Der Arbeitgeber kann die Fahrtkosten unmittelbar übernehmen oder aber dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten, die diesem entstanden sind. Besonderheiten sind bei der Nutzung von Bahncards zu beachten.[1]
Siehe Abschnitt "Übernahme der Kosten für andere Beförderungsmittel".
5.1 Abrechnung der tatsächlichen Kosten: Der Arbeitnehmer verwendet einen Firmen-Pkw
Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug, dann sollte der Arbeitgeber alle Kosten, also auch die laufenden Kosten für das Fahrzeug übernehmen. Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die laufenden Kosten für den Firmenwagen, die dieser vorweg bezahlt hat, handelt es sich um die Erstattung von Auslagen, die lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Der Arbeitgeber bucht die Aufwendungen auf das Konto "laufende Kfz-Betriebskosten".
Firmen-Pkw an Arbeitnehmer überlassen: Buchung der laufenden Kosten des Firmen-Pkw
Ein Arbeitgeber hat seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlassen, den dieser auch für Privatfahrten verwenden darf. Er erstattet ihm die laufenden Kosten, also auch die Benzinkosten, die anlässlich einer Auswärtstätigkeit anfallen. Im Monat Mai hat der Arbeitnehmer für insgesamt 357 EUR getankt. Der Arbeitgeber überweist diesen Betrag auf das Konto seines Arbeitnehmers.
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4530/6530 | Laufende Kfz-Betriebskosten | 300 | |||
| 1576/1406 | Abziehbare Vorsteuer | 57 | 1200/1800 | Bank | 357 |
5.2 Der Arbeitnehmer verwendet seinen eigenen Pkw
Der Arbeitnehmer kann die tatsächlichen Kosten für seinen Pkw ermitteln und bei der Kilometerabrechnung zu Grunde legen. Das setzt voraus, dass er die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt und die beruflichen Fahrten sowie die Jahresfahrleistung aufzeichnet. Ein Fahrtenbuch ist somit nicht zwingend erforderlich.[1]
5.3 Erstattung nach Kilometerpauschalen an Arbeitnehmer
Ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten darf der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, der bei Dienst- und Geschäftsfahrten sein eigenes Fahrzeug benutzt, für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge pauschal erstatten:
| Fahrzeug | Km-Pauschale*) |
|---|---|
| Kraftwagen (Pkw) | 0,30 EUR |
| andere motorbetriebene Fahrzeuge (Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa oder Elektrofahrrad) | 0,20 EUR |
Tab. 1: Km-Pauschalen für Fahrtkosten
*) Es ist der Betrag anzusetzen, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist (für den Pkw sind dies derzeit 0,30 EUR pro Kilometer).
5.4 Keine Steuerfreiheit von Mitnahmeentschädigungen
Sog. "Mitnahmepauschalen" sind nicht mehr steuerfrei und zwar auch dann nicht, wenn sie an Staatsbedienstete gezahlt werden.[1] Die Steuerfreiheit von Mitnahmepauschalen war bis zum 31.12.2013 in den Verwaltungsanweisungen geregelt, nicht aber im Bundesreisekostengesetz. Die sog. Mitnahmepauschale führte für jede mitgenommene Person zu einer Erhöhung des Kilometersatzes. Konsequenz ist, dass auch die von einem privaten Arbeitgeber gezahlten Mitnahmepauschalen nicht mehr nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei sind.
Die Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen an Beschäftigte im öffentlichen Dienst ist in § 3 Nr. 13 EStG gesondert geregelt. Die Höhe der Erstattung richtet sich bei Bundesbediensteten nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) und bei Landesbediensteten nach dem Reisekostengesetz des jeweiligen Landes. Diese Regelungen sind allerdings nicht einheitlich. Das Reisekostengesetz für Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz sehen (anders als das BRKG) nach wie vor eine Mitnahmepauschale vor. Das Finanzgericht ist der Auffassung, dass Erstattungen, die nur in einem Landesreisekostengesetz (aber nicht im BRKG) vorgesehen sind, nicht steuerfrei sind.
Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer eine Pauschale pro mitgenommener Person
Der Steuerpflichtige arbeitet in Ludwigshafen. Für seine mit dem eigenen Pkw durchgeführten Dienstreisen erhielt er von seinem Arbeitgeber neben den allgemeinen Kilometerpauschalen für jede mitgenommene Person eine Mitnahmepauschale in Höhe von 0,02 EUR je gefahren Kilometer. Sein Arbeitgeber unterwarf die ausgezahlte Mitnahmepauschale dem Lohnsteuerabzug. Reisekostenvergütungen sind bei allen Beschäftigten innerhalb und außerhalb des öffentlichen Dienstes nur dann steuerfrei, wenn diese als Werbungskosten abzugsfähig wären.
Da das BRKG keine Mitfahrerpauschale vorsieht, kann eine Mitfahrerpauschale auch nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn Landesreisekostengesetze eine Mitfahrerpauschale vorsehen. In Bezug auf den Werbungskostenabzug führt das zu keinem anderen Ergebnis, da § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG ausdrücklich nur auf das BRKG und nicht (auch) auf die Reisekosten der Länder verweist.
Konsequenz: Die Zahlung einer Mitnahmepauschale führt immer zu steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dabei spielt es keine Rolle, ob Erstattungen an Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst erfolgen oder an Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes.
5.5 Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für andere Beförderungsmittel
Der Arbeitgeber kann bei einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit die Aufwendungen fü...
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