Beim Thema E-Mail-Archivierung gibt es oft noch erhebliche Unsicherheiten. Der Branchenverband BITKOM hat einen Leitfaden herausgegeben, der die wichtigsten Fragen beantwortet, z. B. zum Umgang mit privaten E-Mails.
Im BITKOM-Blog gibt der Vorsitzende des Arbeitskreises E-Mail-Management, Stephan Gehling, Antworten auf drei häufig gestellte Fragen zur Archivierung von E-Mails.
Welche E-Mails müssen in Unternehmen archiviert werden?
Die Archivierungspflicht ist in unterschiedlichen Gesetzen geregelt. So sind etwa die Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (§ 57 HGB) zum Umfang der zu archivierenden Dokumente und den Aufbewahrungszeiten auch auf E-Mails übertragbar. Die Vorgaben zu steuerrechtlich bedeutsamen Dokumenten und E-Mails sind in der Abgabenordnung zu finden. Darüber hinaus existieren verschiedene branchenspezifische Gesetze und Richtlinien zum Umgang mit Dokumenten, die auch auf E-Mails übertragbar sind.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für E-Mails?
Die Fristen hängen von den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben ab. Nach den handelsrechtlichen Bestimmungen müssen Dokumente sechs Jahre aufbewahrt werden, steuerrechtlich relevante Dokumente müssen sogar zehn Jahre archiviert werden, wobei die Fristen jeweils mit dem Abschluss des Kalenderjahres beginnen. In einigen branchenbezogenen Regelungen sind sogar noch längere Fristen vorgesehen.
Worauf ist beim Umgang mit privaten E-Mails zu achten?
Bei der automatisierten E-Mail-Archivierung, die für eine revisionssichere E-Mail-Speicherung notwendig ist, und einer privaten Nutzung der E-Mail-Konten der Arbeitnehmer gibt es einen Konflikt im Hinblick auf den Datenschutz, denn nach Vorgaben des Datenschutzgesetzes (§ 3 und § 4 BDSG) dürfen Arbeitgeber nicht auf private E-Mails der Arbeitnehmer zugreifen. Dieser Konflikt lässt sich etwa durch eine Betriebsvereinbarung umgehen, durch die eine private Nutzung der beruflichen E-Mail-Adresse ausgeschlossen wird. Allerdings muss dieses Verbot in regelmäßigen Abständen auch kontrolliert werden, da die Vereinbarung sonst ihre Wirkung verliert.
ist die Privatnutzung von Internet- oder E-Mail im Unternehmen erlaubt, sollte von der Geltung des Fernmeldegeheimnisses ausgegangen werden. Das Unternehmen kann dann nicht der Einfachheit halber alle E-Mails einheitlich verwalten und archivieren. Private E-Mails müssen deshalb in separaten Mail-Ordnern abgelegt werden, die aus der Archivierung ausgeklammert sind. Damit der Arbeitgeber trotz erlaubter Privatnutzung des E-Mail-Accounts Einblick in die E-Mails seiner Mitarbeiter nehmen kann, empfehlen Datenschutzexperten, die Privatnutzung von E-Mail nur gegen eine Einwilligung in (angemessene) Zugriffs- und Kontrollrechte zuzulassen.
Mit besten Grüßen
Gerda Lüpken-Räder, Redaktion Datenschutz