Die große Herausforderung besteht darin, die dokumentierten Informationen aktuell und jederzeit verfügbar zu haben, um im Bedarfsfall schnell handeln zu können. Dabei stößt der Einsatz von Excel-Tabellen und analogen Systemen schnell an seine Grenzen.
Während Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen im Unternehmen meist transparent und nachvollziehbar sind, weist die Dokumentation von Schulungen, Unterweisungen und Zertifikaten oft Lücken auf.
Im Zuge der Digitalisierung ist der Einsatz von Softwarelösungen oder digitalen Dokumenten-Managementsytemen daher eine inzwischen häufig genutzte Alternative. So gibt es Systeme, die beispielsweise nach einer Unterweisung eindeutig dokumentieren, wann und wie der Mitarbeiter die Unterweisung abgeschlossen hat. Ein entsprechendes Zertifikat generiert sich automatisch mit Zeitstempel und kann revisionssicher dokumentiert werden. Im Falle eines Audits oder bei Anfragen durch die Behörden kann somit unmittelbar reagiert werden.
Wer aktuell noch analog arbeitet, sollte sicherstellen, dass Informationen vor ungewollter Vernichtung geschützt sind. Hier ist es sinnvoll, die Papierdokumente bei Gelegenheit zu digitalisieren.
Audit nach der DIN EN ISO 45001
In jedem Audit fordert der Auditor Nachweise über die Kompetenz der Beschäftigten. Diese von der Norm geforderte dokumentierte Information sollte aktuell und unmittelbar auffindbar sein. Der Auditor wird dies zu schätzen wissen und das Audit kann etwas entspannter fortgesetzt werden.
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