Zusammenfassung
Mit dem Lohnsteuer-Jahresausgleich schließt der Arbeitgeber die Lohnsteuererhebung des jeweiligen Kalenderjahres ab. Hierzu vergleicht er die auf den Arbeitslohn des Arbeitnehmers entfallende Jahreslohnsteuer mit der Summe der im laufenden Kalenderjahr insgesamt einbehaltenen Lohnsteuer und erstattet zu hohe Steuerabzugsbeträge. Unter bestimmten Voraussetzungen ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Lohnsteuer-Jahresausgleich durchzuführen. Liegen dagegen Ausschlussgründe vor, darf er den Lohnsteuer-Jahresausgleich für den betroffenen Arbeitnehmer nicht durchführen – auch nicht auf Antrag des Arbeitnehmers.
Lohnsteuer: § 42b EStG regelt, was der Arbeitgeber beim Lohnsteuer-Jahresausgleich beachten muss. Ergänzende Anweisungen enthält R 42b LStR.
Lohnsteuer
1 Berechtigung vs. Verpflichtung zur Durchführung
Ein Lohnsteuer-Jahresausgleich kommt für unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer in Betracht, die während des gesamten Kalenderjahres beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt sind.
Zu den begünstigten Personen gehören auch Arbeitnehmer, die Bezüge aus dem früheren Arbeitsverhältnis erhalten, z. B. Bezieher von Werksrenten (Werkspensionen) und von Vorruhestandsgeld. Vom Lohnsteuer-Jahresausgleich ausgeschlossen sind Arbeitnehmer, die ganzjährig in einem Dienstverhältnis stehen, jedoch nicht beim gleichen Arbeitgeber.
Berechtigung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber darf den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich auf freiwilliger Basis durchführen, wenn kein gesetzlicher Ausschlussgrund vorliegt.
Verpflichtung zum Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber ist zur Durchführung des Ausgleichs verpflichtet, wenn er am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigt.
2 Ausschluss einzelner Arbeitnehmer vom Lohnsteuer-Jahresausgleich
In bestimmten Fällen darf der Arbeitgeber den Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, z. B. wenn
Der Arbeitgeber muss für jeden einzelnen Arbeitnehmer prüfen, ob alle Voraussetzungen zur Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs vorliegen.
Ausgleich für 2023 trotz unterjährlicher Beitragsanpassung der Pflegeversicherung
Der Arbeitgeber darf einen Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht durchführen, wenn für die Berechnung des Teilbetrags der Vorsorgepauschale für die Rentenversicherung oder die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung innerhalb des Kalenderjahres nicht durchgängig ein Beitragssatz anzuwenden war.
Durch das Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG) wurde der Beitragssatz zur Pflegeversicherung zum 1.7.2023 erhöht. Somit wäre ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber für das Jahr 2023 grundsätzlich ausgeschlossen. In dem Bekanntmachungsschreiben zu den geänderten Programmablaufplänen für den Lohnsteuerabzug ab dem 1.7.2023 weist die Finanzverwaltung aber darauf hin, dass der Arbeitgeber für die betroffenen Arbeitnehmer trotz der Beitragsanpassung im laufenden Jahr einen Lohnsteuer-Jahresausgleich für das Jahr 2023 durchführen kann. Hierbei dürfen Arbeitgeber die Erhöhung des allgemeinen Beitragssatzes zur Pflegeversicherung sowie des Kinderlosenzuschlags jedoch nur zur Hälfte berücksichtigen.
3 Frist für den Lohnsteuer-Jahresausgleich
Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuer-Jahresausgleich frühestens bei der Lohnabrechnung für den letzten im Ausgleichsjahr endenden Lohnzahlungszeitraum und spätestens bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres durchführen, also spätestens am 28.2. (in Schaltjahren zum 29.2.). Die Frist entspricht der Frist für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Bei monatlicher Lohnzahlung ist der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich daher frühestens mit der Abrechnung für Dezember bzw. spätestens mit der Lohnabrechnung für Februar des Folgejahres möglich.
4 Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs
4.1 Ermittlung des Jahresarbeitslohns
Zunächst ist der im Lohnkonto aufgezeichnete Jahresarbeitslohn zu ermitteln. Dazu gehören alle laufenden und sonstigen Bezüge, die dem Arbeitnehmer im...