Technische und organisatori... / 8.2 Muster einer Verfahrensanweisung zur Schließanlage

Verfahrensanweisung zum Umgang mit Schlüsseln

Grundsätzliches

Geltungsbereich: Die Verfahrensanweisung der Muster GmbH zum Umgang mit Schlüsseln gilt für alle, die in den Prozess der Verwaltung und Nutzung von Schlüsseln eingebunden sind.

Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter der Muster GmbH erhält (nach Ablauf seiner Probezeit) einen eigenen Schlüssel ausgehändigt, der den Zutritt in die Räume ermöglicht, die für die Erfüllung der Pflichten des Mitarbeiters aus dem Arbeitsverhältnis erforderlich sind, soweit dies vom Vorgesetzten für erforderlich erachtet wird.

Vorgesetzter: Jeder Vorgesetzte entscheidet, welcher Mitarbeiter in seinem Verantwortungsbereich welche Schließbefugnis erhält.

Verantwortlicher für die Schließanlage (Facility Management / Hausmeister / Schlüsselbeauftragter): Der Verantwortliche für die Schließanlage erstellt den Schließplan und hält ihn aktuell, bewahrt die Schlüssel und Kopien der Schlüssel gesichert auf, gibt Schlüssel aus, nimmt Schlüssel zurück und ergreift bei Verlust von Schlüsseln die erforderlichen Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Sicherheit bei der Muster GmbH. Der Verantwortliche für die Schließanlage berichtet der Geschäftsleitung bei Bedarf über den Status und die Umsetzung dieser Verfahrensanweisung. Er informiert die Geschäftsleitung bei Verlusten von Schlüsseln und über die ergriffenen Maßnahmen.

Geschäftsleitung: In der Geschäftsleitung der Muster GmbH ist Herr/Frau xyz das zuständige Mitglied der Geschäftsleitung für die Schließanlage und damit insgesamt verantwortlich für das Verfahren.

1.

Schließplan

1.1

Verantwortung für den Schließplan:

Verantwortlich für den Schließplan ist (Facility Management Herr/Frau xyz) Der Schließplan befindet sich (Ort). Ein Exemplar ist in versiegeltem Umschlag am Empfang für die Feuerwehr hinterlegt.

1.2

Technische Beschreibung der Schließanlage

Es handelt sich um eine

 
Z-Anlage
HS-Anlage
GHS-Anlage

Zusätzlich bzw. in Kombination mit der Schließanlage sind folgende technische Einrichtungen vorhanden:

 
Chipkarten/Transponder
Codierbare Schlüssel (mit RFID-Technologie oder xyz-Technologie)
biometrische Zutrittskontrolle (Fingerprint, Handscan, Irisscan oder xyz)
1.3

Fortschreibung des Schließplans

Veränderungen an der Schließanlage werden regelmäßig im Schließplan fortgeschrieben.

1.4

Permanente Risikoprüfung

Zu folgenden Zeiten wird eine Überprüfung vorgenommen, ob die Schließanlage noch den Sicherheitsanforderungen der Muster GmbH entspricht: (halbjährlich, jährlich, alle 2 Jahre, xyz)

Außerdem wird eine Risikoprüfung bei folgenden Anlässen vorgenommen: Schlüsselverlust, Einbruch, Erweiterung der Schließanlage, Hinweise auf Sicherheitslücken jeder Art

2.

Aufbewahrung der Schlüssel

Die Schlüssel werden im □ Tresor □ Stahlschrank □ verschließbaren Schrank durch den Verantwortlichen der Schließanlage aufbewahrt. Der Verantwortliche für die Schließanlage führt ein Schlüsselverzeichnis. Er sorgt dafür, dass die erforderliche Anzahl von Schlüsseln zur Verfügung steht und lässt bei Bedarf Kopien von Schlüsseln anfertigen. Jede Beschaffung weiterer Schlüssel ist mit dem verantwortlichen Mitglied der Geschäftsleitung abzustimmen und von diesem zu genehmigen. Er ist verantwortlich für die sichere Verwahrung der Sicherungskarte (Sicherungsschein), die als eindeutiger Nachweis dient, dass die Schließanlage im Besitz der Muster GmbH ist.

3.

Ausgabe der Schlüssel

3.1

Erstausgabe eines Schlüssels

Mitarbeiter erhalten im folgenden Fall einen Schlüssel:

Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses
Nach Ablauf der Probezeit
Bei Änderung und/oder Erweiterung des Aufgabenbereichs im Unternehmen
in folgendem Fall:

Hierzu unterschreibt der Vorgesetzte das Formular "Vergabe der Schließbefugnis" mit den erforderlichen Angaben.

3.2

Wenn der Mitarbeiter erweiterte Schließbefugnis erhält

Erhält ein Mitarbeiter erweiterte Schließbefugnis, so unterschreibt der Vorgesetzte das Formular "Vergabe der Schließbefugnis" mit den erforderlichen Angaben. Gegebenenfalls sind nicht mehr benötigte Schlüssel zurückzufordern bzw. gegen den Schlüssel mit der erweiterten Schließbefugnis auszutauschen.

4.

Rücknahme der Schlüssel

4.1

Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt

Die Rückgabe des Schlüssels beim Verlassen des Unternehmens ist Bestandteil der erforderlichen Schritte, die im Zusammenhang mit dem Verlassen des Unternehmens durch einen Mitarbeiter vorgesehen sind. Der Verantwortliche für die Schließanlage nimmt den Schlüssel entgegen und nimmt die erforderlichen Eintragungen im Schlüsselverzeichnis vor. Er bestätigt die Entgegennahme des Schlüssels auf dem dafür vorgesehenen Formular.

4.2

Wenn der Mitarbeiter eine andere Stelle im Unternehmen antritt

Wird eine Schließbefugnis durch die Tatsache, dass ein Mitarbeiter eine andere Aufgabe im Unternehmen übernimmt, hinfällig, ist der entsprechende Schlüssel zurückzugeben. Der Verantwortliche für die Schließanlage nimmt den Schlüssel entgegen und nimmt die erforderlichen Eintragungen im Schlüsselverzeichnis vor. Er bestätigt die...

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