Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die ... / 8 Aufbau der AKV-Matrix

8.1 Aufbau

Im Einzelnen führt die AKV–Matrix in der linken, vertikalen Spalte als Zeilenbezeichnung die für eine Position jeweils möglichen erheblichen gesetzlichen oder unternehmenseigenen Aufgabenstellungen an.

In der Horizontale sind als Spaltenbezeichnung die erst – und zweitstufigen Delegationsempfänger, die Leiter der Unternehmensstäbe und die Beauftragten aufgeführt.

Abb. 1: Beispiel einer AKV-Matrix

AKV-Matrix als Excel-Datei öffnen

8.2 Legende

• "V" = Verantwortung

  Mit dem Kürzel "V" im Schnittpunkt zwischen Aufgabenzeile und Positionsspalte wird angegeben, wer unmittelbar für die Wahrnehmung der entsprechenden Aufgaben verantwortlich ist.

• "DV" = Delegierte Verantwortung

  Mit dem Kürzel "DV" wird angegeben, an wen und für welche Aufgabenbereiche Verantwortung übertragen worden ist.

• "U" = Unterstützung

  Das Kürzel "U" beschreibt, wer im Hinblick auf eine Aufgabe fachliche Unterstützung, Beratung oder unterstützende Dienstleistungen geben soll, ohne direkte Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung zu tragen. Daher typisch für Stabsfunktionen.

• "F" = Freigabe

  Das Kürzel "F" bezeichnet die Befugnis, Konzepten, Standards, Rahmenbedingungen, Verfahren und Strukturen im Vorhinein seine Zustimmung zu erklären bzw. die Notwendigkeit eine solche Zustimmung durch den angegebenen Entscheidungsträger einzuholen.

• "BU" = Beauftragtenunterstützung

  Mit dem Kürzel "BU" wird die Beratung, Schulung und Implementierungskontrolle durch die Unternehmens- oder Betriebsbeauftragten bezeichnet einschließlich ihres Informationsrechtes und der Eskalationspflicht bei unzureichender Aufgabenwahrnehmung durch die in der Linienfunktion unmittelbar Verantwortlichen.

  Mit der Beauftragtenrolle sind keine besonderen operativen Weisungsbefugnisse verbunden. Dies gilt auch für den Fall einer unmittelbaren Gefahr für wichtige Rechtsgüter. Wenn in einem derartigen Fall nicht durch sofortige Eskalation an die Linienverantwortlichen rechtzeitig Abhilfe geschaffen wird, ist jeder Mitarbeiter zum sofortigen Handeln aufgerufen. Der Beauftragte ist aufgrund seiner besonderen Kenntnisse lediglich in der Lage, die Auswirkungen der Gefahr besser zu erkennen, als dies möglicherweise für andere Mitarbeiter gilt.

• "I" = Information

  Das Kürzel "I" erfasst als Sammelbezeichnung verschiedene Arten von Unterrichtungspflichten: Sowohl die fortlaufende Unterrichtungspflicht im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs als auch die ad hoc Informationspflicht aus besonderem Anlass, die zusammengefasste, schwerpunktkonzentrierte Berichterstattung an vorgesetzte Entscheidungsträger, die Information zu Eskalationszwecken und die Berichterstattung durch den Beauftragten an die Geschäftsleitung und/oder Delegationsempfänger.

• "A" = Ausführung

  Mit dem Kürzel "A" wird die Aufgabe zur Umsetzung vorgegebener Weisungen innerhalb vorgegebener Verfahren und Strukturen ohne unmittelbaren Einfluss auf Weisungen, Verfahren oder Strukturen bezeichnet.

  Angesichts des mit der AKV-Matrix in dieser Richtlinie verfolgten Zwecks taucht das Kürzel "A" hier nicht auf.

• "NZ" = nicht zutreffend

  Das Kürzel weist darauf hin, dass eine in der linken Spalte genannte Aufgabenstellung für eine Funktion nicht zutrifft.

• Kontrolle

  Die mit jeder Führungsposition unbeschadet besonderer Kontrollvorgaben untrennbar verbundene allgemeine Kontroll- und Überwachungspflicht, sei es auf der Ebene der unmittelbar Funktions-, Prozess- oder Produktionsverantwortlichen oder sei es auf der Ebene der Geschäftsführung wird nicht gesondert erwähnt, sondern ist Bestandteil der Führungsverantwortung (das Kürzel "V".

  Soweit es um verschiedene Kontrollarten geht, von der Beauftragtenkontrolle zur Kontrolle durch besondere Stabseinheiten wie Qualitäts- oder Risikomanagement, Controlling etc.), werden solche Kontrollaufgaben in der AKV – Matrix ohne nähere Spezifizierung unter dem Kürzel U = Unterstützung oder BU = Beauftragtenunterstützung erfasst.

8.3 Interpretationsbeispiel zur AKV-Matrix

Am Beispiel der Zeilen

• Arbeitsschutz
• Datenschutz
• Strahlenschutz
• Arbeitszeit

In Abb. 1 erläutern wir, wie die Eintragungen zu "lesen" sind:

Arbeitssicherheit/Technische Sicherheit

Die Gesamtverantwortung (V) des Geschäftsbereichsleiters wurde für dieses Gebiet delegiert an den Produktionsleiter (DV, delegierte Verantwortung). Dieser wiederum wird unterstützt durch den Arbeitssicherheitsbeauftragten (BU, Beauftragtenunterstützung). "BU" wurde in diesem Fall gewählt, da der Arbeitssicherheitsbeauftragte üblicherweise dem Produktionsleiter in dieser Funktion nicht hierarchisch unterstellt ist.

Datenschutz

Der Datenschutzbeauftragte der Organisation hat die gesamte Verantwortung im Unternehmen. Alle anderen Personen haben bei diesem Beispiel keinerlei Verantwortung für den Datenschutz, auch nicht der Geschäftsbereichsleiter. Diese Tatsache ist in den Delegationsschreiben entsprechend zu formulieren.

Strahlen-/Röntgenschutz

Die Gesamtverantwortung (V) des Geschäftsbereichsleiters wurde für dieses Gebiet an den Produktionsleiter und den Entwicklungsleiter delegiert, jeweils für ihre Verantwortungsbereiche. (DV, delegierte Verantwor...