Zeitmanagement: Die eigene Zeit besser nutzen können

Die Zeit ist knapp. Oft entsteht das Gefühl, dass die Zeit nicht reicht. Doch das Problem kann überwunden werden. Kommunikationstrainer Heinz-Josef Botthof erklärt, wie das funktioniert und wann man von einem guten Zeitmanagement sprechen kann.

Es fängt mit dem Bewusstsein an

Wenn wir in unserem Leben zurückdenken, werden viele von uns erkennen: Zeitmangel gab es immer. Wir haben ihn teilweise anders wahrgenommen oder sind lockerer damit umgegangen. Dennoch war die Zeit knapp. In den verschiedenen Lebensphasen hatten wir unterschiedliche Herausforderungen. Neue Verpflichtungen kamen hinzu und beanspruchten einen Teil unserer Zeit. Wir mussten die verfügbare Zeit neu verteilen und umwidmen. Dabei ging es sowohl um die private als auch um die beruflich genutzte Zeit.

Gutes Zeitmanagement gelingt uns nicht immer

Wir alle mussten uns dann damit beschäftigen, wie wir unser Zeitkontingent optimal verteilen und besser nutzen. Dabei haben wir verschiedene Methoden ausprobiert und auf eine deutliche Entlastung gehofft. Mit denjenigen Methoden, die gut zu unseren Vorstellungen und unserem Wesen passten, waren wir sehr erfolgreich. Andere Methoden brachten uns keinen Erfolg und wir stellten sie somit wieder ein. Da wir in einer sehr dynamischen Welt leben, sind uns die Herausforderungen im Umgang mit der Zeit immer erhalten geblieben. Auf Veränderungen der Anforderungen haben wir mit verfeinerten und neuen Methoden reagiert. Dennoch haben wir es nicht immer geschafft, dass die Zeit für die Dinge, die wir machen wollten, ausgereicht hat. Insbesondere machen uns wechselnde Belastungen zu schaffen und fordern uns in unserem Zeitmanagement heraus.

Viele Einflüsse auf unsere Zeitplanung ergeben sich aus unserem Umfeld. Der Ad-hoc-Bericht, der natürlich sofort erstellt werden muss, das Meeting, in dem spontan wichtige Inhalte vorgestellt werden sollen, das Konzept für die neue Kennzahl, das deutlich länger dauert als geplant. Von solchen oder ähnlichen Punkten fallen uns sicherlich sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld noch einige ein. Der Impuls ist immer der gleiche: Wir müssen unsere Zeit neu einteilen. Die Prioritäten ändern sich und andere anstehende Aufgaben werden verschoben. Das ist völlig unkritisch, solange wir abgestimmte Termine weiterhin einhalten können. Problematisch wird es allerdings, wenn wir häufig aufgrund von schlechtem Zeitmanagement Termine absagen oder verschieben müssen. Das geht sehr schnell zu Lasten des persönlichen Images. Daher müssen wir hier sehr sorgfältig sein.

Was wollen wir erreichen?

Zwei Ziele sind aus meiner Sicht absolut wichtig, wenn wir von gutem Zeitmanagement sprechen:

  • Ziel 1: Immer den Überblick behalten.
  • Ziel 2: Persönliche Zufriedenheit erreichen.

Diese beiden Interessen sollten Sie immer im Blick haben. Die Werkzeugkiste der Instrumente, die Sie dazu einsetzen können, ist vielfältig. Die Kunst besteht darin, das für einen persönlich richtige und passende Instrument zu wählen und dieses konsequent einzusetzen. Wenn diese beiden Ziele in unserer Betrachtung aber nicht stimmig sind, empfinden wir einen Mangel in unserer Verwendung der Zeit. Sie fehlt uns hier und da. Die Erwartung ist häufig, dass etwas hätte schneller gehen müssen.

Unrealistische Planung setzt unter Druck

Beim genaueren Hinsehen erkennen wir die unrealistische Planung als eine häufige Ursache für fehlende Zeit. Wir nehmen uns einfach zu viel für eine Zeiteinheit vor. Wir wollen allen Anforderungen gerecht werden, erkennen aber nicht den oft extrem eingeschränkten zeitlichen Gestaltungsspielraum. Manche Dinge gehen einfach nicht schneller. Wenn wir nun dringend beschleunigen wollen, geraten wir in die Gefahr, Quantität vor Qualität zu stellen. Wir erhöhen die Arbeitsgeschwindigkeit, machen dabei aber Fehler. Die Menge würde stimmen, allerdings erfordert die Qualität eine Nacharbeit. Diese kostet nicht nur Zeit, sondern erzeugt häufig Stress und wirkt sich somit entscheidend auf unsere Zufriedenheit aus. Wer eine To-do-Liste führt, erlebt manchmal die Situation, dass diese Liste immer länger wird, obwohl man fleißig und mit sehr viel Zeiteinsatz arbeitet. Dies sollte immer ein Warnsignal für Sie sein.

Gutes Zeitmanagement ist kein fixer Mix an Methoden und Techniken. Zeitmanagement muss zur Persönlichkeit passen.

Selbsteinschätzung zum Thema

Notieren Sie Ihre Gedanken zu den folgenden Fragestellungen:

  1. Auf welche Punkte meines Zeitmanagements bin ich besonders stolz?
  2. Was stört mich an meinem Zeitmanagement?
  3. Welche Punkte versuche ich zu ändern, aber es gelingt mir nicht?
  4. Was sind meine Lösungsideen?

Welches Gut ist so fair verteilt wie die Zeit?

Viele Menschen beklagen einen Mangel an Zeit. Es ist aber nicht eine Frage der Verfügbarkeit, sondern der Priorisierung und der sich daraus ergebenden persönlichen Wahrnehmung. Grundsätzlich ist Zeit das weltweit am fairsten verteilte Gut. Alle Menschen auf dieser Welt erhalten pro Tag 24 Stunden und pro Woche 7 Tage. Fällt Ihnen irgendetwas anderes ein, was ebenso fair verteilt ist?

Mit Zeitmanagement versuchen wir eine Knappheit zu verwalten. Was können wir in die verfügbare Zeit alles einbauen? Die Ressource selbst ist begrenzt, daher müssen alle Instrumente auf die andere oder intensivere Nutzung der Zeit ausgerichtet sein.

Ganzheitliche Betrachtung des Zeitbudgets

Nach Ihren Wünschen und Interessen müssen Sie die Zeit verteilen. Seien Sie dabei sehr sorgfältig, weil Sie jede Minute nur einmal nutzen können. Meine Empfehlung ist die ganzheitliche Betrachtung des Zeitbudgets. Das heißt, es wird nicht nur die Arbeitszeit geplant, sondern auch die verbleibende Zeit. In diesem Zusammenhang fällt häufig der Begriff Work-Life-Balance.

Fazit

Zeitmanagement ist keine Frage der verfügbaren Instrumente, sondern eine Frage des Bewusstseins. Je genauer Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit verteilen wollen, umso besser wird Ihr Zeitmanagement sein. Achten Sie darauf, die eigenen Erwartungen nicht zu hoch zu setzen. Unrealistische Planung resultiert in der Regel in zunehmender Unzufriedenheit. Es ist auch nicht erstrebenswert, die Tage über die beruflich und privat genutzte Zeit komplett durchzutakten. Schaffen Sie Freiräume und genießen Sie die dann verfügbare Zeit.

Schlagworte zum Thema:  Work Life Balance, Arbeitszeit