Anlässe für Sicherheitsgespräche gibt es viele, einige sind gesetzlich vorgeschrieben: Neue Mitarbeiter sind laut Arbeitsschutzgesetz mit den betrieblichen Gegebenheiten vertraut zu machen. Sie müssen die betrieblichen Standards kennen sowie Regelungen und Vorschriften. Diese Erstunterweisung über "Grundsätzliches" erfolgt i. d. R. im Einzelgespräch. Bei Leiharbeitnehmern ist der Verleiher für die allgemeine, der Entleiher für die betriebsspezifische Unterweisung zuständig.
Die regelmäßige Unterweisung für alle findet mindestens 1-mal jährlich zu bestimmten arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogenen Themen statt, bei Auszubildenden 2-mal im Jahr. Sie wird geplant und angekündigt.
Bei geänderten Arbeitsabläufen, bei Veränderungen im Arbeitsbereich oder bei Arbeiten an neuen Maschinen oder Anlagen muss eine Sicherheitsinformation der Mitarbeiter vorab erfolgen.
In "angemessenen" Zeitabständen, bei kritischen Vorkommnissen, unerwünschtem Verhalten der Mitarbeiter oder nach einem Arbeitsunfall kann weiterer oder erneuter Gesprächsbedarf bestehen. Sicherheitsgespräche können auch ad hoc aus einer speziellen Situation heraus geführt oder als Informationsvermittlung für die Beschäftigten verstanden werden.
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