Unter Dokumentation versteht man das gezielte Sammeln, strukturierte Zusammenstellen, Konservieren und Nutzbarmachen von festgelegten Informationen (Daten), wie externe Anforderungen (Verpflichtungen), Entscheidungen, Vereinbarungen, Festlegungen, Anweisungen, Beschreibungen, Aufzeichnungen und Nachweise. Ziel ist es, die hinterlegten Informationen bei Bedarf (zu einem späteren Zeitpunkt) – ohne großes Suchen – verfügbar zu haben.
Nutzung von Firmenfahrzeugen
Der Chef einer Sanitär- und Heizungsfirma hat jedem Obermonteur einen firmeneigenen Kleintransporter mit entsprechender Ausstattung für dienstliche Fahrten übergeben. Aus der Halterhaftung (§ 21 StVG) resultiert die Notwendigkeit sicherzustellen, dass die Fahrer die erforderliche Fahrerlaubnis besitzen (regelmäßige Führerscheinkontrolle). Aus der Gefährdungsbeurteilung folgt die Notwendigkeit einer jährlichen Unterweisung zum Thema Ladungssicherung.
Dokumentation: Beim Aufbau des AMS werden in einer dokumentierten Information (Verfahrensanweisung 14-2018 "Nutzung der Firmenfahrzeuge nur mit gültiger Fahrerlaubnis") festgelegt:
- die Pflichten jedes Fahrers – insbesondere die Meldepflicht beim Verlust der Fahrerlaubnis und die Zusicherung, dass ein Verlust kein Kündigungsgrund ist,
- die Zuständigkeit für die regelmäßige Überprüfung der Fahrerlaubnisse sowie die Unterweisung,
- die Aufnahme des Themas Ladungssicherung in den Unterweisungsplan,
- die Vorgehensweise bei der Überprüfung der Fahrerlaubnisse und
- die einzusetzenden Formulare.
Diese Verfahrensanweisung sowie die Formulare sind elektronisch hinterlegt. Einsichtberechtigt sind der Unternehmer, alle Führungskräfte und der AMS-Beauftragte; änderungsberechtigt ist nur der AMS-Beauftragte.
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