Geschenke und Einladungen im Geschäftsleben

Kurzbeschreibung

Geschenke und Einladungen in angemessenem Umfang können ein legitimes Mittel zum Aufbau und zur Vertiefung von Geschäftsbeziehungen sein. Dabei lauern jedoch auch zahlreiche Fallstricke. Das Merkblatt nennt typische Verhaltensweisen, die daher im eigenen Interesse der Mitarbeiter wie auch im Interesse des Unternehmens vermieden werden sollten.

Zweck des Merkblatts

Der tägliche Umgang mit Geschenken, Zuwendungen und Einladungen spielt für die praktische Compliance-Kultur im Unternehmen eine besondere Rolle, sei es in Bezug auf den Geschäftsstil gegenüber Kunden, Lieferanten und Dienstleistern, sei es intern zur Vermeidung von Interessenkonflikten und des Einstiegs in Korruption. Ziel des Merkblatts ist es daher, die Regeln aus dem Verhaltenskodex hierzu, die sich unmittelbar an Mitarbeiter wenden, auf den Punkt gebracht in zusammengefasster Form darzustellen. Erfahrungsgemäß vergrößert dies die Wahrnehmungschancen bei den Mitarbeitern.

Aus diesem Grund enthält das Merkblatt keine Ausführungen zu unternehmensinternen Prozessen, wie z. B. Fragen der Versteuerung oder Genehmigungszuständigkeiten, sofern es hierbei nicht um direkte Verhaltensanforderungen für Mitarbeiter geht. Gegebenenfalls können solche Anweisungen in eine Geschenk- und Zuwendungsrichtlinie aufgenommen werden. Allerdings müsste eine besondere Richtlinie über den Umgang mit Geschenken, Zuwendungen und Einladungen sorgfältig mit den hierzu bereits bestehenden Anweisungen und Formularen abgestimmt werden, um Überschneidungen oder Redundanz zu vermeiden.

Inhaltliche Ausrichtung und die Konsequenzen von Verstößen

Inhaltlich sind die Regeln von folgender Auffassung geprägt: Geschenke und Einladungen in angemessenen Umgang können ein legitimes Mittel zum Aufbau und Vertiefung von Geschäftsbeziehungen sein. Sie dürfen aber niemals die berufliche Unabhängigkeit und Urteilskraft der Beteiligten in Frage stellen oder potenzielle Abhängigkeiten begründen. Dabei ist die Wahrnehmung Dritter, nicht die der unmittelbar Beteiligten entscheidend. Es gilt, schon den Anschein etwaiger Abhängigkeiten zu vermeiden.

Das Merkblatt nennt typische Verhaltensweisen, die hierbei zu Fallstricken werden können und daher im eigenen Interesse der Mitarbeiter wie auch im Interesse des Unternehmens vermieden werden sollten. Grundgedanke ist, dass die primäre Verantwortung für die Einhaltung von Compliance-Regeln zunächst bei jedem Mitarbeiter selbst liegt und diese in die Lage versetzt werden sollen, in der täglichen Arbeitspraxis richtige Entscheidungen zu treffen. Eine Missachtung der Regeln durch Mitarbeiter sollte durch Führungskräfte aufgegriffen werden: Im Wege der Beratung oder ggf. bei schwerwiegenderen oder wiederholten Verstößen nach Prüfung unter arbeitsrechtlichen Maßstäben auch durch arbeitsrechtliche Maßnahmen.

Strafrechtlich können Zuwendungen mit der Absicht, sich hierdurch einen unlauteren geschäftlichen Vorteil zu verschaffen, als Bestechung bzw. Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr (§ 299 Abs. 1 und 2 StGB) zu werten sein. Im Zusammenhang mit der Einleitung von Ermittlungsverfahren wird aus der verdeckten Art und Weise und der Höhe oder Unangemessenheit von Zuwendungen nicht selten auf eine entsprechende Unrechtsvereinbarung geschlossen.

Umgang mit dem Merkblatt

Prüfen Sie zunächst, ob die Ausgangsüberlegungen des Merkblatts mit Ihren Vorstellungen übereinstimmen und nehmen sie ggfs. entsprechende Anpassungen und Konkretisierungen vor.

Bitte prüfen Sie in diesem Zusammenhang auch die Vorschriften Ihres Verhaltenskodex, damit kein Widerspruch zwischen Verhaltenskodex und Merkblatt entsteht.

Häufig gebrauchte Varianten

So können gute Gründe dafür sprechen, für das Unternehmen insgesamt oder für bestimmte Funktionen, (z. B. den Einkauf), striktere Regeln vorzusehen. Hierzu zählt etwa das allgemeine Verbot, Geschenke von Lieferanten oder Dienstleistern anzunehmen, bzw. solche zu machen. Für bestimmte Branchen, wie z. B. die pharmazeutische Industrie, sind heute bereits solche Verbote in den branchenweit gültigen Transparenz- und Verhaltenskodizes enthalten. Bitte beachten Sie dabei, dass, falls sich Ihr Unternehmen zu strikteren Standards entschließt, Sie in der Lage sein sollten, diese Standards in der Praxis konsequent durchzuhalten. Das gleiche gilt für besondere Berichts- oder Genehmigungspflichten.

Eine häufig gewählte Form der Konkretisierung ist die Angabe von Wertgrenzen für Geschenke. Typischerweise wird dabei für Geschenke ein Betrag zwischen 35 und 50 EUR genannt. Hierbei sollte die Formulierung deutlich machen, dass es sich um eine Orientierungsgröße handelt.

Sofern Sie sich hierzu entschließen, sollte eine entsprechende Präzisierung aber bereits in den Verhaltensgrundsätzen (Code of Conduct) erfolgen und im Merkblatt dann nur noch stichwortartig wiederholt werden.

Häufig wird als Voraussetzung für die Teilnahme an Einladungen zu Veranstaltungen auch verlangt, dass die eigenen Reise- und Übernachtungskosten vom Unternehmen selbst getragen werden.

Was die Erfassung von Geschenken und Einladungen im Rechnungswesen oder Management Reporting angeht, beschränkt sich...