Einen Überblick zum Ablauf des Beschaffungsprozesses gibt Abb. 1. Bei jedem Prozessschritt gibt es arbeitsschutzrelevante Aspekte. Welche dies im Einzelnen sein können, fasst eine Publikation der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)[1] zusammen. Es empfiehlt sich, arbeitsschutzrelevante Punkte in den vorhandenen Beschaffungsprozess zu integrieren. Weitere Hinweise, welche Belange des Arbeits- und Gesundheitsschutzes beim Einkauf von Produkten berücksichtigt werden sollten, sind auch in der "Planungshilfe Einkauf von Produkten"[2] zu finden. Diese Checkliste sollte betriebsspezifisch angepasst werden.
Phasen Beschaffungsprozess
Abb. 1: Schritte im Beschaffungsprozess[3]
Arbeitsschutz im Einkauf: Es besteht Nachholbedarf!
Bei der Ermittlung des internationalen "Return on Prevention" (RoP) für Unternehmen[4] wurde auch nach dem Einfluss des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes auf verschiedene Unternehmensbereiche gefragt. Es sollte eine Einschätzung auf einer Skala von 1 (= kein Einfluss) bis 6 (= sehr großer Einfluss) vorgenommen werden; Mehrfachnennungen waren möglich. Für den Unternehmensbereich Einkauf wurde ein Wert von 4,38 ermittelt. Der stärkste Einfluss wurde in den Bereichen Produktion (5,27), Transport (4,92), Personaleinsatz (4,75) und Lagerung (4,75) gesehen. Auch die Arbeitsvorbereitung (4,65) liegt noch vor dem Einkauf.
Je nach Betriebsgröße sind mehrere Personen/Personengruppen am Beschaffungsprozess beteiligt. Dazu gehören vor allem: Geschäftsführung, Fachabteilungen (insbesondere Einkauf), Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte sowie die Beschäftigten selbst (Abb. 2).
Abb. 2: Am Beschaffungsprozess beteiligte Personen/Personengruppen
Setzen Sie auf Ihren Sicherheitsbeauftragten
Sicherheitsbeauftragte sind wichtige Multiplikatoren im Betrieb – sie können auch zum Prozessbegleiter in Sachen Einkauf werden! Viele Sicherheitsbeauftragte verfügen durch ihre berufliche Tätigkeit, Weiterbildungen, Messebesuche oder die Lektüre von Fachzeitschriften über wichtige Kenntnisse, z. B. über Produktneuerungen bei PSA. Nutzen Sie dieses Potenzial: Lassen Sie Ihren Sicherheitsbeauftragten federführend einen Tragetest durchführen. Die Ergebnisse können Sie bei Ihren Gesprächen mit dem Einkauf einsetzen.
Der Beschaffungsprozess wird durch mehrere Faktoren beeinflusst.[5] Dazu gehören z. B.:
- betriebliche Strukturen: Erfolgt die Beschaffung über verantwortliche Personen im Einkauf/die Einkaufsabteilung oder über die Führungskraft? Gibt es ein Ausschreibungsverfahren?
- Art der Beschaffung: Handelt es sich um eine Ersatz- oder Ergänzungsbeschaffung von Arbeitsmitteln, um die Beschaffung völlig neuer Arbeitsmittel oder um die Beschaffung von Arbeitsmitteln im Zuge der Neu- oder Umgestaltung einer Arbeitsstätte?
- Investitionsumfang und Komplexität des Arbeitsmittels: Handelt es sich um eine Ergänzungsbeschaffung von PSA oder um die Beschaffung einer neuen Maschine?
- Verfügbarkeit des Arbeitsmittels: Ist das Arbeitsmittel am Markt verfügbar oder soll es nach Kundenwünschen konfektioniert werden?
Stärken Sie die Kommunikation zum Einkauf
Informieren Sie Ihren Ansprechpartner im Einkauf regelmäßig über arbeitsschutzrelevante rechtliche Änderungen, aber auch über neue Erkenntnisse in der Gefährdungsbeurteilung. Sorgen Sie für eine funktionierende informelle Kommunikation!
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