Kollegen aus der Unternehmenskommunikation können meist z.B. gutes Feedback zu einfachen Formulierungen geben) den Entwurf Korrektur lesen und Feedback geben.
  • Damit der Verhaltenskodex auch angenommen wird, hat sich die Praxis bewährt, den Betriebsrat frühzeitig in die Entwicklung mit einzubeziehen. Selbst wenn keine mitbestimmungspflichtigen Regelungen enthalten sind. Betriebsräte sind meist gut vernetzt und können als Multiplikatoren dienen. Sie kennen sich aber auch gut in den Prozessen aus und wissen, wo eine Regelung auf Widerstände in der Praxis treffen könnte.

Weitere News zu dem Thema: 

Viebranz, Jörg: Code of Conduct - Regelwerk oder Kommunikationstool? In: Compliance Praxis 4/2016, S. 4-6

2. Compliance Conference Stuttgart

Wenn der Flurfunk nicht mehr funktioniert


Schlagworte zum Thema:  Code of Conduct, Verhaltenskodex, Compliance-Organisation

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