Mindestanforderungen an das Risikomanagement 2021 / BT 2.4 Berichtspflicht

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Über jede Prüfung muss von der Internen Revision zeitnah ein schriftlicher Bericht angefertigt und grundsätzlich den fachlich zuständigen Mitgliedern der Geschäftsleitung vorgelegt werden. Der Bericht muss insbesondere eine Darstellung des Prüfungsgegenstandes und der Prüfungsfeststellungen, ggf. einschließlich der vorgesehenen Maßnahmen, enthalten. Wesentliche Mängel sind besonders herauszustellen. Dabei sind die Prüfungsergebnisse zu beurteilen. Bei schwerwiegenden Mängeln muss der Bericht unverzüglich der Geschäftsleitung vorgelegt werden. Erläuterung: Abstufung der Mängel Das Rundschreiben unterscheidet in BT 2 zwischen "wesentlichen", "schwerwiegenden" und "besonders schwerwiegenden" Mängeln. Damit wird eine ordinale Abstufung hinsichtlich der (potenziellen) Bedeutung der unter Risikogesichtspunkten relevanten festgestellten Mängel erreicht. Die genaue Abgrenzung der einzelnen Stufen bleibt dem jeweiligen Institut überlassen. Es liegt im Ermessen des Instituts, für unter Risikogesichtspunkten weniger relevante festgestellte Mängel eigene Festlegungen zu treffen.

2	Die Prüfungen sind durch Arbeitsunterlagen zu dokumentieren. Aus ihnen müssen die durchgeführten Arbeiten sowie die festgestellten Mängel und Schlussfolgerungen für sachkundige Dritte nachvollziehbar hervorgehen.

3	Besteht hinsichtlich der zur Erledigung der Feststellungen zu ergreifenden Maßnahmen keine Einigkeit zwischen geprüfter Organisationseinheit und Interner Revision, so ist von der geprüften Organisationseinheit eine Stellungnahme hierzu abzugeben.

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Die Interne Revision hat zeitnah einen Quartalsberichtbericht über die von ihr seit dem Stichtag des letzten Quartalsberichts durchgeführten Prüfungen zu verfassen und zeitnah der Geschäftsleitung und dem Aufsichtsorgan vorzulegen. Der Quartalsbericht muss über die wesentlichen oder höher eingestuften Mängel, die beschlossenen Maßnahmen sowie den Status dieser Maßnahmen informieren. Es ist ferner darzulegen, ob und inwieweit die Vorgaben des Prüfungsplans eingehalten wurden. Die Interne Revision hat außerdem über die im Jahresablauf festgestellten schwerwiegenden sowie über die noch nicht behobenen wesentlichen Mängel in inhaltlich prägnanter Form an die Geschäftsleitung und das Aufsichtsorgan zu berichten (Jahresbericht). Die aufgedeckten schwerwiegenden Mängel, die beschlossenen Maßnahmen sowie der Status dieser Maßnahmen sind dabei besonders hervorzuheben. Über besonders schwerwiegende Mängel hat die Interne Revision unverzüglich zu berichten. Erläuterung: Darstellung von Feststellungen im Quartalsbericht Die Darstellung kann dabei akzentuiert vorgenommen werden. Gleichartige Einzelfeststellungen sowie der Stand der beschlossenen Umsetzungsmaßnahmen können inhaltlich zusammengefasst werden. Erläuterung: Berichterstattung an das Aufsichtsorgan Die Berichterstattung an das Aufsichtsorgan kann auch über die Geschäftsleitung erfolgen, sofern dadurch keine nennenswerte Verzögerung der Information des Aufsichtsorgans verbunden und der Inhalt der Berichterstattung an Geschäftsleitung und Aufsichtsorgan deckungsgleich ist. Erläuterung: Zusammenfassung des vierten Quartalsberichts und des Jahresberichts Der vierte Quartalsbericht und der Jahresbericht können auch als jeweils gesonderte Abschnitte in einem Bericht zusammengefasst werden.

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Ergeben sich im Rahmen der Prüfungen schwerwiegende Feststellungen gegen Geschäftsleiter, so ist der Geschäftsleitung unverzüglich Bericht zu erstatten. Diese hat unverzüglich den Vorsitzenden des Aufsichtsorgans sowie die Aufsichtsinstitutionen (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, Deutsche Bundesbank) zu informieren. Kommt die Geschäftsleitung ihrer Berichtspflicht nicht nach oder beschließt sie keine sachgerechten Maßnahmen, so hat die Interne Revision den Vorsitzenden des Aufsichtsorgans zu unterrichten.

6	Revisionsberichte und Arbeitsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.