Advertorial: Compliance und Digitalisierung

Compliance Prozesse in Unternehmen haben, unabhängig des Bereichs, eine große und problematische Gemeinsamkeit. Relevante Belege, egal ob Verträge, Personaldokumente, Buchhaltungsbelege oder Qualitätsnachweise sind in der Regel Papierdokumente.

Das Problem bei Compliance-relevanten Papierdokumenten ist, dass diese verloren gehen können, irgendwo im Unternehmen liegen bleiben, nicht mehr auffindbar oder falsch abgelegt sind und sie dabei physisch immer nur einmal vorhanden sind.

Einfache Abhilfe schafft eine Digitalisierung

Compliance Manager spielen in der Digitalisierung von Prozessen eine wichtige Rolle. Kaum eine andere Stelle in einem Unternehmen interagiert zwischen so vielen unterschiedlichen Abteilungen und Prozessen wie der Compliance Manager. Er muss Dokumente einsehen, Prozesse kontrollieren sowie eine rechtssichere Handhabung sicherstellen.

Gerade in Zeiten von Homeoffice und dezentralem Arbeiten stehen genau diese Punkte bei einer rechtssicheren Umsetzung auf dem Prüfstand und können nur durch professionelle Digitalisierung sichergestellt werden.

Mit diesen zwei Schritten schaffen Compliance Manager Rechtssicherheit durch Digitalisierung:

Schritt 1: Belege digital und rechtssicher archivieren und auffindbar machen

Das alte Lied vom papierlosen Büro – Oft besungen, aber selten in allen Ebenen umgesetzt.
Nur wenn Dokumente papierlos und rechtssicher abgelegt sind, können aktuelle Anforderungen wie ein lückenloses digitales Zusammenarbeiten und eine revisionssichere Dokumentation sichergestellt werden. Technisch ist dies leicht mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) umzusetzen.

In einem DMS / ECM werden Dokumente rechtssicher digital archiviert, die Papierbelege können vernichtet werden. Die Dokumente sind digital unveränderbar vorhanden und sind jederzeit über einen Client auffindbar. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Lagerplatz und schafft generell die Grundlage für die digitale Zusammenarbeit.

Mit dem LDOX.ECM erfüllen Compliance Manager genau diese Anforderungen und sorgen mit der Papier- und Prozess Digitalisierung für eine lückenlose rechtliche Absicherung.

Die Einführung ist leicht und kann binnen kürzester Zeit in 3 Phasen erfolgen:

  • Installation des DMS / ECM
  • Anbindung der Anwendungen, die bereits im Unternehmen Dokumente erstellen (FiBu, ERP, …)
  • Erfassungsprozess von Offlinedokumenten

So finden sich im Handumdrehen alle Dokumente in einem System und können von dort aus digital verwaltet werden.

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Belege digital und revisionssicher archivieren

Schritt 2: Dokumentenworkflows einführen und Prozesse automatisch protokollieren

Der zweite maßgebliche Schritt mit dem Compliance Manager mittels Digitalisierung Mehrwerte im Unternehmen zu schaffen, ist die Dokumentenverarbeitung mittels Workflows über das LDOX.ECM.

Was ist ein Dokumentenworkflow? Über einen Dokumentenworkflow werden Dokumente digital von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergereicht. Sämtliche Anpassungen am Dokument sowie Freigaben, Ablehnungen, Kommentare, etc. werden dokumentiert und am Dokument festgehalten. So wird genau protokolliert, wer wann was am Dokument gemacht hat. Auswertungen - zum Beispiel, wo sind Rechnungen liegen geblieben und wo konnten so Skontofristen nicht eingehalten werden - können im Workflowbetrieb jederzeit live abgerufen werden.

Beliebte digitale Workflows finden sich in Unternehmen im Bereich der Rechnungsfreigabe, Vertragsfreigaben, im Beschwerde Management und beim Mitarbeiter On- und Offboarding.

Mit digitalen Dokumenten-Workflows lassen sich gleich mehrere Probleme auf einmal lösen:

  • Dezentrales Zusammenarbeiten ohne Papierdokumente
  • Dokumentation aller Bearbeitungsschritte
  • Anbindung an weitere Systeme zum Datenabgleich
  • Kein Verlust von Dokumenten und Informationen

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Dokumentenworkflows nachvollziehbar digital gestalten

Das LDOX.ECM sorgt mit dem eigenen revisionssicheren Workflowprozess für die optimalen Rahmenbedingungen.

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Schlagworte zum Thema:  Compliance-Manager, Digitalisierung