Das Arbeitsschutzgesetz sieht keine Dokumentationspflicht für durchgeführte Unterweisungen vor. Es gibt jedoch Spezialvorschriften (z. B. die Gefahrstoffverordnung), die eine Dokumentation erfordern.

Eine Dokumentation sollte Angaben über das Thema, Zeitpunkt und Dauer der Unterweisung sowie die Namen der Teilnehmer und des Referenten enthalten. Die Teilnehmer bestätigen mit ihrer Unterschrift, dass sie an der Unterweisung teilgenommen haben. Für Synergieeffekte kann es sinnvoll sein, Anlass und Ablauf der Unterweisung, des Sicherheitsgesprächs festzuhalten und auf verwendete Schulungsmaterialien zu verweisen. "Unterweisungsbücher" mit den entsprechenden Formblättern erhält man von den Unfallversicherungsträgern oder lassen sich aus dem Internet herunterladen.[1]

Eine standardisierte Dokumentation der Unterweisung bietet weitere Vorteile:

  • Rechtssicherheit bei einer behördlichen Überprüfung oder bei einem Unfall,
  • Überblick über Themen und Teilnehmer, durchgeführte Unterweisungen, Wiederholungstermine,
  • Überwachung betrieblicher Veränderungen.

Die Aufbewahrungspflicht der Dokumentation für Sicherheitsgespräche ist nur in Einzelfällen festgelegt (z. B. Strahlenschutzverordnung). Die Berufsgenossenschaften empfehlen, Dokumentation mindestens 2 Jahre lang aufzuheben.

 
Praxis-Tipp

Dokumentation länger aufbewahren

Dokumentieren Sie Unterweisungen, Sicherheitsgespräche bis zu 5 Jahre nach Ausscheiden eines Mitarbeiters, insbesondere wenn der Mitarbeiter Umgang mit Gefahrstoffen hatte. Berufskrankheiten stellen sich oft später ein, so kann der Arbeitgeber nachweisen, dass er vorschriftsmäßig informiert hat.

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