Zunächst müssen Sie ermitteln, wie lange Sie und Ihre Mitarbeiter pro Jahr arbeiten (vgl. Tab. 2). Dazu benötigen Sie die Regel- oder Sollarbeitszeit (tarifliche Arbeitszeit), nicht die Zeit, die Sie oder Ihre Beschäftigten tatsächlich arbeiten. Vor allem als Geschäftsführer werden Sie meist deutlich mehr Zeit in der Firma verbringen als "normale" Beschäftigte. Dies zu berücksichtigen, würde aber zu deutlichen Verzerrungen und auch Fehlentscheidungen führen. Denn je mehr Stunden Sie ansetzen, desto niedriger fällt der Stundensatz später aus. Sie müssen aber in der Lage sein, mit den Stunden der Regel- oder der tariflich üblichen Arbeitszeit alle Kosten zu decken und auch den Gewinn zu erwirtschaften, den Sie sich wünschen.
Am einfachsten ermitteln Sie die Jahresarbeitszeit, indem Sie von der Anzahl der Tage eines normalen Jahres (ohne Schaltjahr) die Samstage, Sonn- und Feiertage, die Urlaubstage sowie die durchschnittlichen weiteren Fehlzeiten abziehen. Dann multiplizieren Sie diese Tage mit der tariflich zu leistenden Stundenzahl pro Tag.
| Berechnungsschema | ||
| Kalendertage/Jahr (normale Jahre, keine Schaltjahre berücksichtigen!) | 365 Tage | |
| – | 104 Tage | |
| – | Samstage/Sonntage Feiertage (Besonderheiten der Bundesländer beachten) |
8 Tage |
| – | Urlaubstage (ggf. Branchenlösungen/Tarifverträge ansetzen) | 30 Tage |
| – | durchschnittliche Krankheitstage (z. B. der letzten 3 Jahre) | 10 Tage |
| – | sonstige durchschnittliche Abwesenheitszeiten (z. B. Fortbildung oder Familienfeiern, wenn diese vom Unternehmen freigegeben werden) | 3 Tage |
| = | Anwesenheitstage/Jahr | 210 Tage |
| × | tarifliche Arbeitszeit/Tag | 8 Std. |
| = | Anwesenheitsstunden/Jahr | 1.680 Std. |
Tab. 2: Schema zur Berechnung der Jahresarbeitszeit
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