Die oberste Leitung legt die grundsätzlichen aufbau- und ablauforganisatorischen Strukturen für die Organisation als Voraussetzung zur Umsetzung der Politik und Strategie für den Arbeitsschutz und die Anlagensicherheit fest. Sie regelt die Zuständigkeiten und die damit verbundenen Befugnisse und Verantwortlichkeiten in der Linie und in den Stabsfunktionen für die Entwicklung und wirksame Umsetzung des betrieblichen Managementsystems für Arbeitsschutz und Anlagensicherheit, im Folgenden kurz "Arbeitsschutz-Managementsystem" genannt, einschließlich dem Erreichen der festgelegten Ziele, dokumentiert diese Regelungen und gibt sie in der Organisation bekannt.
Die organisatorischen Strukturen sind in einem Organigramm, die Zuständigkeiten, Befugnisse und Verantwortlichkeiten darüber hinaus in geeigneter Weise (z. B. Aufgaben-, Stellenbeschreibungen oder Verantwortungsmatrices) festzulegen.
Durch die Festlegung der Zuständigkeiten von Führungskräften wird der Arbeitsschutz im Verantwortungsbereich des Linienmanagements verankert. Es ist eine wichtige Aufgabe der Führungskräfte dafür zu sorgen, dass der Arbeitsschutz auf allen Ebenen der Organisation anerkannt und beachtet wird.
Zum Personal mit vorrangig beratender Funktion gehören insbesondere die Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte und Beauftragte, z. B. für Strahlenschutz, Erste Hilfe, Rettungswesen, Brandbekämpfung. Koordinatoren für die Zusammenarbeit von Beschäftigten mehrerer Organisationen müssen neben ihrer beratenden Aufgabe im Rahmen ihrer Zuständigkeit auch weisungsbefugt sein.
Die oberste Leitung bestellt einen Beauftragten für das betriebliche Arbeitsschutz-Managementsystem und bindet ihn an die Führung der Organisation an.
Der Beauftragte muss in der Organisation direktes Vortragsrecht bei der obersten Leitung der Organisation haben. Er erstattet der obersten Leitung der Organisation regelmäßig Bericht über die Leistungen und den Erfolg des betrieblichen Arbeitsschutz-Managementsystems sowie die Notwendigkeit von Verbesserungen.
Der Beauftragte beobachtet und fördert die Mitwirkung aller Beschäftigten am betrieblichen Arbeitsschutz-Managementsystem.
Die Funktion des Beauftragten kann geeigneten Beschäftigten wie dem Beauftragen für das Qualitätsmanagementsystem, dem Beauftragen für das Umweltmanagementsystem oder einer Sicherheitsfachkraft übertragen werden.
Wird das betriebliche Arbeitsschutz-Managementsystem nicht eigenständig, sondern verknüpft mit anderen Managementsystemen angewendet, soll zur Nutzung von Synergien und Vermeidung von überflüssigen Redundanzen nach Möglichkeit nur ein gemeinsamer Beauftragter für das verknüpfte/integrierte Managementsystem benannt werden.
Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung des o. g. Beauftragten werden so festgelegt, dass die notwendigen Voraussetzungen für die Entwicklung, Gestaltung, Einführung und Anwendung des betrieblichen Arbeitsschutz-Managementsystems gegeben sind.
Sofern erforderlich oder zweckmäßig, bestimmt die oberste Leitung weiteres Personal, dem leitende oder beratende Aufgaben im Rahmen des betrieblichen Arbeitsschutz-Managementsystems übertragen werden.
Hierbei ist zu berücksichtigen, dass dieses Personal über die erforderliche Qualifikation und Kompetenz zur Erfüllung seiner Aufgaben aufgrund angemessener Ausbildung, Fortbildung und Erfahrung verfügt.
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