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Eins nach dem anderen - Multitasking ist im Job nicht effektiv

Bild: Haufe Online Redaktion

Das Telefon klingelt, das E-Mail-Programm meldet neue Post, und dann kommt auch noch der Chef um die Ecke. Im Büro prasseln nicht selten Dutzende von Dingen auf einmal auf Mitarbeiter ein. Einfach mal in Ruhe arbeiten? Keine Chance. Stattdessen heißt es: Der moderne Mitarbeiter muss eben Multitasking beherrschen.

Das schminken sich Beschäftigte aber besser gleich ab. Denn es bringt nichts als Ärger, wenn sie versuchen, alles auf einmal zu machen. Auch wenn es altmodisch klingt - die richtige Devise beim Arbeiten lautet: immer schön der Reihe nach.


Das Jonglieren mit Aufgaben ist nicht effektiv

Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig angeht, brauche länger, mache mehr Fehler und handele sich mehr Stress ein, erklärt Prof. Dirk Windemuth vom Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) in Berlin. So sinkt die Leistung unter dem Strich. "Man wird schlechter, und die Konzentration lässt nach."

Der Stresspegel steigt beim Multitasking

Weil Mitarbeiter einen höheren Zeitdruck empfinden, wenn sich immer mehr Aufgaben auf ihrem Schreibtisch stapeln, erläutert Psychologin Anja Baethge von der Universität Leipzig, die für die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) eine Studie zum Thema Multitasking verfasst hat.

Hinzu komme die wachsende Informationsflut im Berufsleben, ergänzt Windemuth. Denn durch Handy, E-Mails, Messenger und soziale Netzwerke wie Facebook seien Berufstätige heute ständig auf etlichen Kanälen erreichbar. Dadurch müssen sie immer mehr Dinge gleichzeitig im Blick haben.

Vermeiden Sie Ablenkungen und gestatten Sie sich eine stille Stunde am Tag

Damit die Arbeit nicht darunter leidet, müssen Berufstätige versuchen, Ablenkungen zu vermeiden. Dazu hilft es zum Beispiel, die Benachrichtigungen für neue E-Mails am PC auszuschalten, rät Windemuth. Statt jede neue Nachricht gleich anzuklicken, gehen Berufstätige den Posteingang besser drei- bis fünfmal am Tag am Stück durch.

Hilfreich sei es auch, wenn Kollegen sich gelegentlich im Wechsel eine "stille Stunde" gestatten. "In der Zeit übernimmt der andere dann das Telefon, damit man sich auf eine längere Aufgabe konzentrieren kann."

Setzen Sie Prioritäten

Damit sie immer voll bei der Sache sind, gehen Berufstätige außerdem am besten immer eine Aufgabe nach der anderen an, empfiehlt Windemuth. Dafür müssten sie zunächst lernen, Prioritäten zu setzen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Beim Prioritätensetzen hilft das Eisenhower-Prinzip, wie die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in einem Online-Ratgeber zu Stress im Beruf erläutert. Danach lassen sich Aufgaben in wichtig oder unwichtig sowie eilig oder nicht eilig unterteilen.

Wer das tut, sieht schnell, dass er seine Arbeit nicht bei jeder neuen Anfrage sofort unterbrechen muss. Das gilt höchstens für wichtige und eilige Dinge, die plötzlich auf dem Schreibtisch landen. Alles andere wird für später eingeplant oder delegiert.

Verplanen Sie nur 60 % Ihrer Arbeitszeit

Auch To-Do-Listen können helfen, den Überblick zu behalten und seine Aufgaben Punkt für Punkt abzuarbeiten. Dabei dürfen Mitarbeiter sich aber nicht zu viel vornehmen - sonst müssen sie am Ende doch wieder alles auf einmal erledigen. Die VBG rät, nur 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen - der Rest bleibt als Puffer frei.

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