Man kann auch einzelne Dokumente mit einem Passwort schützen. Mehr zur Qualität des Passwortes lesen Sie im nächsten Kapitel. Ob die Datei jedoch an sich entschlüsselt werden kann, hängt wiederum von der Komplexität des verwendeten Algorithmus ab. Unter Office 2003 wurden lediglich Algorithmen mit einer Tiefe von 40 Bit verwendet. Diese waren mit einfachen Rechnern grundsätzlich in kürzester Zeit zu knacken. Somit ist es nicht zu empfehlen, ein Word-2003-Dokument mit einem Passwort zu versehen. Es bietet in diesem Fall keinen nennenswerten Schutz. Gleiches gilt für Excel- und andere Daten aus dem Paket Office 2003.
Anders sieht die Situation ab Office 2007 aus. Alle Dateien aus den Programmen mit Office 2007 oder Office 2010 (und den Folgeversionen) sind offenbar mit einem 128 Bit tiefen Algorithmus verschlüsselt. Voraussetzung ist jedoch, dass man das Format docx wählt. Will man eine Datei aus Gründen der Kompatibilität im doc-Format versenden, greift wiederum nur der 40-Bit-Schlüssel.
Man kann bei einem Word-Dokument im docx-Format noch entscheiden, welche Einschränkung man vornehmen möchte. Möchte man den Schreib-/Lesezugriff generell einschränken, so kann man dies mit einem Passwort tun. Man kann auch die Art der Bearbeitung durch den Empfänger detailliert regeln, z. B. Überarbeitungen erlauben oder nur das Ausfüllen von Formularen. Näheres hierzu findet man in den entsprechenden Hinweisen auf der Homepage von Microsoft. Die vom Autor verwendeten Suchbegriffe waren "Microsoft" und "Dokument" und "verschlüsseln".
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