Führen auf Distanz in Krisensituationen

Zusammenfassung

Überblick

Führen auf Distanz bekommt in schwierigen Zeiten, wie z. B. in einer Pandemie, eine neue Dimension. Es geht mehr denn je um Fragen wie Flexibilität, Motivation, Regulation von Gefühlen sowie Eigenverantwortung für die physische und psychische Gesundheit. Das gilt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie auch für Führungskräfte.

1 Vom Manager zum Krisenmanager

Ist Führen in normalen Zeiten schon mitunter eine herausfordernde Tätigkeit, erhält Führen in Extremsituationen noch einmal eine andere Qualität. Führungskräfte sind dann nicht mehr nur Manager eines reibungslosen Arbeits- und Organisationsablaufs, sondern werden zu Krisenmanagern in mehrfacher Hinsicht: Sie müssen

• in einer neuen, unübersichtlichen Situation schnelle Entscheidungen treffen, die dann auch noch die richtigen sein sollen,
• organisatorische und logistische Entscheidungen treffen,
• sich um beunruhigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern und diese informieren, wie es weitergeht.

Nur die wenigsten Unternehmen werden für Krisensituationen einen Notfallplan haben, den sie einfach aus der Schublade ziehen und abarbeiten können.

Krisen- und Extremsituationen verunsichern alle. Sie sind gekennzeichnet durch Ungewissheit und Unklarheit. Man weiß nicht, wie sich eine Lage entwickeln wird, wie es weitergeht, was kommt oder nicht kommt und wann Verhältnisse sich wieder normalisieren. Eine Führungskraft sollte sich bewusst sein, dass nicht nur sie gefordert ist, sondern außergewöhnliche Situationen an den Nerven aller zehren.

Auch Beschäftigte machen sich Gedanken und müssen mit einer Krisensituation organisatorisch und emotional fertig werden. Der Zusammenhalt in einer schwierigen Zeit kann zum einen das Durchhaltevermögen mobilisieren, negative Gefühle relativieren und zum anderen als Chance verstanden werden, die Krise gemeinsam durchzustehen. Gemeinsam heißt, nicht nur auf Kosten der Beschäftigten, die in Zwangsurlaub oder in die Kündigung geschickt werden. So unpassend es klingen mag: Krisen beinhalten auch immer Chancen und ein gutes Krisenmanagement birgt die Chance, sich der Loyalität der Mitarbeiter zu versichern, vorausgesetzt das Unternehmen verhält sich den Beschäftigten gegenüber loyal. Sie werden die Unternehmenspolitik in schwierigen Zeiten sowie das Verhalten von Führungskräften auch nach der Krise nicht vergessen – so oder so.

Praxis-Tipp

Notfallplan

Die meisten Unternehmen und Führungskräfte, die zum ersten Mal mit einer Situation von erheblicher Tragweite für das wirtschaftliche Überleben konfrontiert sind, werden keinen Notfallplan haben und diesen schmerzlich vermissen. Einen solchen auf die Schnelle zu erstellen, ist nahezu unmöglich, da Panikentscheidungen selten gute Entscheidungen sind. Vielleicht ist eine akute Krise Anlass genug, sich schon mal auf die nächste Krise mit einem Notfallplan vorzubereiten.

2 Schaffung von Rahmenbedingungen für Ausnahmesituationen

Liegt kein Notfallplan vor, ist es die erste und oberste Aufgabe von Führungskräften, sich einen Überblick über die Situation zu verschaffen:

• Wie viele und welche Mitarbeiter sind davon betroffen?
• Wie kann der Organisations- und Arbeitsablauf sichergestellt werden?
• Welche Ressourcen werden benötigt, welche sind vorhanden, welche müssen besorgt werden?

Achtung

Krisenstab bilden

Eine Krise muss man nicht alleine bewältigten und Ideen für den Umgang damit entwickelt man am besten zu mehreren. Das kann abteilungsweise geschehen oder noch besser abteilungsübergreifend in einem Krisenstab, der nicht nur einmalig, sondern wöchentlich zusammenkommt, um Veränderungen der Situation zu besprechen. Themen für den Krisenstab sind auch die Beurteilung bereits ergriffener Maßnahmen, die Erörterung noch zu ergreifender Maßnahmen und die Information der Mitarbeiter.

Verbunden mit der Beantwortung dieser Fragen ist die Entscheidung, welche Aktivitäten eingestellt (Dienstreisen, Außendienst) und welche ausgelagert werden können (z. B. ins Homeoffice). Welche Arbeiten können nur von wie vielen Mitarbeitern vor Ort erledigt werden?

In Extremzeiten müssen unter Umständen ganze Betriebe geschlossen werden und eine Notbesetzung oder Notbereitschaft kümmert sich um elementare Dinge, wie Sicherheit, Energieversorgung, Post, Telefon, Kunden, Blumen etc. Nachdem diese elementaren Fragen beantwortet sind, gilt es, die entsprechenden Rahmenbedingungen zu schaffen und deren Umsetzung zu organisieren.

Wichtig

Checkliste: Verlagerung von Aufgaben ins Homeoffice

• Welche Aufgaben können im Homeoffice, durch mobiles Arbeiten oder durch Telearbeit erledigt werden? Einige Mitarbeiter werden bereits Aufgaben im Homeoffice erledigen; in der akuten Situation muss überlegt werden, welche weiteren Mitarbeiter mit welchen Aufgaben im Homeoffice beschäftigt werden können.
• Welche technischen Voraussetzungen werden für weitere Mitarbeiter im Homeoffice benötigt: Netzzugang, Laptops, Tablets, Mobiltelefone, Sticks, Zugang zu Unternehmensinformationen und -daten, Möglichkeiten für Telefon- und Videokonferenzen?
• Wie werden die technischen Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice für die neuen Homeoffice-...