Technische und organisatori... / 8.1 Muster einer Sollbeschreibung: Technische und organisatorische Maßnahmen

Umgang mit Schlüsseln – Schlüsselverwaltung – Sollzustand

Allgemeine organisatorische Grundsätze

  • Der Geltungsbereich der Verfahrensanweisung zum Umgang mit Schlüsseln ist definiert.
  • Mitarbeiter: Es ist definiert, unter welchen Umständen Mitarbeiter Schlüssel bekommen.
  • Entscheidung durch Vorgesetzte, welcher Mitarbeiter welche Schließbefugnis erhält.
  • Verantwortlicher für die Schließanlage und dessen Aufgaben ist definiert.
  • Verantwortliches Mitglied der Geschäftsführung für die Schließanlage ist bestimmt.

Schließplan

  • Für die Organisation der Zutrittskontrolle mittels Schlüsseln wird ein Schließplan in elektronischer Form geführt.
  • Der Schließplan definiert sich am Sicherheitskonzept des Unternehmens.
  • Schließkreise sind – ggf. unter Beachtung der Sicherheitsanforderungen des Unternehmens – definiert.
  • Verantwortlicher für den Schließplan ist benannt.
  • Technische Beschreibung der Schließanlage liegt in aktuellem Zustand vor.
  • Fortschreibung des Schließplans ist gewährleistet.
  • Regelmäßige Risikoprüfungen werden vorgenommen und dokumentiert (entspricht die Schließanlage noch den Sicherheitsanforderungen – z. B. nach internen Umzügen).

Aufbewahrung der Schlüssel

  • Die Aufbewahrung der Schlüssel (Tresor, Stahlschrank, verschließbarer Schrank) ist geregelt.
  • Es wird ein Schlüsselverzeichnis geführt – ggf. in elektronischer Form.
  • Es ist sichergestellt, dass die erforderliche Anzahl von Schlüsseln zur Verfügung steht, inklusive Kopien und Ersatzschlüsseln.

Ausgabe der Schlüssel

  • Es ist definiert, wann ein Mitarbeiter einen Schlüssel erhält.
  • Der Vorgesetzte oder ein anderer Verantwortlicher unterschreibt das entsprechende Formular "Erteilung der Schließbefugnis".
  • Wenn ein Mitarbeiter erweiterte Schließbefugnis erhält, unterschreibt der Vorgesetzte oder ein anderer Verantwortlicher das Formular "Erteilung der Schließbefugnis".
  • Der Mitarbeiter erhält eine mündliche Belehrung über den Umgang mit Schlüsseln.
  • Der Mitarbeiter unterschreibt eine Schlüsselquittung für den Erhalt des Schlüssels und die darin enthaltene schriftliche Belehrung, die der mündlichen entspricht.

Rücknahme der Schlüssel

  • Die Rückgabe des Schlüssels beim Verlassen des Unternehmens ist Bestandteil der erforderlichen Schritte, die im Zusammenhang mit dem Verlassen des Unternehmens durch einen Mitarbeiter vorgesehen sind.
  • Der Verantwortliche für die Schließanlage nimmt den Schlüssel entgegen und nimmt die erforderlichen Eintragungen im Schlüsselverzeichnis vor.
  • Er bestätigt die Entgegennahme des Schlüssels auf dem dafür vorgesehenen Formular.
  • Der Mitarbeiter erhält eine Bestätigung, dass er den Schlüssel zurückgegeben hat.
  • Wird eine Schließbefugnis durch die Tatsache, dass ein Mitarbeiter eine andere Aufgabe im Unternehmen übernimmt, hinfällig, ist der entsprechende Schlüssel zurückzugeben. Alle anderen Schritte sind identisch mit der Erstausgabe eines Schlüssels.
  • Alle Schritte im Zusammenhang mit der Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln sind verlässlich dokumentiert.

Maßnahmen bei Verlust von Schlüsseln

  • Unmittelbar nach Entdecken des Verlusts von Schlüsseln sind die Schlüsselinhaber verpflichtet, sofortige Meldung an den in der Verfahrensanweisung hierfür benannten Verantwortlichen zu machen.
  • Aufgrund des Schließplans und der Risiko- und Gefährdungsanalyse zu den einzelnen Räumen werden die weiteren Maßnahmen eingeleitet.
  • Für Räume, in denen hohe Risiken identifiziert wurden, werden grundsätzlich die Schlösser sofort ausgetauscht.
  • Gegebenenfalls werden weitere Maßnahmen ergriffen, z. B. können die Zylinder der betroffenen Schlösser durch einen Schließzylinder mit programmierbaren Schlüsseln ersetzt werden, wenn die Kosten für den Austausch der Schlösser zu hoch werden sollten.
  • Handelt es sich beim verlorenen Schlüssel um einen Haupt- oder Generalschlüssel, werden alle weiteren Maßnahmen sofort und direkt mit der Geschäftsführung abgestimmt.
  • Alle Schritte im Zusammenhang mit den Folgen eines Schlüsselverlustes werden sorgfältig dokumentiert.
  • Alle Einzelmaßnahmen im Zusammenhang mit Schließanlage und Schlüsseln werden jeweils mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Verantwortlichen für die Sicherheit im Unternehmen abgestimmt.

Kontrollen/interne Audits

  • Mittels regelmäßiger interner Kontrollen werden der Schließplan und das Schlüsselverzeichnis auf Vollständigkeit und Aktualität geprüft.
  • Der Datenschutzbeauftragte prüft in regelmäßigen Abständen, ob die entsprechenden Listen datenschutzkonform geführt werden.

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