So behalten Sie den Überblick

Es ist gar nicht so einfach, in der täglichen E-Mail-Flut nicht unterzugehen. Durchschnittlich 40 berufliche E-Mails bekommt jeder Nutzer pro Tag, so Bitkom. Da helfen nur konsequente Selbstorganisation oder professionelle E-Mail-Programme, die die Nachrichten filtern.

E-Mails lassen sich schnell verschicken. Kein kompliziertes Adressieren, kein Portoberechnen und Briefmarkenaufkleben, kein Gang aufs Postamt. Und so kommt es, dass viele – oft viel zu viele – E-Mails verschickt werden und bei jemand anderem das Postfach überquellen lassen.

Doch anders als bei Briefen in Papierform nimmt die Flut außer dem E-Mail-Empfänger niemand wahr. Kein Briefträger stöhnt unter dem Gewicht, kein Schreibtisch quillt über.

Feste Zeiten und Vorsortieren erleichtert den Umgang mit E-Mails

Der E-Mail-Empfänger muss selbst dafür sorgen, dass er die E-Mail-Flut bewältigt bekommt. Zu den wichtigsten Tipps für die Selbstorganisation zählen:

• Beantworten Sie nicht jede Mail sofort.
• Richten Sie sich 3 feste Zeiten ein, in denen Sie Ihre Mails bearbeiten.
• Um den Überblick zu behalten, können Sie in Ihrem E-Mail-Programm Ordner anlegen und weniger wichtige und dringende Mails erst einmal wegsortieren.

Computerprogramme sortieren E-Mails

Doch auch die Technik kann helfen, wenn es darum geht, E-Mails zu sortieren. Programme wie Outlook, Thunderbird oder Gmail können entsprechend eingestellt werden. Wer es noch komfortabler haben möchte, dem empfehlen Fachleute wie der c’t-Redakteur Jo Bager spezielle Browseranwendungen wie etwa Verse von IBM.

Beantwortet die E-Mails in Zukunft der Computer?

Was bei Pressemeldungen zum Teil schon Alltag ist, soll auch für E-Mail-Progamme in Zukunft machbar sein. Mit künstlicher Intelligenz versehen, können Computer heute aus Daten und Fakten selbstständig Kurznachrichten verfassen. Ziel ist es, dass irgendwann ein Teil der E-Mails automatisch beantwortet werden. Doch bis dahin heißt es, selbst lesen, schreiben und versenden.

Umgang mit E-Mails - mehr zum Thema

• 42 Prozent checken Arbeits-Mails auch nach Feierabend
• Büroorganisation - von Aktensammlern und virtuellen Chaoten
• Private Nutzung - ist ein Internetverbot am Arbeitsplatz sinnvoll?
• Unterliegen auch E-Mails der Aufbewahrungspflicht?

Haufe Online Redaktion