Am einfachsten vermeidet man diese unerwünschte Weitergabe, indem man die Datei in das PDF-Format umwandelt. Hierzu gibt es zahlreiche, auch kostenfreie, Programme. Ab Office 2007 ist die Möglichkeit der Umwandlung in das PDF-Format auch in Word und Excel enthalten. Da man eine PDF-Datei außerdem noch mit einem Passwort versehen kann, ist hier schon einiges für die Vertraulichkeit von Dateien getan.
Normalerweise arbeiten die PDF-Konverter wie ein Drucker. Die Originaldokumente werden an den "Quasi-Drucker" PDF-Konverter ausgegeben und dort in ein PDF gedruckt. Diese PDF-Datei lässt sich dann mit jedem PDF-Leseprogramm lesen und gegebenenfalls (je nach Einstellungen beim Versand) weiterbearbeiten.
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