Organisationale Resilienz, Arbeitsblatt Krisenprävention

Kurzbeschreibung

Vorlage, mithilfe der sich Unternehmen damit auseinandersetzen können, welche Krisen eintreten könnten und welche Präventionsmaßnahmen es gibt.

Arbeitsblatt

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Nehmen Sie sich in regelmäßigen Abständen (alle zwei bis drei Jahre) mit Ihrem Team einen halben bis ganzen Tag Zeit, um sich einmal damit auseinanderzusetzen, welche Krisen eigentlich auf das ganze Team zukommen könnten. Anschließend schätzen Sie das Risiko ein, das für Ihr Team in diesen möglichen Ereignissen steckt und entwickeln Vorsorgestrategien.

1. Im ersten Schritt notieren Sie im Brainstorming-Verfahren alle erdenklichen Krisensituationen, die auf Ihr Team zukommen könnten, auf Moderationskarten oder Post-its.

2. Im zweiten Schritt ordnen Sie gemeinsam diese möglichen Krisen in eine Matrix ein. Sie bewerten darin die möglichen Ereignisse nach ihrer Auswirkung auf das Team (oder das Unternehmen) und nach der Wahrscheinlichkeit des Eintretens (s. Abb.). Nehmen Sie dafür einen großen Bogen Papier und übertragen Sie die Grafik aus der Abbildung. So können Sie Ihre Karten oder Post-ist in das passende Feld kleben. Bewerten Sie die möglichen Ereignisse nach ihrer Auswirkung auf die Arbeitsfähigkeit und das Wohlbefinden des Teams sowie nach der geschätzten Wahrscheinlichkeit des Eintretens (s. Abb.). Platzieren Sie die jeweiligen Karten dann im passenden Feld. So würde ein Ereignis, das nur eine geringe Auswirkung auf die Arbeit des Teams hat und auch sehr unwahrscheinlich ist, im Feld links unten untergebracht werden. Mögliche Krisen, die große Auswirkungen haben würden oder sogar existenzbedrohlich werden könnten und auch mit hoher Wahrscheinlichkeit auftreten können, gehören in das Feld rechts oben.

3. Im dritten Schritt entwerfen Sie Präventionsmaßnahmen für die so identifizierten wichtigen Krisenmöglichkeiten (auf jeden Fall aus den vier Feldern links oben). Außerdem können Sie Notfallpläne für diese Ereignisse entwickeln.

Beispiele

Ausfall der IT-Systeme

Die Bestellabteilung eines Online-Händlers benennt als Krisenmöglichkeit mit schwerwiegenden Auswirkungen den Ausfall der IT-Systeme. Das Ereignis wird auch als recht wahrscheinlich eingeschätzt, weil es schon mehrfach Probleme gegeben hat.

Als Präventionsmöglichkeit wird beschlossen, der Geschäftsführung die Tragweite des Problems deutlich zu machen, um in leistungsfähige Systeme zu investieren, die unabhängig voneinander parallel arbeiten. So wäre im Notfall nur ein Teil der IT von einem Ausfall betroffen.

Für den akuten Notfall wird beschlossen, die Software auch auf die Laptops von Homeoffice-Mitarbeitern zu installieren, um ggf. noch Möglichkeiten zu haben, von zu Hause aus Bestellungen abzuwickeln.

Personalausfall wegen hohem Krankenstand

In einem Altenpflegeheim wird als wichtigster kritischer Faktor der Ausfall von Personal wegen Krankheit benannt. Schon seit längerem ist der Krankenstand hoch, es ist also davon auszugehen, dass es auch in Zukunft immer wieder zu kritischen Situationen kommen wird.

Präventionsmöglichkeiten werden auf verschiedenen Ebenen gesehen. So könnten mit einer Arbeitsgruppe aus Mitarbeitern und der Heimleitung günstigere Arbeitsbedingungen und -zeiten erarbeitet werden, um die Ursachen für die hohe Arbeitsunfähigkeitsquote anzugehen. Es könnten auch Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements eingeführt werden, z. B. Kurse zum rückengerechten Arbeiten oder zum Umgang mit Stress und Zeitdruck.

Für den akuten Fall organisiert die Heimleitung einen "Springerpool" aus ehemaligen Mitarbeitern (auch in Elternzeit), die kurzfristig einspringen können. Außerdem wird ein Vertrag mit einer Zeitarbeitsfirma geschlossen, um vorübergehende Personallücken zu schließen. In den einzelnen Teams werden Regelungen getroffen, welche Arbeiten bei Personalknappheit Priorität haben und welche Aufgaben verschoben werden können. So werden Zeit- und Leistungsdruck vermindert und die wichtigsten Arbeiten können trotzdem noch geleistet werden.