Compliance als Teil eines i... / 5.1.3 Kontrollanforderung beim Thema Geschenke und Einladungen

Rechtliches und regulatorisches Umfeld

Geschenke und Einladungen können generell als Bestechung angesehen werden (nach dem UK Bribery Act sogar ohne entsprechenden Vorsatz; hier genügt, dass ein verständiger Bürger des Königreichs von einer Bestechungshandlung ausgehen muss). Daher gilt es, insbesondere folgende Grundregeln zu beachten: Das Geschenk oder die Einladung müssen nach lokalem Recht erlaubt und in ihrem Wert und ihrer Häufigkeit dem Anlass und dem Rang insbesondere des Beschenkten oder Eingeladenen angemessen sein. Außerdem ist auf korrekte Verbuchung und transparente Dokumentation zu achten.

Risiko

Es besteht ein Risiko, dass Mitarbeiter potentielle Kunden über Geschenke und Einladungen beeinflussen, um sich so unerlaubte Vorteile zu verschaffen. Ein anderes Risiko besteht darin, dass Mitarbeiter Geld über die Rückerstattung nicht erfolgter Einladungen erhalten, das dann entweder für eigene oder auch für korrupte Zwecke verwendet werden kann.

Maßnahme

Zuwendungen an Dritte müssen wie vorgeschrieben dokumentiert und eventuell durch die Compliance-Organisation vorab genehmigt werden.

Kontrolle

Aus den von der Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellten Transaktions-Übersichten werden Stichproben gezogen und überprüft, ob hier die erfassten Zuwendungen korrekt dargestellt wurden. Rechnungen von Restaurants oder Belege für gekaufte Geschenke werden auf ihre Ordnungsmäßigkeit hin überprüft, da es immer wieder vorkommt, dass den Erstattungsanträgen beigelegten Fapiaos, den typische Belegen in China, notwendige Merkmale fehlen. Auch fortlaufende Nummern einzelner Belege können Anzeichen dafür sein, dass diese Belege gefälscht sind und vielleicht von einem jener "Händler" gekauft wurden, die Interessierten unter der Angabe entsprechender Telefonnummern an Chinas Hauswänden den Verkauf solcher Fapiaos andienen.

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