AMR Nummer 6.1: Fristen für die Aufbewahrung ärztlicher Unterlagen

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Die Arbeitsmedizinischen Regeln geben den Stand der Arbeitsmedizin und sonstige gesicherte arbeitsmedizinische Erkenntnisse wieder. Sie werden vom

Ausschuss für Arbeitsmedizin (AfAMed)

ermittelt oder angepasst und vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Gemeinsamen Ministerialblatt (GMBl) bekannt gegeben.

Diese AMR konkretisiert im Rahmen ihres Anwendungsbereichs Anforderungen des § 6 Absatz 3 Nummer 1 der ArbMedVV. Bei Einhaltung der AMR kann der Arbeitgeber insoweit davon ausgehen, dass die entsprechenden Anforderungen der Verordnung erfüllt sind. Wählt der Arbeitgeber eine andere Lösung, muss er damit mindestens die gleiche Sicherheit und den gleichen Gesundheitsschutz für die Beschäftigten erreichen. Der Arzt oder die Ärztin im Sinne des § 7 ArbMedVV hat diese AMR als dem Stand der Arbeitsmedizin entsprechende Regel zu berücksichtigen (§ 6 Absatz 1 Satz 1 ArbMedVV).

1. Vorbemerkungen

Das ärztliche Berufsrecht sieht für ärztliche Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren vor. Bei Tätigkeiten, bei denen nach längeren Latenzzeiten Gesundheitsstörungen auftreten können, reicht diese Aufbewahrungszeit nicht aus. Dies gilt insbesondere für ärztliche Unterlagen zu Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen (K1 und K2), für die Artikel 15 der Richtlinie 2004/37/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 über den Schutz der Arbeitnehmer gegen Gefährdung durch Karzinogene oder Mutagene bei der Arbeit eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 40 Jahren vorsieht. Diese AMR gibt dazu die näheren Erläuterungen.

2. Begriffsbestimmungen und Erläuterungen

(1) Ärztliche Unterlagen im Sinne dieser AMR sind alle Befunddokumentationen, die zur Beurteilung benötigt werden. Dazu gehören auch Fremdbefunde, Befunde von bildgebenden Verfahren, des Biomonitorings und die persönlichen Aufzeichnungen des Arztes oder der Ärztin im Sinne des § 7 ArbMedVV, der oder die die Vorsorgebescheinigung nach § 6 Absatz 3 Nummer 3 ArbMedVV ausstellt.

(2) Auch Röntgenaufnahmen oder deren digitale Dokumentation und andere Bilddokumentationen sind ärztliche Unterlagen im Sinne dieser Regel, wenn sie zur Verlaufsbeobachtung (z. B. Röntgenthoraxaufnahmen bei Exposition gegenüber silikogenem oder asbesthaltigem Staub) über mehr als zehn Jahre erforderlich sind. Dies gilt auch dann, wenn sie von Ärzten stammen, die der Arzt oder die Ärztin nach § 7 Satz 3 ArbMedVV aufgrund der bei ihm nicht vorhandenen erforderlichen Fachkenntnisse oder spezieller Anerkennungen oder Ausrüstung hinzugezogen hat.

(3) Hierzu gehört auch die Dokumentation der erforderlichen Auskünfte zu den Arbeitsplatzverhältnissen, die

a)	sich der Arzt oder die Ärztin vor der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach § 6 Absatz 1 ArbMedVV zu beschaffen hat,

b)	der Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Satz 3 ArbMedVV zu erteilen hat.

(4) Die Vorsorgekartei nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV gehört nicht zu den ärztlichen Unterlagen im Sinne dieser AMR und ist nicht Gegenstand dieser AMR. Unbeschadet davon gehört eine Kopie der Vorsorgebescheinigung im Sinne des § 6 Absatz 3 Nummer 3 ArbMedVV zu den ärztlichen Unterlagen.

(5) Aufbewahren im Sinne dieser AMR ist die Archivierung der ärztlichen Unterlagen in einer Form, die nur den dazu datenschutzrechtlich befugten Personen (z. B. die betreuenden Betriebsärzte und entsprechend auf den Datenschutz und die Schweigepflicht verpflichtetes medizinisches Assistenzpersonal) Zugang gestattet. Dies gilt auch für die handschriftlichen persönlichen Aufzeichnungen. Eine entsprechende digitale Speicherung ist zulässig.

3. Fristen

(1) Die ärztlichen Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge nach ArbMedVV sind mindestens 40 Jahre nach der letzten Vorsorge aufzubewahren, soweit sie Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen oder Zubereitungen der Kategorie K 1 oder K 2 im Sinne der Gefahrstoffverordnung betreffen.

(2) Darüber hinaus sollten bei Tätigkeiten, die zu Berufskrankheiten gemäß Berufskrankheiten-Verordnung (BKV) führen und eine längere Latenzzeit haben können, die ärztlichen Unterlagen von arbeitsmedizinischer Vorsorge nach ArbMedVV ebenfalls 40 Jahre aufbewahrt werden.

(3) Dies gilt sowohl für Pflichtvorsorge nach § 4 ArbMedVV als auch für Angebotsvorsorge nach § 5 ArbMedVV oder Wunschvorsorge nach § 5a ArbMedVV.

(4) Im Übrigen gilt eine Aufbewahrungszeit von zehn Jahren nach der letzten arbeitsmedizinischen Vorsorge (Behandlung im Sinne der Berufsordnung).

(5) Sofern der Zeitpunkt bekannt ist, wann die letzte Gefährdung bestanden hat, endet die Aufbewahrungspflicht spätestens am 31.12. des 40. Jahres danach oder zehn Jahre nach dem Tod des Beschäftigten.

4. Verantwortlichkeiten

(1) Der Arzt oder die Ärztin, der oder die die Vorsorge durchgeführt hat, ist für die Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht bei der Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich. Näheres regelt das ärztliche Berufsrecht und das Datenschutzrecht.

(2) Aufgabe des Arbeitgebers ist es, dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen innerhalb der Frist sicher verwahrt werden und nur für datenschutzrechtlich befu...