Steuerberater und Kanzleimitarbeiter als Schnittstellenpartner

Zusammenfassung

Überblick

Mandant und Steuerberater rücken dichter zusammen. Über digitale Schnittstellen angebunden, können Prozesse optimiert und die Beratung ausgebaut werden. Dabei zeigt sich, dass sich die Berufsbilder des Steuerberaters und dessen Kanzleimitarbeitern gründlich wandeln – und wandeln müssen, um den Herausforderungen einer digitalen Zukunft gerecht zu werden.

1 Motivation für den Einstieg

Belege werden digital erfasst, Rechnungen per Knopfdruck erstellt und statt Papierdokumente im Pendelordner zu sammeln, werden die Daten in Echtzeit über das Internet vom Mandant zur Kanzlei übertragen. Ein wesentlicher Treiber der Digitalisierung sind die Mandanten. Sie stecken selbst im Prozess der digitalen Umgestaltung, optimieren kontinuierlich ihre Prozesse und nutzen dafür immer bessere Technologien. Es ist ein branchen- und abteilungsübergreifender Prozess. Wer hier nicht den Anschluss verlieren will, muss das Thema offensiv angehen und die Chancen der Digitalisierung für seine Kanzlei ausloten.

Link zum Video Digitalisierung lohnt sich für Mandanten

Dabei wird schnell klar: Die Digitalisierung verändert die Steuerberater-Landschaft grundlegend. Nicht nur technisch muss aufgerüstet werden, auch die internen Prozesse und die Zusammenarbeit mit den Mandanten werden im Zuge der Digitalisierung auf eine neue Stufe gehoben. Einfache Arbeitsabläufe müssen Schritt für Schritt automatisiert werden, damit die Prozesse nicht nur effizient ablaufen, sondern auch den neuen Ansprüchen der zunehmend digitalisierten Mandanten gerecht werden.

Um den Prozess der Kanzlei-Digitalisierung erfolgreich zu gestalten, ist umfangreiches Digital-Know-how nötig – Wissen, dass es sich anzueignen gilt. Denn eines steht fest: Im Zuge der Digitalisierung ändern sich auch die Berufsbilder in der Steuerberatungskanzlei. Der eine oder die andere entwickelt sich zunehmend zu einem Schnittstellenpartner. In dieser Rolle müssen er oder sie alle Prozesse managen, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant elementar sind. In kleinen Büros fällt diese Aufgabe in der Regel dem Inhaber zu. Große Steuerberatungskanzleien können ihre Mitarbeiter schulen oder direkt neue Mitarbeiter einstellen, die neben dem klassischen Fachwissen auch über eine hohe Digital-Affinität verfügen.

Dabei zeigt sich deutlich, wie sich das Berufsbild des Steuerberaters wandelt. Neben dem fachlichen Wissen ist zunehmend ein Verständnis für digitale Lösungen und automatisierte Prozesse gefragt. Mittlerweile wird in Stellenanzeigen immer öfter nach Steuertronikern, Tax Engineers oder digitalen Buchhaltern gesucht. Auch gibt es erste Lehrgänge, in denen man sich z. B. zum „Buchhaltroniker“ weiterbilden kann. Perspektivisch dürfte für Steuerkanzleien eine hohe Digital-Affinität der Bewerber ein wesentliches Einstellungskriterium werden.

2 Mitarbeiter vernetzen, Dokumente managen

Die Digitalisierung der Steuerberatung beginnt in der Regel bei der Kanzlei selbst. Moderne Kanzlei-Management-Software hilft von Rechnungsstellung und Anlagenverwaltung über Lohn und Gehalt, bis hin zur Abrechnung von Reisekosten und Fehlzeiten. Der Vorteil sind klare und effiziente Arbeitsabläufe. Wird die Software als Software-as-a-Service genutzt, ergeben sich weitere Vorteile. In diesem Fall wird die Software nicht in der Kanzlei, sondern in einem sicheren Rechenzentrum gehostet. Die Nutzer können sich ortsunabhängig über das Internet einloggen, egal ob von einem Filialstandort oder dem Home-Office.

Wesentliche Einsparungen ergeben sich auch durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Statt Dokumente und Informationen in der Kanzlei zu organisieren, ist man dank dieser Lösungen in der Lage, Dokumente zu managen. Mithilfe der DMS können unterschiedlichste Dokumente in Dateiform elektronisch verwaltet werden. Damit die Dokumente schnell und einfach gefunden werden können, bieten die Systeme die Möglichkeit einer automatisierten Verschlagwortung.

Einer der größten Nutzwerte dieser digitalen Lösungen ist die digitale Archivierungsmöglichkeit. Statt Ordner in Aktenschränken zu stapeln, werden alle Dokumente vom Scanner bis zum Archiv digital verwaltet. Ein DMS spart somit Platz, Zeit und Kosten. Außerdem können Urheber und Dokumenten-Änderungen ebenso festgehalten werden, wie Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstatus. Ist das System etabliert, wird der gesamte Workflow einer Kanzlei schneller, effizienter und weniger fehleranfällig.

3 Buchhaltung wird digital

Ein weiterer Treiber der Digitalisierung ist die Buchhaltung. Immer mehr Selbstständige und kleine Unternehmen arbeiten mit webbasierten Lösungen, um ihre Buchhaltung zu vereinfachen. Belege werden abfotografiert, Angebote mit wenigen Klicks erstellt und Rechnungseingänge automatisiert abglichen. Mandanten erwarten, dass die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater ebenso einfach ist. Insbesondere die Erwartungshaltung jüngerer Mandanten an eine Buchhaltung ist stark digital geprägt. Niemand muss heute Belege in Ordnern sammeln, Unterlagen per Post schicken oder Akten persönlich seinem Steuerberater überbringen. ...