Delegations- und Beauftragten-Richtlinie (für die Compliance-Organisation)

Kurzbeschreibung

Die Delegation von Pflichten muss in einem Unternehmen eindeutig geregelt sein. Dazu dient die Delegations- und Beauftragten-Richtlinie.

Fachliche Grundlagen

Eine ausführliche Anleitung zur Pflichtendelegation (PD) und zur Anwendung dieser und weiterer Arbeitshilfen finden Sie in dem Beitrag "Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die Compliance-Organisation".

Delegations- und Beauftragten-Richtlinie der <Unternehmen>

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Richtlinie über die Delegation von Unternehmerpflichten und -kompetenzen zur Wahrnehmung in eigener Verantwortung

und

gesetzliche vorgesehene Unternehmens- oder Betriebsbeauftragte und andere interne Beauftragte mit vergleichbarer Funktion

(nachfolgend Delegations- und Beauftragten-Richtlinie)

1. Zielsetzung und Gegenstand der Delegations- und Beauftragten-Richtlinie

1.1	Zielsetzung Regeltreue sowie Redlichkeit nach innen und außen sind nach fester Auffassung der Geschäftsleitung wesentliche Voraussetzungen für den nachhaltigen Unternehmenserfolg der <Unternehmen>. Redlichkeit und Regeltreue bilden eine ständige Verpflichtung jeder Führungskraft und jedes Mitarbeiters, die hierzu im Unternehmen durch verschiedene Funktionen, Verfahren und Richtlinien unterstützt und angehalten werden.
1.2	Regelungsgegenstand Die nachstehende Richtlinie regelt, wie gesetzliche Pflichten der Unternehmensleitung, die im öffentlichen Interesse bußgeldbewehrt sind, in einer arbeitsteiligen Organisation von der Geschäftsleitung (Delegierender) auf nachgeordnete Führungsebenen (Delegationsempfänger) zur Wahrnehmung in eigener Verantwortung übertragen werden können, einschließlich der in diesem Zusammenhang erforderlichen Delegationsschreiben. allgemeine Grundsätze und Verfahren für Bestellung, Aufgaben und Befugnisse von Unternehmens- und Betriebsbeauftragten oder besonderen Fachkräften, die in einzelnen Gesetzen und behördlichen Anordnungen, wie z.B. dem BImSchG, ASiG, KrWG, BDSG, den BGV, den Grundsätzen der Bundesregierung zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren von Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern oder dem LuftSi vorgesehen sind, um die Geschäftsleitung bei der ordnungsgemäßen Wahrnehmung der mit diesen Regelungen geschützten Rechtsgüter und öffentlichen Interessen zu unterstützen einschließlich der in diesem Zusammenhang erforderlichen Bestellungsschreiben. wie die jeweils vorgesehene Teildelegation der Geschäftsleitungsverantwortung auf nachgeordnete Führungskräfte und die Bestellung von Beauftragten oder besonderen Fachkräften innerhalb der Organisationsstruktur des Unternehmens verwirklicht werden soll, insbesondere mit Blick auf die Schnittstellen zwischen verschiedenen Funktionsträgern sowie den mit der Delegation von Unternehmerpflichten und -kompetenzen sowie der Bestellung von Beauftragten oder besonderen Fachkräften verbundenen Initiativ-, Berichterstattungs- und Eskalationspflichten. Diesem Zweck dient die AKV-Matrix (AKV = Aufgaben – Kompetenzen – Verantwortung), die den Delegations- und Beauftragtenbestellungsschreiben als Anhang beigefügt ist.
1.3	Verhältnis zur vorhandenen Organisation Maßnahmen nach dieser Richtlinie ergänzen die vorgegebene Organisationsstruktur von <Unternehmen> und die zur Verwirklichung der Unternehmensziele vorgesehenen Richtlinien, Verfahren und Funktionsabläufe. Maßnahmen und Prüfschritte, die von den Delegationsempfängern sowie den Unternehmens- und Betriebsbeauftragten oder besonderen Fachkräften zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der dem Unternehmen und ihnen von Gesetzes wegen obliegenden Aufgaben im Einzelnen vorgenommen werden sollen oder vorgesehen sind, wie z.B. die Einrichtung eines Arbeitsschutzausschusses entsprechend dem ASiG, sind nicht Gegenstand dieser Richtlinie. Sie sind von der Geschäftsleitung, den Delegationsempfängern oder den Beauftragten oder besonderen Fachkräften vielmehr jeweils gesondert festzulegen, soweit hierzu in Anbetracht der ohnedies bereits bestehenden Anweisungen, Verfahren, Kontroll- und Ausbildungsmaßnahmen Veranlassung besteht.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für sämtliche Standorte der <Unternehmen>.

3. Die Verantwortlichkeit auf Geschäftsführungsebene

3.1

Kollegialverantwortung Grundsätzlich obliegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfüllung der Unternehmenspflichten aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben unbeschadet einer Delegationsmöglichkeit nach Ziffer 3 dieser Richtlinie der Geschäftsführung von <Unternehmen> als Kollegialorgan.

3.2

Horizontale Delegation Soweit gesetzliche Regeln, wie z.B. §§ 52a Abs. 1 BImSchG oder 58 Abs. 1 KrWG oder vergleichbare behördliche Entscheidungen, wie z.B. die Grundsätze der Bundesregierung zur Prüfung der Zuverlässigkeit von Exporteuren von Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern, für bestimmte Aufgabenkreise die besondere Benennung eines Verantwortlichen auf Unternehmensorganebene vorsehen, benennen die Organe von <Unternehmen> ein Geschäftsführungsmitglied, das für den jeweils angesprochenen Aufgabenkreis verantwortlich ist (horizontale Delegation). Dieses Mitglied der Geschäftsführung wird d...