Warum müssen Unterweisungen dokumentiert werden? / 3 FAQs

1) Wer muss die Dokumentation zur Unterweisung aufbewahren?

Dazu gibt es keine Vorgabe. Es empfiehlt sich jedoch, eine einheitliche Regelung im Unternehmen zu vereinbaren. In einigen Betrieben werden sämtliche Schulungsnachweise und Unterweisungsnachweise in der Personalabteilung zentral erfasst und aufbewahrt. Eine andere gängige Lösung ist, dass der Vorgesetzte, der die Unterweisung durchführt, auch den Nachweis aufbewahrt.

2) Muss eine Übersicht für aller Unterweisungen erstellt werden?

Nein. Eine Übersicht über alle notwendigen Unterweisungen hilft jedoch zu überprüfen, ob die Unterweisungen durchgeführt wurden oder nicht. Vorgesetzte können dann gezielt angesprochen werden. Eine Unterweisungsübersicht hilft dem Unternehmer, seiner Gesamtverantwortung im Arbeitsschutz nachzukommen. Außerdem werden in vielen Audits im Rahmen von z. B. Zertifizierungen Systematiken zur Erfassung von Schulungen und Qualifizierungen gefordert.

3) Müssen auch die Unterweisungen von Leiharbeitnehmern dokumentiert werden?

Ja. Der Entleiher ist für die arbeitsplatzbezogene Unterweisung der Leiharbeitnehmer verantwortlich. Die Anforderung an die Dokumentation der Unterweisung unterscheidet sich daher nicht zu denen bei seinen eigenen Mitarbeitern.

4) Muss die Dokumentation von Unterweisungen Aufsichtspersonen der Gewerbeaufsicht oder der Berufsgenossenschaft auf deren Verlangen vorgelegt werden?

Ja. Im Rahmen der Kontrollpflicht können beide Institutionen die Einsicht in diese Unterlagen verlangen. In der Regel geschieht dies jedoch in Verbindung mit Unfallanalysen oder im Rahmen der Überprüfung der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation. Sie sind in diesem Zuge zur Aussage verpflichtet.

5) Gibt es eine Pflichtvorlage für die Dokumentation von Unterweisungen?

Nein. Es sollten jedoch die in Kap. 2.2 aufgeführten Inhalte erfasst werden.