Zu den wichtigsten Grundregeln des Compliance-Managements gehört es, auf Non-Compliance zu reagieren. Es muss, angepasst an den Regelverstoß, nicht die Einschaltung von Behörden oder eine Kündigung sein. Doch eine Reaktion, etwa in Form einer Abmahnung oder zumindest einer Ermahnung, sollte nicht ausbleiben, wenn unkorrektes Verhalten sich nicht etablieren oder vertiefen soll.
Bei einer Verletzung arbeitsvertraglicher (oder gar strafrechtlicher) Vorgaben durch Mitarbeiter, steht dem Arbeitgeber ein gestaffeltes Instrumentarium zur Verfügung:
- Von der deutlich ausgesprochenen Klarstellung,
- über die förmliche schriftliche Ermahnung
- und die Abmahnung
- bis hin zu Kündigung,
- Zivilklage und Strafanzeige.
Was ist bei der Compliance-Abmahnung zu beachten?
Die arbeitsrechtliche Abmahnung hat viele Funktionen. Der Arbeitgeber setzt sie ein, um den Arbeitnehmer zu bändigen. Für den Arbeitnehmer hat sie eine Warnfunktion. Nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz müssen vor allem einer ordentlichen Kündigung grundsätzlich eine oder ggf. mehrere einschlägige Abmahnungen vorausgehen.
Voraussetzungen einer wirksamen Abmahnung
Eine wirksame Abmahnung setzt voraus,
- dass der Arbeitgeber ein bestimmtes vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers beanstandet,
- den Arbeitnehmer zu einem künftigen vertragsgemäßen Verhalten auffordert
- und ihm für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen androht.
Die Abmahnung hat 3 Funktionen:
Dokumentationsfunktion: Die Abmahnung hält einen Pflichtverstoß fest. Sie ist nicht formgebunden, weshalb sie auch mündlich erteilt werden kann. Um Nachweisschwierigkeiten und Unklarheiten hinsichtlich des Inhalts von vornherein auszuschließen, wird die Abmahnung meist schriftlich erteilt und in der Personalakte abgeheftet.
Hinweisfunktion: Dem Arbeitnehmer soll aufgezeigt werden, dass ein ganz bestimmtes Verhalten, das konkret in der Abmahnung bezeichnet ist, aus Sicht des Arbeitgebers einen nicht duldbaren Pflichtverstoß darstellt.
Warn- und Androhungsfunktion: Durch Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen (Kündigung) wird dem Arbeitnehmer - oder dem Arbeitgeber - bedeutet, dass ein fortgesetzter bzw. wiederholter Verstoß gegen die konkret in der Abmahnung gerügten arbeitsvertraglichen Pflichten das Arbeitsverhältnis in seinem Bestand gefährdet, bei einem Complianceverstoß kann auch eine Strafanzeige drohen.
Eine Abmahnung ist entbehrlich,
- wenn eine an sich mögliche Verhaltensänderung in der Zukunft nicht zu erwarten ist oder
- bei schweren Vertragsverletzungen, bei denen dem Arbeitnehmer bewusst sein musste, dass sie zur Kündigung führen, oder
- wenn durch das Fehlverhalten das Vertrauensverhältnis zwischen den Arbeitsvertragsparteien so erschüttert worden ist, dass es auch durch eine Abmahnung nicht wiederhergestellt werden kann.
Abgrenzung zur Ermahnung
Schon auf Grund des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ist auf der anderen Seite besonders bei unerheblichen Vertragsverstößen (Vergesslichkeit, einmalige leichte Verfehlungen) generell das mildere Mittel der Ermahnung angebracht. Die Ermahnung ist von der Abmahnung sowohl in der Intensität als auch in den Rechtsfolgen zu unterscheiden. Sie ist – zunächst ohne rechtliche Relevanz - die Mitteilung des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer, dass er unzufrieden ist und weshalb.
Wann rechtfertigt ein Compliance-Verstoß ohne Abmahnung die Kündigung?
Besteht die Pflichtverletzung in einem Verstoß gegen Compliance-Regelungen, stellt sich oft die Frage, ob der Verstoß bereits eine Kündigung rechtfertigt oder ob zunächst eine Abmahnung ausgesprochen werden muss.
Grundsätzlich müssen Abmahnungen einzelfallbezogen nach einem Pflichtenverstoß ausgesprochen werden. Pauschale Warnklauseln in Compliance-Regelungen können die einzelfallbezogene Abmahnung in der Regel nicht ersetzen. Dies gilt zumindest für den Fall, dass die pauschalen Klauseln sich auf eine Vielzahl von Pflichten erstrecken.
Warnklausel zu konkreten Pflichten
Etwas anderes kann gelten, wenn sich die Warnklausel auf einzelne konkrete Pflichten in Compliance-Regelungen / Arbeitsverträgen bezieht oder als eigene Klausel einzelne Verstöße als besonders schwerwiegend hervorgehoben werden und konkret zu Verstößen eine Kündigung androht.
Es kann dann bereits bei einem ersten Verstoß eine nachfolgende konkrete Abmahnung überflüssig sein und bereits eine Kündigung ausgesprochen werden (Vgl. Schuster/Darsow, NZA 2005, S. 273, 277; Mengel/Hagemeister, BB 2007, S. 1386, 1392).
Gravierender Compliance-Pflichtenverstoß
Ist der Compliance-Pflichtenverstoß des Arbeitnehmers so gravierend, dass der Arbeitgeber das Verhalten nach den Grundsätzen der Billigkeit nicht hinnehmen muss, kann ohne vorherige Abmahnung eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden.
Beispiele für gravierende Pflichtenverstöße:
Solche Fälle liegen insbesondere bei der Begehung von Straftaten durch den Arbeitnehmer vor.
Typische Compliance-relevante Straftaten sind
- Bestechungsdelikte,
- Untreue,
- Bilanzstraftaten,
- Kartellstraftaten
- und Insiderhandel.
Hintergrund:
In Arbeitsverträge aufgenommene Compliance-Regeln unterliegen der Inhaltskontrolle nach §§ 310 Abs. 4 Satz 2, 305 ff. BGB.
- Die Compliance-Regeln dürfen daher insbesondere nicht zu einer unangemessenen Benachteiligung der Arbeitnehmer gem. § 307 BGB führen.
- Dies kann sich nicht nur aus dem Inhalt, sondern auch aus der Intransparenz der Klausel ergeben.
- Es sollte daher darauf geachtet werden, dass die Compliance-Regelungen so verständlich formuliert sind, dass sie auch von juristischen Laien nachvollzogen werden können.