Compliance trotz Wachstum: Change-Prozesse meistern

Wenn kleine Unternehmen groß werden, ändert sich einiges. Die Atmosphäre wird anonymer, die Prozesse komplexer, die Organisation unübersichtlicher - eine echte Herausforderung, nicht zuletzt für das Compliance-Management.

Im Gespräch mit der Haufe-Redaktion erklärt Joachim Maschlanka, Internal Audit Director und Compliance Officer bei der mittelständischen Overlack AG in Mönchengladbach, wie sie aus Compliance-Sicht mit dem Change-Prozess umgehen.

Familiengeführtes Traditionsunternehmen im Change-Prozess

Haufe Online Redaktion: Herr Maschlanka, die Overlack AG ist noch immer familiengeführt. Welche Vorteile hat ein Traditionsunternehmen gegenüber anderen Unternehmensformen?

Joachim Maschlanka: Die persönlichen Beziehungen sind der größte Vorteil, den wir als mittelständisches Unternehmen gegenüber einem Großkonzern haben. Es haben sich zum Teil langjährige Freundschaften entwickelt und das Zugehörigkeitsgefühl ist stark ausgeprägt. Die Identifikation der Mitarbeiter ist sehr hoch, was sich auch in teilweise sehr langer Betriebszugehörigkeit widerspiegelt. Und wir haben Spaß an dem, was wir tun.

Compliance trotz Wachstum - wenn der Flurfunk nicht mehr funktioniert

Haufe Online Redaktion: Und was hat sich über die Jahre verändert?

Joachim Maschlanka: Overlack hat sich seit der Firmengründung 1922 sehr gut entwickelt, ist organisch ebenso gewachsen wie durch Akquisitionen. Doch wenn ein Unternehmen wächst, braucht es mehr Struktur und Regelungen, der Flurfunk funktioniert dann nicht mehr. Die Verhältnisse lassen sich leider nicht 1:1 von einem Unternehmen mit vielleicht 50 Mitarbeitern auf eines mit 1.000 übertragen. Wachstum bedeutet Veränderung. Regulatorische Anforderungen spielen zunehmend eine Rolle und hier kommt Compliance ins Spiel, welches als Maßstab für die Zuverlässigkeit eines Unternehmens immer wichtiger wird.

Den Wandel durchzuführen, zu begleiten und die positiven mittelständischen Gepflogenheiten, vorhandene Werte und die Unternehmenskultur beizubehalten, das sehe ich als die schwierigste Managementaufgabe bei einem Wachstumsprozess. Denn die Unternehmenskultur und damit verbunden das Betriebsklima sind entscheidend, damit ein Unternehmen dauerhaft erfolgreich ist.

Compliance bei Overlack - mehr als nur Vorschriften einhalten

Haufe Online Redaktion: Wirtschaftlicher Erfolg und gesellschaftliche Verantwortung gehören bei der Overlack Gruppe seit jeher zusammen. Wie äußert sich das?

Joachim Maschlanka: Die nachhaltige Verantwortung für Mensch und Umwelt hat bei Overlack einen sehr hohen Stellenwert. Das Unternehmen nimmt z. B. seit 1997 am Responsible Care Programm teil, ist also bereit, sich stetig zu verbessern und freiwillig mehr zu tun, als Gesetze und Vorschriften vorschreiben. Seit 2012 unterstützt Overlack den FECC. Der FECC ist der Zusammenschluss vieler europäischer Chemiedistributoren, die sich freiwillig ethischen und unternehmerischen Grundsätzen verpflichtet haben. Darüber hinaus ist Overlack langjähriges Mitglied im Verband Chemiehandel (VCH). Und zudem haben wir 2016 den Code of Conduct gruppenweit eingeführt.

Die Compliance-Abteilung bei Overlack ist noch eine Ein-Mann-Abteilung...noch

Haufe Online Redaktion: Was genau sind Ihre Aufgaben als Compliance Officer bei Overlack, Herr Maschlanka. Und was haben Sie davor gemacht?

Joachim Maschlanka: Nach dem Abitur habe ich zunächst eine Ausbildung zum Industriekaufmann bei der Bochumer Eisenhütte Heintzmann gemacht und später berufsbegleitend ein Wirtschaftsstudium absolviert. Ich bin Steuerberater und habe einige Jahre bei PricewaterhouseCoopers gearbeitet. Seit 9 Jahren bin ich bei der Overlack AG in Mönchengladbach beschäftigt.

Wir sind in Sachen Compliance noch im Aufbau. Die Compliance-Abteilung bei Overlack ist derzeit noch eine Ein-Mann-Abteilung (lacht). Unabhängig davon existieren schon seit Jahren Funktionen bei Overlack, die sich insbesondere um Themen wie Sicherheit, Umwelt und Qualitätsmanagement kümmern, d. h. wir verfolgen im Grunde genommen schon sehr lange Compliance im Unternehmen. Meine Funktion bildet hier die Klammer um die bestehenden Aktivitäten. Geplant ist, in den einzelnen Tochtergesellschaften weiteren Personen Compliance-Verantwortlichkeiten zu übertragen und Regeln für die Zusammenarbeit aufzustellen.

Wir merken, dass zunehmend bei kleineren mittelständischen Unternehmen Compliance angekommen ist – der Druck von außen nimmt zu. Nicht nur wir, auch unsere Kunden und Lieferanten verlangen von uns „compliant“ zu sein. In den vergangenen Monaten haben wir weitgehend alle Mitarbeiter in Deutschland zum Thema Compliance geschult. Die ausländischen Gesellschaften folgen in Kürze.

Bei der Einführung unseres Compliance Management Systems gehen wir jedoch mit dem Augenmaß und den Ressourcen eines mittelständisch geprägten Unternehmens heran. Wir sind vor 2 Jahren gestartet und ich gehe davon aus, dass wir noch 2 – 3 Jahre brauchen, bis wir die gruppenweite Implementierung abgeschlossen haben. Allerdings ist Compliance ja auch kein Thema, das irgendwann abgehakt sein wird.

Compliance in 3 Sätzen erklärt

Haufe Online Redaktion: Können Sie Compliance in 3 Sätzen erklären?

Joachim Maschlanka: Ja. Compliance bedeutet – einfach ausgedrückt – die Einhaltung von Recht und Gesetz, darüber hinaus sind spezifische Richtlinien oder freiwillige Kodizes, wie z. B. unser Code of Conduct im Unternehmen zu befolgen. Compliance meint auch, Verantwortung zu übernehmen, über den Tellerrand hinauszuschauen und das Unternehmen nicht zu Schaden kommen zu lassen. Und ganz wichtig: Compliance macht jeder und geht jeden etwas an.

Compliance im globalen Kontext

Haufe Online Redaktion: Overlack hat Kunden in Deutschland und Osteuropa. Welche Besonderheiten müssen Sie da als Compliance Officer beachten?

Joachim Maschlanka: Wir verfolgen einen risikoorientierten Ansatz und setzen auf vertrauensvolle Zusammenarbeit. Wir suchen den persönlichen Kontakt zu den Managern. So lassen sich auch sachliche und strategische Ziele gemeinsam erreichen. Wir führen darüber hinaus ein enges Beteiligungscontrolling und hinterfragen die wirtschaftlichen Geschäftsaktivitäten sehr genau.

In Osteuropa müssen wir neben den wirtschaftlichen Risiken auch immer die politische Situation im Auge haben. So müssen wir z. B. internationale Sanktionen kennen und einhalten. Neue Kunden und Mitarbeiter sind dahin zu überprüfen, ob sie auf keiner internationalen Sanktionsliste stehen und somit Geschäftsaktivitäten verboten sind. Wer sich da nicht auskennt, läuft Gefahr selbst auf eine solche Liste gesetzt zu werden, was schwerwiegende Folgen nach sich ziehen kann. Wir müssen ebenfalls sicherstellen, dass Stoffe/Gemische von Sanktionslisten (Waffen- und Drogengrundstoffe) nicht in „falsche“ Hände geraten.

Zudem sind das kulturelle Umfeld und die allgemeinen Geschäftsregeln zu hinterfragen. In manchen Ländern ist beim Zoll, der Verwaltung oder den kommunalen Einrichtungen die Hemmschwelle etwa bei Bestechung geringer als bei uns. Solche Vorgänge werden dort als normal angesehen und als „nicht so schlimm“ gewertet. In den verschiedenen Kulturen gibt es also einen unterschiedlichen Reifegrad, was das Verständnis und die Sensibilität für Compliance angeht. Das macht meine Aufgabe als Compliance Officer einerseits interessant, andererseits aber auch sehr komplex.

Den Change-Prozesse meistern - wo steht Overlack in 5 Jahren

Haufe Online Redaktion: Woran erkennen Sie in fünf Jahren, dass Sie gute Arbeit geleistet haben?

Joachim Maschlanka: Wenn ...

  1. in der gesamten Overlack Gruppe Compliance organisatorisch und prozesstechnisch in Gänze etabliert, d. h. ein durchweg einheitlicher risikobasierter Ansatz integriert ist.
  2. Compliance in jeder Managementebene und bei allen Mitarbeitern als Selbstverständlichkeit in der eigenen Arbeitsumgebung angesehen und gelebt wird.
  3. Overlack zu allen Stakeholdern seine bisher gute Reputation halten und darüber hinaus weiter ausbauen kann. Overlack also ein verlässlicher Partner ist und bleibt.
  4. Wenn keine großen, vor allem unternehmensgefährdende Compliance-Fälle die Overlack Gruppe belasten.

Haufe Online Redaktion: Vielen Dank für das Gespräch, Herr Maschlanka.

Das Interview führte Bettina Brucker M. A., Freie Journalistin und Autorin.