Datenschutz im Arbeitsschutz / 3 Wer ist für den Datenschutz zuständig und wie läuft der Prozess ab?

Hauptverantwortlicher für den Datenschutz ist die Geschäftsführung. Optimalerweise hat das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten (intern oder extern) bestellt, welcher der Geschäftsführung beratend zur Seite steht und als Ansprechpartner für die Mitarbeiter agiert. Bei datenschutzrelevanten Themen und Projekten sollte daher der Datenschutzbeauftragte unbedingt involviert werden. So ist sichergestellt, dass bei Entscheidungsvorlagen das Thema Datenschutz angemessen berücksichtigt wird und es im Nachgang keine Probleme gibt. Konkret bedeutet das, sobald etwas geplant ist, was mit personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten zu tun hat, sollte der Datenschutzbeauftragte kontaktiert werden. Folgendes Beispiel zeigt, wie der Prozess abläuft und welche betrieblichen Akteure welche Rolle dabei einnehmen können:

Praxis-Beispiel

Firma Müller wird fit

Bevor eine App im Unternehmen eingeführt werden kann, gibt es einige wichtige Schritte zu beachten. In diesem Beispiel geht es um eine Rückenfit-App und somit um einen gesundheitlichen Aspekt. Die frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsarzt der Firma Müller ist daher dringend zu empfehlen. In Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt/Gesundheitsmanagement wird der Zweck dieser App definiert und der erwartete Nutzen skizziert. Im nächsten Schritt wird der zuständige Datenschutzbeauftragte eingebunden. Dieser überprüft, ob die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die geplante App erfüllt sind.

Bestehen seitens des Datenschutzbeauftragten keine Bedenken, wird die Geschäftsführung der Firma Müller informiert und ggf. der Betriebsrat eingebunden. Gemeinsam werden die Nutzungsbedingungen der App festgelegt und die Testphase samt Testpersonen geplant. Optimalerweise spiegelt die Testgruppe das gesamte Unternehmen Müller gut wider. Im Anschluss wird der App-Test durchgeführt und das Feedback der Testphase ausgewertet. Ist der Test erfolgreich verlaufen, kann die Rückenfit-App bei der Firma Müller eingeführt werden.