Arbeitsanweisungen / 2.2 Verfahrensanweisungen

Während eine Arbeitsanweisung im engeren Sinn "nur" einen Arbeitsplatz oder einen überschaubaren Arbeitsbereich betrifft, bezieht sich eine Verfahrensanweisung auf einen Arbeitsprozess (z. B. die Wartung der Produktionsanlagen oder die Beauftragung einer Partnerfirma, wie beispielsweise eines Gerüstbauers), der i. d. R. mehrere Arbeitsplätze betrifft, sowie dessen Schnittstelle. D. h., eine Verfahrensanweisung beschreibt

• die Ziele bzw. den Zweck des Arbeitsprozesses,
• die festgelegte, systematische und abgestimmte Vorgehensweise,
• die Schnittstellen zu anderen Prozessen, die Zuständigkeiten, die Erfordernisse (Qualifikationen, Informationen etc.),
• die zu beachtenden Restriktionen (z. B. Schutzbestimmungen, Vorgaben zur Dokumentation (was, wo, wie und durch wen zu dokumentieren ist ) sowie
• die Kennzahlen zur Bewertung des Arbeitsprozesses.

Auch bei den Verfahrensanweisungen ist zwischen Anleitungen für arbeitsschutzspezifische Prozesse (beispielhafte Verfahrensanweisungen sind: Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen, Zusammenarbeit mit Partnerfirmen oder Managementbewertung) und der Integration von Arbeitsschutzbelangen in wertschöpfende Prozesse zu differenzieren. In solchen Verfahrensanweisungen wird ggf. auch auf die zu beachtenden Arbeits- und Betriebsanweisungen verwiesen.

Durch die zunehmende praktische Bedeutung von Managementsystemen, wie insbesondere dem Qualitätsmanagement, sind heute Verfahrensanweisungen ein fester Bestandteil der Ablauforganisation und des Arbeitsschutzmanagements in vielen Unternehmen.

Praxis-Tipp

Gestaltung von Verfahrensanweisungen

• Verfassen Sie Verfahrensanweisungen nicht zu "detailverliebt". Sie sollten kurz, bündig und für die Anwender unmissverständlich formuliert sein. Auch hier bieten sich Prozessdarstellungen an (z. B. Flussdiagramme).
• Auch hier können Videos zur Unterstützung eingesetzt werden.
• Definieren Sie Schnittstellen klar und deutlich, sodass Zusammenhänge und Bezüge zu anderen Bereichen/Prozessen sofort hergestellt werden können.
• Geben Sie an, wie die Einhaltung des Ablaufs auch später noch nachgewiesen werden kann und mit welchen Messgrößen oder an welchen Zielvorgaben der Erfolg gemessen wird (Prozesskennzahlen).
• Verwenden Sie für die Verfahrensanweisungen eine einheitliche Gliederung und ein einheitliches Design.