Die Frage, ob ein Dienstwagen mit oder ohne private Nutzung oder ein Privatwagen gefahren wird, hat zwar eine Vielzahl abrechnungstechnischer und steuerlicher Folgen, aber weniger Auswirkungen auf den Arbeitsschutz. Versicherungsschutz im Hinblick auf Körperschäden besteht ohnehin bei jeder dienstlichen Fahrt und auf dem Arbeitsweg, unabhängig von der Frage, wer Besitzer und Halter des Wagens ist. Wichtig ist aber, sicherzustellen, dass die Haftungs- und Sachversicherungsfragen für beide Seiten geklärt sind.
Die Nutzung von Privatwagen zu dienstlichen Zwecken wird i. d. R. so gehandhabt, dass die gesamte organisatorische und finanzielle Verantwortung für den sicheren Betrieb des Fahrzeuges beim Beschäftigten bleibt und der Aufwand mit der vom Arbeitgeber gezahlten Kilometerpauschale abgegolten ist. Andere Vereinbarungen sind natürlich ebenfalls möglich. Eine schriftliche vertragliche Abmachung, die den dienstlichen Einsatz privater Pkw regelt, ist auch in kleinen Betrieben und/oder wenn nur selten ein Privatwagen dienstlich eingesetzt wird zweckmäßig.
Handelt es sich um einen Firmenwagen, ist der Betrieb als Halter des Fahrzeuges dafür verantwortlich, dass der Wagen ordnungsgemäß angemeldet und versichert ist und sich in einem verkehrstüchtigen Zustand befindet (§ 33 DGUV-V 70), z. B. dass die Hauptuntersuchungen, Inspektionen, Wartungsarbeiten, Reifenwechsel usw. regelmäßig vorgenommen werden. § 57 DGUV-V 70 verlangt dazu eine mind. jährliche Prüfung des Fahrzeugs. Praktisch bedeutet das, dass in den Jahren, in denen keine gesetzlich vorgegebene Hauptuntersuchung ("TÜV") erfolgt, mindestens eine Inspektion durch eine befähigte Person, i. d. R. eine geeignete Fachwerkstatt, vorgenommen werden muss. Natürlich kann der Betrieb die organisatorische Verantwortung dafür auf Beschäftigte übertragen, z. B. auf ein Fuhrparkmanagement oder auch auf die Nutzer der jeweiligen Fahrzeuge. Auch dafür empfiehlt sich die Schriftform, ebenso für Fragen der Kostenübernahme bei Unfällen, besonders bei privat genutzten Fahrzeugen.
Werden Leih- oder Leasingfahrzeuge eingesetzt, bei denen ein Dritter der Halter ist, sind diese Fragen im schriftlichen Leihvertrag geregelt. Fahrzeuge von Dritten ohne eine solche verbindliche Vertragsgrundlage einzusetzen, sollte man unbedingt unterlassen, um schwierige Haftungsauseinandersetzungen bei Unfällen zu vermeiden.
Der Fahrer ist in allen Fällen für den verkehrssicheren Zustand des Fahrzeuges vor Antritt der Fahrt verantwortlich (s. u.), ebenso wie für das verkehrssichere und vorschriftsmäßige Verhalten während der Fahrt (§ 33 DGUV-V 70).
Oft wird die Frage nach dem Versicherungsschutz für Personen gestellt, die ein Beschäftigter im Pkw mitnimmt. Handelt es sich für alle Mitfahrenden um eine Dienstfahrt oder den Arbeitsweg (Fahrgemeinschaften), greift für alle körperlichen Schäden, inklusive möglicher Rentenzahlungen und Leistungen zum Ausgleich unfallbedingter Behinderungen, die zuständige Berufsgenossenschaft. Das verbessert die rechtliche Absicherung der Beifahrer erheblich, weil sie unabhängig ist vom individuellen Versicherungsschutz und der Schuldfrage. Für materielle Schäden, die Beifahrer im Auto an ihrem Privatbesitz erleiden, kommt i. d. R. die Haftpflichtversicherung des Unfallverursachers auf. Wenn der Fahrer selbst private Gegenstände auf Dienstfahrten mitführt (z. B. private elektronische Geräte, die dienstlich genutzt werden) oder anders herum Firmenbesitz im Privatwagen transportiert, ist es sinnvoll, bei größeren Werten Versicherungsfragen von vornherein abzuklären und ggf. schriftliche Vereinbarungen zu treffen.
Personenbeförderungsgesetz
Wer "entgeltlich oder geschäftsmäßig" Personen befördert (z. B. in Bus oder Taxi), muss bestimmte Anforderungen nach Personenbeförderungsgesetz erfüllen (s. a. oben unter "Ärztliche Untersuchung"). Nimmt man gelegentlich im Auftrag seines Arbeitgebers Kollegen im Auto mit, z. B. zu einer Einsatzstelle, ist das keine "geschäftsmäßige Personenbeförderung". Das wäre nur dann der Fall, wenn die Beförderung den Charakter eines bezahlten Linienverkehrs zwischen Wohn- und Arbeitsstelle hat. In Zweifelsfällen gibt die nach Landesrecht für die Durchführung des Personenbeförderungsgesetzes zuständige Genehmigungsbehörde Auskunft.
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