Qualitätsmanagement: Aufgaben von Führungskräften

Kurzbeschreibung

Beim Qualitätsmanagement müssen die Mitarbeiter sicherstellen, dass Rechtsgrundlagen, Normen, technische Vorschriften und Kundenanforderungen eindeutig bekannt und benannt sind. Dazu bietet diese Checkliste eine wertvolle Unterstützung.

Vorbemerkung

Eine ausführliche Anleitung zum Qualitätsmanagement aus Compliance-Sicht und zur Anwendung dieser und weiterer Arbeitshilfen finden Sie in dem Beitrag "Qualitätsmanagement: Die wichtigsten Grundlagen aus der Compliance-Perspektive".

Dokumentationshinweis

Alle Anweisungen einer Organisation sollten in einem einzigen Management System gesammelt und archiviert sein. Dabei sollten alle Aspekte, die zu einem bestimmten Arbeitsplatz gehören in einem "Haupt"-Dokument gebündelt werden, mindestens sollten Querverweise auf ggf. mitgeltende Unterlagen in diesem "Haupt"-Dokument enthalten sein.

In vielen Fällen sind gesetzliche Forderungen zu allgemein, um Grundlage einer klaren Anweisung zu sein. Hier sind häufig entsprechende Normen zu Rate zu ziehen: die Befolgung einer gültigen Norm wird üblicherweise als ausreichend für den "Stand der Technik" angesehen. Wichtigste Norm für das Qualitätsmanagementsystem ist die ISO9001.

Bereiche, die nicht mit "ja" beantwortet werden, deuten auf Handlungsbedarf hin.

Wenn eine Frage mit "unklar" beantwortet wird: Bitte die Unklarheiten benennen und die Gründe für die Unklarheiten aufführen.

Qualitätsmanagement: Checkliste für Führungskräfte

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Nr.	Frage / Sachverhalt	ja	nein	unklar / Gründe
1	Sind alle Qualitätsziele der Organisation definiert? Enthalten die Ziele Verweise auf die zu beachtenden relevanten Gesetze/ Normen/ Verordnungen, die das Unternehmen zu erfüllen hat? Zum Beispiel: Produktsicherheitsgesetz, Niederspannungsrichtlinie, Spielzeugrichtlinie, etc. (Liste ist bei weitem nicht vollständig!)[1]
2	Sind die Qualitätsziele bewertet und organisationsspezifisch verfeinert? Bedeutet: welche Abteilung ist für die Erfüllung welcher Ziele verantwortlich? Welche Ziele gelten für welches Produkt? etc.[2]
3	Sind die Ziele eindeutig den entsprechenden Abteilungen/Mitarbeitern zugeordnet? Sind, falls erforderlich, Arbeitsplatzbeschreibungen/Verfahrensbeschreibungen/Prozessbeschreibungen angepasst?
4	Sind, falls erforderlich, Qualitätsverantwortliche, Prüfer etc benannt?[3]
5	Sind klare Zuständigkeiten für Prozess- und Produktqualität festgelegt? Beispiel: Wer darf wann unter welchen Umständen Be- und Verarbeitungsvorgänge anhalten? Sind dafür Ansprechpartner für Mitarbeiter (Hierarchie) definiert? Wer muss, falls erforderlich, Informationen eskalieren, um die Firma vor Schaden zu bewahren?[4]
6	Sind alle Führungskräfte und Mitarbeiter mit QM spezifischer Verantwortung entsprechend geschult? Sind alle Mitarbeiter über ihr Rolle und Beitrag zur Qualität informiert?
7	Ist festgelegt, wer QM im Unternehmen wie kontrolliert und an wen berichtet? Ist eine Eskalationsmöglichkeit für den Notfall (mangelhafte Qualität) eingerichtet?
8	Gibt es ein Verfahren zu regelmäßigen Reviews zum Thema QM, um ihre Effizienz sicher zu stellen? Werden dabei systematisch entsprechende Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet, falls erforderlich?[5]
9	Haben die Führungskräfte die nötigen Rechte, um die Qualitätsziele zu erreichen? Sind ihre Befugnisse dafür ausreichend? Sind alle QM Verfahren klar dokumentiert?
10	Ist sichergestellt, dass für temporäre MA die gleichen Vorgaben gelten? Ist außerdem sichergestellt, dass diese MA über alle relevanten Maßnahmen zum Thema AS informiert werden?[6]
11	Wenn das Unternehmen unterschiedliche Standorte besitzt: sind die Verfahren an die besonderen Bedingungen des Standorts angepasst? Hinweis: nur unbedingt notwendige Unterschiede sollten zugelassen werden. Bei Integration von neuen Standorten (z. B. Erweiterung durch Zukauf von Firmen) sollte ein Plan zur Harmonisierung der QM Vorgaben sowie aller Abläufe und Prozesse erstellt werden.

[1] Zu 1: Sicher mit der schwierigste Punkt überhaupt. Die aufgeführte Liste von Gesetzen und Normen ist nicht unbedingt vollständig. Hilfestellung können Gewerbeaufsicht, Berufsgenossenschaften, Verbände, Länderkammern geben, oder auch Datenbanken von einschlägigen Unternehmen geben. Falls Standorte in mehreren Ländern betrachtet werden müssen, oder Produkte in mehreren Ländern auf den Markt gebracht werden sollen, sind ggf. die länderspezifischen Gesetze und Verfahren zu berücksichtigen. Qualitätsziele leiten sich aber nicht nur aus Gesetzen und Normen ab, sondern auch aus anderen Quellen: Beispiele sind kundenspezifische Ziele sowie firmeninterne Ziele.

[2] Zu 2 und 3: Nicht jedes Qualitätsziel ist für jeden Bereich/Mitarbeiter gleich wichtig. Es muss allerdings sichergestellt sein, dass betroffene Bereiche / Mitarbeiter genau wissen, was sie betrifft und in welchem Umfang. Deshalb müssen die Qualitätsziele analysiert werden und ihre Umsetzung in der Organisation eindeutig geplant werden.

[3] Zu 4: Manche Gesetze und Normen verlangen die Benennung von "Beauftragten": Pe...