Bei Auswahlprozessen von Software wird immer wieder der Fehler gemacht, dass man einzelne Hersteller unsystematisch ihr Softwaresystem präsentieren lässt. Dies ist problematisch, da die Vertriebsmitarbeiter der Hersteller natürlich wissen, wie man gelungene Funktionalität in den Vordergrund stellt und nicht ganz so gelungene (oder gar nicht vorhandene) Funktionalität einfach übergeht. Anderseits geraten die Zuhörer des Beschaffers leicht in einen "Konsumentenmodus" und schaffen es nicht, kontinuierlich aktiv zuzuhören.
Anforderungsspezifikation zur Verfügung stellen
Um wirklich zu verstehen, in welchem Ausmaß eine Software für das eigene Haus geeignet ist, sollte der Beschaffer dem infrage kommenden Softwarehersteller die Anforderungsspezifikation im Vorfeld zur Präsentation verfügbar machen und den Hersteller bitten, sein Softwaresystem entlang der zu unterstützenden Aufgaben (aus der Anforderungsspezifikation) beim beschaffenden Unternehmen zu präsentieren. Dies führt beim potenziellen Softwarelieferanten zwangsläufig zu einer ernsthaften Vorbereitung auf den Kontext des beschaffenden Unternehmens. Hierbei kommt der potenzielle Softwarelieferant nicht umhin, zu kommunizieren, welche Anforderungen nicht umgesetzt sind und was eine Umsetzung dieser Anforderungen kosten würde. Diese Kosten kommen ohnehin bei jeder Softwareeinführung auf das beschaffende Unternehmen zu – allerdings sind sie beim hier beschriebenen Vorgehen bereits vor Entscheidungsfindung kalkulierbar.
Der Autor dieses Fachbeitrags hat umfassende Erfahrung bei der Begleitung von Beschaffungsprojekten; das hier beschriebene Vorgehen zahlt sich im wahrsten Sinne des Wortes aus. Nicht immer bleibt der ursprünglich propagierte Softwarelieferant im Rennen. Häufig finden sich passendere und günstigere Alternativen, wenn man denn nur systematisch danach sucht.
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