Bürogestaltung für störungsarmes Arbeiten / 5.1 Aufgaben und Abläufe im Arbeitsbereich konsequent klären

Kundenkontakt, Besprechung mit Kollegen und konzentriertes Arbeiten – alles gleichzeitig geht nicht und schon gar nicht in einem Raum. Letztlich ist es eine betriebliche Entscheidung, wie Räume genutzt und wofür und unter welchen Bedingungen Arbeitnehmer ihre Zeit aufwenden sollen. Wichtig für die Vermeidung vor allem psychischer Belastungen ist es, dass erkennbar und nachvollziehbar ist, was wann und unter welchen Umständen Priorität hat. Andere Aufgaben bleiben dann ggf. liegen und werden weniger zügig erledigt – das sollte unter Kollegen und gegenüber der zuständigen Führungskraft besprochen und akzeptiert sein.

Praxis-Beispiel

Empfangsarbeitsplätze

Es ist durchaus sinnvoll und vertretbar, dass Beschäftigte am Empfang eines Unternehmens/einer Einrichtung an der Empfangstheke bestimmte Verwaltungsarbeiten erledigen – in Phasen, in denen der Besucher- und Lieferantenstrom gering ist. In Stoßzeiten müssen diese Arbeiten dann aber aufgeschoben werden, wenn sie mit sehr häufigen Unterbrechungen nicht sinnvoll auszuführen sind.

In Zweifelsfällen kann es helfen, einige Zeit lang zu dokumentieren, wie die Arbeitszeit verlaufen ist und welche Zeiten wofür aufgewendet wurden. Solche Aufzeichnungen können erheblich dazu beitragen, dass Ursachen für Belastungen und Probleme erkennbar werden.

Praxis-Tipp

Büroregeln klar definieren

In Mehrpersonenbüros kann es nötig sein, verbindliche Regeln für die Kommunikation und bestimmte Abläufe aufzustellen und zu kommunizieren. Menschen haben unterschiedliche Gewohnheiten, Bedürfnisse und empfinden Störungen unterschiedlich. Daher kann nicht davon ausgegangen werden, dass sich "von allein" ein Konsens zum kollegenschonenden Verhalten im Büro herausbildet. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass private Gespräche nicht im Arbeits-, sondern im Sozialraum und längere Telefongespräche oder Besprechungen unter Kollegen in einem separaten Raum geführt werden.