| Compliancemanagement

IT-Lösungen müssen nicht kompliziert sein

Bild: Haufe Online Redaktion

Die vielen Compliance-Vorgaben stellen immer wieder eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Auch weil die Regelwerke ständig aktualisiert und erweitert werden. IT-gestütztes Compliancemanagement kann hierbei entlastend wirken. Dadurch werden einzuhaltende Vorgaben mit den entsprechenden IT- und Geschäftsprozessen verzahnt.

Manche Regelwerke sind so umfassend, dass ein Compliancebeauftragter oder eine Compliance-Abteilung sie nicht mehr in ihrer Gesamtheit überschauen kann. Doch das ist deren Pflicht und Aufgabe. Dazu kommt, dass Vorgaben und Richtlinien aus anderen Themenbereichen auch zu berücksichtigen sind.

IT-Lösungen können helfen

Ohne Computer geht das fast nicht mehr. Er kann helfen, die Sammlung von Richtlinien und Prozessen zu strukturieren. So lassen sich Abweichungen bei neuen Richtlinien oder laufenden Geschäftsprozessen sofort erkennen.

Wichtige Schritte zu einer IT-gestützen Compliance

  • Bestandsaufnahme aller für das Unternehmen relevanter Compliance-Anforderungen – von internen Richtlinien, rechtsverbindlichen Vorschriften und Kundenanforderungen bis zu internationalen Regularien,
  • Aufbau einer Datenbank unter Berücksichtigung von IT-Themen wie Netzwerksicherheit, Verschlüsselung, Authentifizierung etc.,
  • Identifizierung, Dokumentation und Integration der unternehmensspezifischen Abläufe und Entwicklung automatisierter Compliance-Prozesse, wie z. B. Formulieren und Delegieren von Pflichten,
  • Prüfung der Umsetzung von Pflichten,
  • Anzeige, ob die Compliance-Anforderungen eingehalten werden.

Berichte und Protokolle vereinfachen Audits

Eine IT-gestützte Compliance kann als Grundlage für ein Compliancemanagement genutzt werden. Die erzeugten Berichte und Protokolle können eine große Hilfe für interne und externe Audits darstellen. Mit ihnen lässt sich z. B. schnell und sicher belegen, dass Vorschriften eingehalten werden.

Damit die IT selbst nicht zum Compliance-Risiko wird

Ein Risiko ist allerdings die IT selbst. Sie muss bestmöglich geschützt werden. Denn fallen Server etwa durch einen Cyber-Angriff aus, kann das auch für das Compliancemanagement einen Arbeitsstillstand zur Folge haben.

Haufe Compliance Office unterstützt Sie beim Compliance-Management

Die Fachdatenbank Haufe Compliance Office zeigt Ihnen, wie Sie Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien wirksam und unter Nutzung bestehender Ressourcen vorbeugen. Dabei senken Sie den Aufwand für die Compliance-Organisation wie auch für die Mitarbeiter auf das notwendige Minimum.

Rechtspflichten managen mit dem Haufe Vorschriften Manager

Mit dem Haufe Vorschriften Manager können Sie individuelle Rechtskataster erstellen und die sich daraus für Sie ergebenden Pflichten ableiten, delegieren und dokumentieren. Ein integrierter Workflow optimiert dabei das Zusammenspiel zwischen Compliance-Beauftragtem, Bereichsleiter und Anlagenverantwortlichen.

Schlagworte zum Thema:  Compliance-Manager, Compliance-Officer, Compliance-Organisation, Compliance-Management, Compliance-Beauftragter, Compliance

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