Pandemieplanung heißt immer auch die Vorbereitung auf ein Ereignis, über das nur Annahmen bezüglich Eintritt und Umfang bestehen. Ziel der betrieblichen Pandemieplanung ist die Begrenzung der negativen Auswirkungen

  • auf die Gesundheit der Beschäftigten (z. B. durch Minimierung des Infektionsrisikos am Arbeitsplatz),
  • auf die wirtschaftliche Lage des Unternehmens (z. B. durch die Aufrechterhaltung der betrieblichen Kernprozesse).

3.1 Aufgabenverteilung

Am Beginn der Pandemieplanung steht die Entscheidung, wer die Planungsprozesse leiten bzw. durchführen soll. Je nach Betriebsgröße kann der Unternehmer diese Überlegungen selbst anstellen, einen geeigneten Mitarbeiter damit betrauen oder ein Pandemie-Planungsteam bilden. Ein solches Team umfasst die leitenden Funktionen der wichtigen Geschäftsbereiche des Betriebs (z. B. Personal, IT/Kommunikation, Gesundheit/Sicherheit, Produktion, Dienstleistung, Warendistribution, Einkauf). Hilfestellung für die betriebliche Vorbereitung bietet dem Unternehmer bzw. dem Planungsteam insbesondere die "Kurzinformation Betriebliche Pandemieplanung" des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe.

3.2 Ermittlung der betrieblichen Auswirkungen

Zunächst ist festzustellen, wie sich eine Influenza-Pandemie auf das Unternehmen auswirken könnte. Dazu müssen die Kernprozesse identifiziert und die Folgen ihres Ausfalls abgeschätzt werden. In die Überlegungen ist einzubeziehen, ob es öffentlich-rechtliche Verpflichtungen zur Aufrechterhaltung des Betriebs gibt (z. B. Energieversorgung, Gesundheitswesen). Betriebswirtschaftlich kann es entscheidend sein, welche vertraglichen Verpflichtungen zur Lieferung von Waren oder Erbringung von Leistungen bestehen und welche Folgen eine Vertragsverletzung hätte. Auch die Auswirkungen eines Betriebsausfalls auf das Umfeld sollte berücksichtigt werden. Schließlich steht am Ende der Betrachtung die Frage im Raum, ob das Unternehmen nach einer Pandemie noch existenzfähig wäre?

3.3 Untersuchung der betrieblichen Prozesse

In diesem Schritt muss geprüft werden, ob es innerbetriebliche Abläufe gibt, die ständig überwacht werden müssen bzw. nicht unterbrochen werden können. Auch die unentbehrlichen Roh- und Hilfsstoffe (Strom, Gas, Wasser) müssen ermittelt werden. Möglicherweise gibt es Tätigkeiten, die vorübergehend eingestellt oder aber von zu Hause aus erledigt werden können (Telearbeit). Im Zuge des ggf. erfolgten Outsourcing müssen auch externe Dienstleistung (Wartung, Reparatur), die für die Aufrechterhaltung des Betriebs unentbehrlich sind, in die Überlegungen einbezogen werden.

Nachdem die betrieblichen Abläufe und Prozesse und die externen Leistungen auf ihre Bedeutung überprüft wurden, müssen die daraus resultierenden Unternehmensziele festgelegt und umgesetzt werden.

3.4 Zuständigkeiten und Ansprechpartner, Schlüsselpersonal

Da im Pandemiefall viele Aufgaben anstehen, die nicht zum Regelfall gehören, und Fragestellungen auftreten, die möglichst schnell beantwortet werden müssen, sind die betrieblichen Ansprechpartner und Entscheidungsträger nebst Stellvertreter zu benennen. In größeren Betrieben wird die Bildung eines Krisenstabs sinnvoll sein. In die Planungen sollte auch die Mitarbeitervertretung (Betriebs-/Personalrat) miteinbezogen werden.

Darüber hinaus ist das Schlüsselpersonal zu ermitteln, dass für die Aufrechterhaltung der unverzichtbaren Kernprozesse erforderlich ist. Außerdem ist dessen Verfügbarkeit sicherzustellen, z. B. durch

  • Vertretungsregelungen,
  • Information und Motivation zur Arbeitsaufnahme,
  • medizinische Betreuung sowie besondere Verpflegung und Versorgung und
  • ggf. durch Betreuung von Angehörigen.

Um das Weiterarbeiten trotz Personalausfällen zu ermöglichen, kommt der Festlegung von Vertretungsregelungen ggf. auch in Verbindung mit einer Prioritätensetzung eine besondere Bedeutung zu. Dabei sind z. B. Überlegungen notwendig, ob bestimmte Aufgaben besondere Qualifikationen erfordern (Führerschein, Befähigungsnachweis usw.) oder ob einigen Aufgaben auch in Heimarbeit zu erledigen sind.

3.5 Information und Kommunikation

Es ist wichtig, schon vor Ausbruch der Pandemie Regeln der Information und Kommunikation festzulegen, z. B. zur Information von Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit. Die Informationen müssen zentral gesteuert werden. Dazu sollte ein betriebliches Informationsnetz aufgebaut werden bzw. vorhandene Netze für den Pandemiefall vorbereitet werden.

Der Betrieb legt im Rahmen seiner Planungen fest, wie die interne Kommunikation erfolgt, z. B. über Intranet, Infodienst eines externen Anbieters, Telefon, Aushang.

Vieles hängt im Pandemiefall auch von einer sicheren Weitergabe von Informationen ab. Dokumentiert werden sollten daher

  • Schlüsselkontakte (mit Absicherungen, Vertretern usw.),
  • Kommunikationsketten (inkl. zu Zulieferern und Kunden) und
  • Wege zum Nachverfolgen und Kommunizieren des Status der Firma und der Mitarbeiter.

3.6 Hygiene

Eine ausreichende persönliche Hygiene ist eine wesentliche Voraussetzung, um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren. Neben Verhaltensregeln ist auch die Beschaffung der notwendigen Ausstattungen wichtig. Hierzu gehören:

  • ausreichende Handwaschmöglichkeiten und -mittel,
  • ausreichende Vorräte an Hygiene-Verbra...

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