Schutz vor Haftungsrisiken in China: Schadensprävention ... / 4.11 D&O-Versicherungen

Aus der Perspektive des Risikomanagements muss geprüft werden, welche Risiken in China ggfs. versichert werden können. Mit Blick auf die Managerhaftung in China bieten sich D&O-Versicherungen an. Dabei ist zu bedenken, dass China ein sog. "non-admitted" Staat ist. Dies führt im Ergebnis dazu, dass eine lokale D&O-Versicherung in China abgeschlossen werden muss, um auch in China Versicherungsschutz erhalten zu können. Denn eine D&O-Versicherung, die im Ausland, etwa in Deutschland als sog. "Master-Cover", abgeschlossen wurde, wird keinen Versicherungsschutz in China leisten können.

Hinweis

Schutz vor Haftungsrisiken in China

Unternehmen und Manager, die sich nicht mit ihrer Compliance befassen, können einem erhöhten Haftungsrisiko in China ausgesetzt sein. Dies haben die letzten Jahre gezeigt. Indes können sich Unternehmen und Manager vor Haftungsrisiken in China schützen. Empfehlenswert ist zunächst die Durchführung einer Risikoprüfung im Rahmen einer Compliance Audit, um das aktuelle Risikoprofil zu identifizieren. Auf der Grundlage dieser Bestandsanalyse können – gemeinsam mit dem Management – Compliance Management Systeme zum Schutz gegen bestimmte Haftungsrisiken entwickelt und durchgesetzt werden. Maßgeblich ist, dass die Compliance-Organisation der Tochtergesellschaft in China auf den Prinzipien der Prävention und Kontrolle errichtet ist.

Genehmigungen, Registrierungen, Lizenzen und behördliche Auflagen

• kontinuierliche Überprüfung, ob alle für den Geschäftsbetrieb erforderlichen Genehmigungen, Registrierungen und Lizenzen vorliegen, diese nicht im Widerspruch zueinander stehen und alle behördlichen Auflagen erfüllt sind
• Umwelt-Genehmigungen
• Sonderthemen beachten, bspw. "dual-use" Produkte

Einkauf

• Auswahlprozess der Geschäftspartner (Procurement Screening)
• Standardverträge und Vertragsprüfung
• Reporting- und Freigabesystem
• Guidelines und Checklisten

Vertrieb

• Auswahlprozess und Monitoring von Serviceanbietern und Dritten erforderlich (Performance and Fee Control)
• Standardverträge und Vertragsprüfung
• Reporting- und Freigabesystem
• Guidelines und Checklisten (Do's and Don'ts)
• Schutz gegen Produkthaftungsrisiken

Geschäftsbeziehungen zu Dritten

• Compliance Tools für Geschäftsbeziehungen zu Dritten insbesondere in den Bereichen Logistik, Vermietung, Gebäudemanagement, Reisebüros, Autonutzung entwickeln

Corporate Governance

• Besetzung insbesondere von Legal Representative, Geschäftsführer, Board of Directors bzw. Executive Director, CFO, COO, Head of Procurement, Head of Sales, Supervisor, Compliance Officer und Ombudsmann maßgeblich
• Upgrade des Supervisor zum Compliance Officer
• Implementierung von Reporting-Pflichten, Freigabeverfahren, Genehmigungsvorbehalten und Vier-Augen-Prinzipien

Code of Conduct

• Implementierung eines für China maßgeschneiderten Verhaltenskodexes
• Vorgaben zu Geschenken, zur Vertraulichkeit, zum Umgang mit Geschäftspartnern und zu weiteren im Einzelfall relevanten Themen
• Code of Conduct muss mit klarem Reporting- und Sanktionssystem verbunden sein

Arbeitsverträge und Arbeitnehmerhandbücher

• Arbeitsverträge für Mitarbeiter in leitenden und nicht-leitenden Positionen
• Arbeitnehmerhandbücher
• Mitarbeiterbindung intensivieren
• ggfs. "Belohnung" von Compliance

Compliance Trainings

• Compliance Trainings für Mitarbeiter zur Unternehmenskultur, zu Verhaltenspflichten und Sanktionen
• Compliance Trainings für Mitarbeiter zu Krisensituationen
• üblicherweise mindestens jährlich oder situationsbedingt
• Teilnahme der Mitarbeiter an Compliance Trainings dokumentieren

Konfliktmanagement gegenüber ehemaligen Mitarbeitern

• Konflikte mit ehemaligen Mitarbeitern von Beginn an unterbinden
• Auseinandersetzungen mit ehemaligen Mitarbeitern kann das Management intensiv binden und den Aufbau einer betriebsinternen Compliance-Kultur in China stören

Hinweisgeberfahren (Whistleblowing)

• Implementierung eines Hinweisgeberverfahrens in China prüfen

D&O-Versicherungen

• lokale D&O-Versicherung in China erforderlich