Festlegen der Zuständigkeiten im Arbeitsschutz / 2.3 Zuständigkeitsmatrix (Aufgaben- und Funktionsmatrix) erstellen und abstimmen

Die im ersten Schritt ermittelten Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz sind nun den Arbeitsschutzakteuren (Aufgaben- und Funktionsträgern) zuzuordnen. Eine besonders übersichtliche Form stellt die Zuständigkeitsmatrix dar, die teilweise auch als Aufgaben- und Funktionsmatrix bezeichnet wird (siehe nachfolgendes Beispiel).

Praxis-Tipp

So gehen Sie vor

1. Klären Sie, in welcher Form die Zuordnung der ermittelten Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz zu den festgelegten Arbeitsschutzakteuren (Aufgaben- und Funktionsträgern) erfolgen soll (z. B. durch eineZuständigkeitsmatrix).

   Wenn das Unternehmen bereits in einem anderen Managementsystem eine Zuständigkeitsmatrix oder etwas vergleichbares praktiziert, sollten Sie sich an diesem Standard orientieren.

2. Erstellen Sie eine Vorlage, beispielsweise eine leere Zuständigkeitsmatrix (als Arbeitshilfe können Sie hierfür das Formular "Zuständigkeitsmatrix (Aufgaben- und Funktionsmatrix) im Arbeitsschutz" verwenden). Passen Sie im Formular

   • die Auflistung der Pflichten und Aufgaben im Arbeitsschutz unternehmensspezifisch an,
   • die Auflistung der Arbeitsschutzakteure unternehmensspezifisch an,

   • die Differenzierung der Aufgabenwahrnehmung unternehmensspezifisch an; empfehlenswert ist folgende Differenzierung:

     • V = Verantwortung
     • P = Prozessbeauftragter (Federführung und Verantwortung für die Durchführung)
     • B = Beratung auf Anforderung
     • M = Mitwirkung (Beteiligung oder Konsultation)
     • I = informieren durch Verantwortlichen bzw. Prozessbeauftragten
     • ggf. ist diese Differenzierung um die Ausprägung MB für Mitbestimmung zu ergänzen.

3. Ausfüllen der Zuständigkeitsmatrix.

   • Vorgehensweise: Da damit die Zuweisung der Zuständigkeiten vorbereitet wird, ist dies ein sehr wichtiger Prozess, der viel Diskussion auslösen sollte. Für die Akzeptanz ist die Auseinandersetzung mit den Zuständigkeiten und die Einbeziehung sehr wichtig. Da nicht alle Beschäftigten einbezogen werden können, sollten Vertreter aller Akteursgruppen an diesem "Aushandlungsprozess" beteiligt werden. Dies kann beispielsweise in einem Workshop, den die Arbeitsgruppe "Zuständigkeiten im Arbeitsschutz" vorbereitet, erfolgen. Einzuladen sind hierfür jeweils ein Vertreter der einzelnen Akteursgruppen. Anhand der Zuständigkeitsmatrix legt dann dieser Kreis im Konsens für jede aufgelistete Aufgabe fest, von wem diese in welcher Form (V, P, B etc.) wahrzunehmen ist (siehe nachfolgendes Beispiel). Die Moderation sollte der AMS-Beauftragte oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit übernehmen.
   • Wichtig: Füllen Sie die Zuständigkeitsmatrix gemeinsam und für alle Teilnehmer sichtbar aus. Achten Sie auf Konsens!
4. Dokumentieren Sie das Ergebnis und bitten Sie die Vertreter der einzelnen Akteursgruppen, das Ergebnis zu kommunizieren.

Praxis-Beispiel

Auszug aus einer Aufgaben- und Funktionsmatrix eines mittelständischen Metallverarbeiters